改革开放三十年经济建设取得了举世瞩目的成就,人民生活水平日益得到提高。在这个新的世纪、新的千年,知识经济蓬勃发展的时代,作为必须尽一切可能满足适应不断变化发展的领导需要的秘书工作来说,同样面临着新的机遇与挑战。$ T' t" v) ^. c$ A$ S! i! f) H
& s6 Z5 N/ w' t5 ^( o9 ~# x 而在这种新形势下,乡镇秘书工作应随机应变,不断做出自身改进,不断创新,与时俱进,以适应大时代变化的洪流。! R0 q/ l% n, M1 l
* q+ Z; O$ i$ \7 X9 n. A 一、三十年乡镇秘书工作的巨大变化! P# _. ^3 r; ~3 D. ?% p0 }
( g( \6 N8 }8 H 现代中国的基层秘书工作,在80年代以前,基本上都是封闭守点, 各自为各自的领导稳定服务。论政治可靠,遵守纪律,埋头苦干,勤勤恳恳,无私奉献的高尚职业品德, 可以说基层秘书队伍是首屈一指,堪称模范。至于他们的工作方式,业务开拓,发展就缓慢多了,大部分是几十年一贯制。然而,党的十一届三中全会召开之后,乡镇秘书工作有了飞跃性的发展。
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(一)秘书的工作内容已经从以文书档案管理为主,转变为以信息调研、检查查办为重点。秘书工作在“为基层党委和同级领导服务,为同级职能部门服务,为人民群众服务”的指导思想下,在新时期的从偏重于单纯办文办事转变为既办文办事,又出谋献策;从单纯收发转递信息转变为既收发转递信息又综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。秘书工作重点从原来的文书档案管理工作,转移到信息调研和督促检查上来。; p; i8 h }! f8 y8 h- H/ C
$ p# T/ _1 H- Q" h# p (二)秘书工作手段已从传统的人工操作变为愈来愈对的使用电脑等现代化设备和技术。那些大量的、日常性的文书处理工作(如打印、文字处理),要加快工作节奏提高工作效率,不得不摆脱几千年来的手工操作方法,而采用先进的现代化技术设备。西方的先进办公设备——如电脑、复印机、传真机和先进通讯设备、新技术的应用使我国办公手段上发生了一次飞跃、一次变革,它不仅使人们从繁重体力劳动中解放处来,还大大提高办事效率和质量,也大大推动了办公现代化、自动化的进程。. Q6 m/ l7 K/ [% E
4 c$ u) f5 _$ o* E2 F (三)秘书工作范围已从管理机关内部事务为主变为公务协调机关内外关系并重的局面。当前,秘书不仅承担行政管理中的机关内部管理事务,还承担了机关的迎来送往,多方联络的“外事”工作,工作范围比以往有较大的扩展和开拓。
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(四)秘书工作从忙于自身工作转变为重视自身建设、注意不断提高人员素质和能力水平。秘书工作的自身建设,首先是成员结构的整体优化,秘书应具有办事型、技术型、参谋型、综合型、公关型、秀才型各类型人才的优化和组合、合理搭配,以适应秘书各项工作的要求。秘书工作的自身建设,包含管理部门加强“以人为本”的管理工作,加强科学制度的建立与执行,实行激励机制,尽可能满足工作人员的物质与精神需求,以充分挖掘、发挥人员的潜能与工作积极性。另外遵循“行为科学”的原则,做好秘书部门人员的思想、组织工作,增强人员凝聚力、向心力,提高人员素质,也是提高秘书工作效率和质量的一个关键。
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二、传统秘书与现代秘书的根本区别" m) N* I( s" ?, x$ u* p8 s
0 R+ {8 G- G( s6 v9 _ (一)智能服务是现代秘书与传统秘书的根本区别
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传统秘书的职能除文书撰拟算是比较高层次的服务外,其它的服务大多都是低层次的事务性服务。比如传统的“三办”,即文书的办理、整理、立卷归档,会议的组织,接待工作、值班工作、信访工作、印信管理、车辆调度,甚至还包括后勤服务等,被社会公众看作是跑腿的、办事的、打杂的。; P- r- m* S. W8 l @
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现代秘书的职能是在传统的事务性服务的基础之上,进一步加强秘书的智能服务职能。它是以调查研究为方法,以信息工作为基础,以参谋咨询为方式,以辅助管理、辅佐决策为根本内容的。0 M i* d: d; l' \! T# y
) I1 ~$ C" f. W0 o (二)主动服务是现代秘书与传统秘书的重要区别
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秘书工作具有突出的被动性,这是其与生俱来的、不容置疑的属性。因为秘书活动不是一种独立的职业,它依附于、受制于领导活动。但是,现代秘书活动包含主动与被动这一对基本矛盾。传统的秘书侧重于被动性服务,领导让干什么就干什么,让怎么干就怎么干。而现代秘书还强调秘书主动性、创造性地开展工作。% `6 K; t3 f5 b3 D; F( u; U, m
4 U( C( w$ A5 l1 }( j$ F( j& q6 ? (1)在辅佐决策中提供主动性服务。即在秘书工作中,主动地为领导的决策提供有价值的信息,为领导决策服务。主动地参谋咨询,适时、适地发表自己的独立见解,提出意见、建议供领导参考,充分体现秘书的智力补偿作用。; s6 k( y; P9 O( X
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(2)在日常工作中提供主动性服务。在信息工作中,发挥主观能动性,通过不同媒介、载体、途径,主动收集与本组织有关的各种有价值的信息,随时随地为领导各项工作提供所需的信息;在文书工作中,应主动催阅、催退,主动催办、办复,主动将办文结果向主管领导和来文机关汇报。在查办工作中,可以根据自己看到、听到、查到的一些无人过问或解决不力的问题主动向领导提出,经领导人批准、批示后进行查办工作。在查办过程中发现的问题、不完善之处,不应只是简单地传递信息,还应主动进行智能加工,找出原因,提出意见、建议,提供方法、措施,以供领导参考。在信访、协调等工作中也都有主动性服务。
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三、切实做好新时期乡镇秘书工作 : Y/ m% g8 T# G" o! R2 f# ^# a
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社会的进步,知识经济的蓬勃发展,乡镇机构职能的转变,对人们现有的工作方式、思维方式、生活方式甚至领导决策活动等都产生了重大的影响,乡镇秘书工作也将受到不小的冲击和挑战。这给新时期的乡镇秘书工作提出了新的更高的要求。
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9 Y4 H- T& G6 M; A (一)把握政策,找准位置,充分发挥职能作用
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6 }' x2 I9 m6 a8 T 1.超前规划,被动中求主动。秘书工作的从属性决定了它的被动性,但被动性不等于被动应付,作为乡镇秘书,一方面要努力树立参谋助手意识,想领导这之所想,谋领导之所谋,切实增强服务的主动性,另外,要自觉围绕领导意图,站在全局的高度思考问题,找准上级精神与本镇工作的结合点和切入点,换位超前思考,不断提高自己的认识水平,政策水平和工作能力,使参谋服务更加准确。 1 \5 [ G9 ]1 `: M
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三要培养自己的操作能力。随着科技的发展,现代设备在乡镇的普遍使用,这就成了现代乡镇秘书工作者必备的基本能力。运用办公自动技术可提高信息收集、处理、分析和传递的速度,有助于辅助决策。作者:钟华国 |