试谈秘书人员的知识结构

现在，我们国家正处在一个新的时期。在这种情况下，秘书工作人员如何建立合理的知识结构，以适应改革和四化建设的需要，就成了当前秘书工作中的一个重要课题。
一
知识结构在人才结构中占有十分重要的地位。各个人的知识，有多有少，有浅有深，有高有低，一个秘书部门合理的群体知识结构，应该是由初级、中级和高级三个层次，按一定的比例构成一个完整的结构，并随着社会经济和科学技术的发展、工作和社会的需要，不断地加以调整。本文所要探讨的不是群体知识结构，而是就秘书工作者个人的知识结构而言。所谓知识结构，就是一个人知识层次的构成情况。它的模型应该是立体的，包括各种知识之间的比例、相互联系、相互作用，以及由此而形成的整体功能。作为一个秘书工作者，应当怎样正确地确定自己的知识结构呢？这首先要根据业务的需要和领导的要求来确定和调整。但这并不是说要完全抹煞个人的特点。不同的人，在服从工作需要的前提下，把个人的爱好和特长纳入自己的知识结构并加以发展，不但不会影响知识结构的合理性，相反，还会使它更加充实，使之形成一种既符合工作需要，又适应个人特点的知识结构。
二
建立合理的知识结构，要遵循主体原则、有序原则、比例原则和动态原则。掌握这些原则，对于我们正确地确定和调节自己的知识结构，使之不断趋于合理化，具有十分重要的意义。
（一）主体原则。这是我们确定知识结构合理化的最基本的原则。从整体上掌握人类已有的全部知识，任何人事实上是不可能的。但这并不能因此而否定一个人的知识应有相对的整体性。秘书工作者必须坚持从整体秘书工作的需要出发，选择知识和建立自己的知识结构。根据主体原则的要求，秘书人员在建立自己的知识结构时，要有一个起主导作用的核心。这个核心的构成是复合的，一般有几门知识占有较大的比重。
（二）有序原则。任何客观事物，都有其内在的逻辑联系，知识也是如此。根据知识的内在逻辑联系和人类认识水平的有序原则，秘书工作者在学习某一学科时，必须坚持循序渐进的原则，以取得最佳的学习效果。
（三）比例原则。这个原则反映了知识结构中各个组成部分之间在横向联系上的客观要求。建立和确定知识结构中各组成部分之间的正确比例，主要应当从特定的目标和具体的工作需要出发。目标不同，需要不同，知识结构的组成也大不相同。在现代条件下，知识结构不可能仅仅由一两种知识来组成，而必须是多种不同比例的知识的有机结合。现代科学研究的结果还表明，任何学科都不是孤立的，而是互相影响，互相促进的。特别是在现代，由于系统论、控制论和信息论的出现，提供了沟通文理两科共同的方法论基础，从而自然科学和社会科学两者互相渗透，互相交融已成为现代科学的一个特征。在这种情况下，秘书工作者，既要将那些对于实现目标有决定意义的知识放在中心和主导的地位，又要使相关的知识在整个结构中占有一定的位置和适当的比例。
  L% w: T' |7 Z: d4 F（四）动态原则。世界上的一切事物，都处于不断变化和发展之中，知识也是如此。一个合理的知识结构，必须是能够不断进行自我调节的动态的结构。根据这一原则，我们要注意以下三点：一是要善于把过去所学的各种知识，有机的组合成新的知识整体，使之发挥新的作用；二是要用新的知识不断地充实自己的知识结构，使之不断扩大；三是当客观条件变化时，要根据变化的情况及时调节自己的知识结构，使之适应新的情况。
以上四个原则，不是孤立的，而是互相补充的。在应用这四个原则时，要结合自己的实际情况，灵活运用，使自己逐步建立一个合理的知识结构。
% u& W8 ^' p8 c: _3 D三
  L% X- q: K+ ]% h0 _( q6 h4 g秘书人员需要建立什么样的知识结构才算合理呢？
