秘书八项独门功夫

秘书工作是件技术活、细活，面临各种各样工作要求，没有货真价实硬功夫，很难做得了瓷器活，当然也很难安安稳稳混口饭吃。一个很残酷的现实是，在领导眼里基本没有什么同志们不能干的活儿。真正秘书工作远远不是写写画画那么简单，而是专业性、综合性都很强的最强大脑技术活，要求秘书必须拥有常人所不能兼备的诸多功夫。择其要者而言之，笔者认为需要拥有八项独门功夫。  

一是拿起笔来能写材料。这是所有秘书都应具备的最基本素质，也是最为考验秘书称职与否的关键因素之一。这项功夫要求秘书拥有规范扎实的语法功底、清晰明朗的思路和清爽流畅的文字表达能力、一点即透不点也能主动思考琢磨的悟性，既要熟悉各类应用文体起草要求，又要熟悉单位重点工作及关键环节，接到任务稍作准备就可驾轻就熟独立起草讲话、文件、汇报等材料，清楚准确表达单位意志，充分体现领导意图。因为起草材料能力十分重要，领导挑选秘书的重要标准就是看看其专业背景、材料起草能力及起草材料经历，并会要求提供本人曾经起草的材料，看看文字功底及表达能力如何，如果材料审核过关之后才安排进一步考察筛选，考察筛选过程中还会安排现场撰写材料，让候选同志们根据提供素材及写作要求，围绕某个主题当场起草材料，再将现场作文与此前材料两相对照，好中选优、优中选好。由此可见，同志们如果拿不出代表作品或者代表作品拿不出手，第一关可能就过不去，也就很难再进入后面竞争考察环节了。同志们如果希望从事秘书工作，平时就得在文字表达方面用心修炼、狠下功夫、多写多练、打下基础，多出作品，最好小有名气。  

二是抬脚出去办成事情。秘书在服务过程中经常接受并要圆满完成领导交办的各种事务，做到能办事、会办事、办成事、不出事。领导交办事项既有形形色色的具体小事情，也有某些专项工作事务。对于各类小事情，秘书要根据交代内容第一时间办理到位，切忌夹带个人理解，做到不走样、不越位，按照谁交代、向谁汇报原则第一时间报告办理结果，未经领导授意则不向其他领导多头报告。对于重要工作事项，如果个人难以胜任，就需要组织力量，制定方案，明确任务，落实责任，协同实施。在办理过程中，如果遇到困难或者发生其他新情况，同志们要及时向交办领导请示汇报，做到信息对称、减少差错；遇到需要领导层面拍板决定的事项，更要第一时间向领导请示后再组织实施，不能自作主张、自行其是、脱离视线，防止等到事情弄到不可收拾后再跟领导汇报，那样会让自己、领导及工作本身都会陷入被动局面，造成不必要后果。  

三是关起门来能做领导。秘书界有句行话“关起门来做书记”，“身为士卒，心为将谋”讲的是秘书只有学会从领导角度思考问题、研究工作、安排事务，才能准确理解领导思路、掌握工作重点、分清轻重缓急、理出工作头绪、排出时间节点，才能顺应领导思路，跟上领导节奏，符合领导意图。例如，作为单位一把手秘书，就要熟悉年度重点工作目标任务、重要节点工作安排、年度工作推进重点难点、重点任务涉及分管领导、重点任务的承担部门及其主要负责人、领导年度紧紧抓在手上的关键事项、领导工作思路及指导思想、年度重点工作会议、计划印发的重点文件，等等。一把手秘书就要有一把手视野、胸怀，只有站在主要领导位置才能一览众山小观览全局工作，有条不紊做好全面服务工作。作为分管领导秘书，则要站在分管领导位置做好服务工作，主要内容同前不多说了。很多秘书服务领导时间长了，从领导层面考虑工作较其他人员多得多，接触者基本是各级部门负责人，沟通内容主要为领导的各类工作意见，言谈举止不自觉流露出颐指气使的“领导习气”，让基层同志感觉你虽位卑，但总是在发号施令，使人不太舒服。这就需要秘书讲话做事注意方式方法，把握程序规则，待人接物敬人一尺，言谈举止律己三尺，牢记吃亏吃福，夹起尾巴做人，宁可委曲求全，也不睚眦必报，营造和谐关系，赢得理解尊重，规避不利影响，防止人家背地里叫你“二号首长”、“小市长”、“小老总”，让你虽不辞辛苦操劳，但在坊间臭名卓著，损失就大了。  