8 t* Q. Q/ R, U$ t2 g知识结构因人才类型层次的不同，要求有不同的内容。但首先要考虑它的规模，并要有一个粗线条的轮廓。从横切面来讲，它要具有政治思想、专业才能和社会生活三个方面的知识。从层次来看，秘书工作者都应在马克思主义指导下，具备下列三个层次的知识。
$ K+ u& v5 `( W7 G0 [7 A: T第一个层次是基础知识。一个合格的秘书工作者，应该具有一定的社会科学和自然科学的基础知识。例如，政治、哲学、政治经济学、党史、中外历史、中外地理、古代汉语、现代汉语、逻辑学、文学、写作、数学，以及一般的自然科学常识，等等。
+ h* a* e/ y$ u( }7 J; x1 X+ r第二个层次是专业知识。这是秘书人员知识结构的核心部分，也是区别于其他人才知识结构的主要方面。秘书人员的专业知识分两个部分：一是秘书专业知识，包括秘书学、应用写作、文书学、行政管理学、领导科学、信息学、档案学、计算机应用技术等等。二是所在部门的业务知识。例如在企业做秘书工作的，除了应该熟悉和掌握秘书专业知识以外，还必须具备企业工作的专业知识。
第三个层次是辅助知识（或称相关知识）。包括社会生活常识，国民经济管理概论、统计学、法学概论、心理学、教育学、运筹学、伦理学、情报学、编辑学等等。
四
* ?" f1 D1 V/ M8 z& ~怎样实现知识结构的最优化呢？我认为主要有以下四点：
（一）要全面而有重点地进行学习，把系统性和分散性结合起来。系统地学习有两种方法，一是按高等院校秘书专业的课程设置来学，这是为秘书工作者建立合理的知识结构所必需的，也是最基础和相对稳定的。秘书人员要沿着这条线索去学习，力争全面达到基本要求。在这个基础上，再抓住对于建立合理知识结构具有关键作用的课程，进行深入地钻研，以达到精通的目的。二是沿着某一学科由浅入深地学习，尔后逐步放宽，这对工作较忙的同志来说是一种较好的学习方法。
2 c7 R& v' _/ E9 q0 Z. j3 t（二）要有目标地进行学习，把“专”和“博”有机地结合起来。知识积累是一个漫长的过程。秘书人员在工作中接触面广，各种问题都可能碰到。要想积累知识，必须目标集中。只有目标集中，才能判断知识的相对价值。知识都具有或大或小的价值，但对于不同的人来说，它们的价值具有相对性。目标不同，相对价值也不相同。例如，古代汉语语法，对于搞现代物理的人来说，它没有多大价值；但对于从事文学、历史的人来讲，它的价值却是很大的。
9 q/ }- f' `  o- |积累知识还要善于把“专”和“博”有机地结合起来。目标不集中，一个什么都想学，什么都想积累的人，最后结果什么都学了一点，什么也没有学成。当然，目标集中，讲专一，目的是为了建造好一个人的知识结构的框架，并不是说其余的知识一概不学，其他的书一概不读。在不影响大目标的前提下，适当地看一些有关的书，吸收一些其他方面的知识，把“专一”和“博采”有机地结合起来，还是非常必要的。
（三）要在知识的相互联系中进行学习，把知识的“纵”与“横”结合起来。我们学到的各种知识，相互之间是存在着这样或那样的联系的。因此，在学习中我们要注意知识间的相互作用，通过消化理解和独立思考，打通这些联系，使之融会贯通，这对于形成完整的、统一的知识结构，是大有好处的。
# u+ O& I- L! J（四）要在联系本专业的实际中进行学习，把理论和实践结合起来。有些知识，单从理论上讲，似乎掌握了，可是一付诸实践，有时就往往面目全非了。而有些实际工作，要开创新局面，要提高，又需要在一定的理论指导下才能取得好的效果。因此，只有把理论和实践有机地结合起来，才能形成最优化的知识结构。我们应当注意研究新情况，新问题，并从中找出带规律性的东西，使之上升到理论的高度。同时又要注意把学到的理论运用到实践中去，使之在实践中不断地得到充实和完善。

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