四是迅速理清工作思路。每位领导都希望身边秘书思路清晰、分清主次、反应迅速。秘书接受任务后要根据要求准确理解内容，迅速理出头绪，知道做什么、怎么做、做到什么程度、达到什么目的、需要哪些部门配合，及时准确、清晰完整将任务传达给相关部门，主动做好沟通衔接、跟踪督办和请示汇报，保证交办任务落到实处、圆满完成。如果遇到内容不清、目的不明、节点模糊等不确定情况，同志们要主动向领导请示清楚，确保完整准确理解意图，遇到内容较多或繁杂任务，最好根据领导口授内容整理出书面安排方案，报送领导审阅确认后再通达有关方面，有效规避误传信息、耽误工作、造成被动；不能在不清楚情况下传达指示，也不能使用“大概”、“也许”、“可能”、“最好”等不确定性词语，务必坚持以其昭昭，使人昭昭；不能以其昏昏，使人昭昭。  

五是安排工作有条不紊。领导都要分管一定领域工作，需要花费时间精力研究、协调和解决分管领域工作事务。这些工作事务梳理汇总与统筹安排多由秘书具体负责。如何科学合理、妥善周密做好安排领导工作事务呢？笔者在实践中摸索出“事务集中池法”，主要是将领导分管领域内需要近期研究推进的各类事项全部集中到一起，根据分管部门分别梳理排列重点工作事项。每个事项包含工作内容、领导要求等，篇幅短小精悍、甚至片言只语，但求记事清楚就可。“事务集中池”主要有几个来源：领导分管领域的年度及阶段重点事项、会议研究决定需要跟踪督办事项、上级领导交办事项、下级部门提请研究解决事项、领导在审签文件材料时要求会办事项、领导在各类场合交办具体事项、分管领域内当前存在的突出问题与困难、需要争取上级部门关心支持的事项，等等。这些通过不同渠道向领导汇聚而来的事项基本构成了日常工作内容，都需要秘书根据轻重缓急统筹安排。秘书在处理“事务集中池”时要做到“几个一”：各种渠道汇集来的信息全部集中到一个地方（一个人、一个文档）集成汇总，不能随便记到不同笔记本上或分散在不同人手里，造成信息不对称或遗漏丢失误事；随时更新事务集中池，第一时间调整各类信息，同时将已经协调解决的事项剔除出来存档备忘。实践证明，有了事务集中池，很难遗漏丢失工作事务，便于掌握全面工作动态，可以轻轻松松、气定神闲统筹安排工作事务，科学合理提出每月重点及每周工作日程，不致于手忙脚乱、疲于奔命。  

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除上述八大功夫外，秘书还要拥有善于处理方方面面关系、尽量多才多艺、理解能力强等素质，力争做成多面手。笔者认为上述八项功夫对于秘书尤为重要，希望有志于秘书工作的同志们狠下功夫、修炼本领、夯实基础、壮大自我、实现价值。  

（作者：胡利民  来源：秘书窗  本文部分发表于上海大学2017年第8期《秘书》）  

各种渠道汇集来的信息全部集中到一个地方（一个人、一个文档）集成汇总，不能随便记到不同笔记本上或分散在不同人手里，造成信息不对称或遗漏丢失误事；随时更新事务集中池，第一时间调整各类信息，同时将已经协调解决的事项剔除出来存档备忘。

秘书在处理“事务集中池”时要做到“几个一”：各种渠道汇集来的信息全部集中到一个地方（一个人、一个文档）集成汇总，不能随便记到不同笔记本上或分散在不同人手里，造成信息不对称或遗漏丢失误事；随时更新事务集中池，第一时间调整各类信息，同时将已经协调解决的事项剔除出来存档备忘。

除上述八大功夫外，秘书还要拥有善于处理方方面面关系、尽量多才多艺、理解能力强等素质，力争做成多面手。

秘书工作是件技术活、细活，面临各种各样工作要求，没有货真价实硬功夫，很难做得了瓷器活，当然也很难安安稳稳混口饭吃。

讲得不错，需要学而不思则罔学习

四是迅速理清工作思路。每位领导都希望身边秘书思路清晰、分清主次、反应迅速。秘书接受任务后要根据要求准确理解内容，迅速理出头绪，知道做什么、怎么做、做到什么程度、达到什么目的、需要哪些部门配合，及时准确、清晰完整将任务传达给相关部门，主动做好沟通衔接、跟踪督办和请示汇报，保证交办任务落到实处、圆满完成。如果遇到内容不清、目的不明、节点模糊等不确定情况，同志们要主动向领导请示清楚，确保完整准确理解意图，遇到内容较多或繁杂任务，最好根据领导口授内容整理出书面安排方案，报送领导审阅确认后再通达有关方面，有效规避误传信息、耽误工作、造成被动；不能在不清楚情况下传达指示，也不能使用“大概”、“也许”、“可能”、“最好”等不确定性词语，务必坚持以其昭昭，使人昭昭；不能以其昏昏，使人昭昭。