浅议行政机关会议管理

一、我国行政会议存在的主要问题

我国当前的行政会议, 虽然从总体上取得了很大成绩,对行政工作起到一定的促进和推动作用, 但也存在不少问题, 有些问题还比较严重。
5 y% ~$ m, Y' G5 C9 q5 T$ l
6 h! x$ [. e% G. }3 ~+ B首先, 是行政会议形式不当。表现有行政会议数量过多, 开会只是花架子、走过场、搞形式; 行政会议规模过大, 与会人员、会外人员太多; 行政会议时间过长, 同一个意思, 多次重复, 了无新意; 行政会议规格过高, 许多领导同志整天泡在各种各样的会议之中, 严重分散了精力, 浪费了时间。其次是行政会议质量不高。比如说, 行政会议随意性大, 未进行充分准备, 就盲目地、草率地决定开会; 行政会议武断性强, 未能充分发扬民主, 创造性思维受到抑制, 会议的气氛也变得十分冷清; 行政会议人治性高, 随心所欲改变程序, 会议日程一变再变, 完全成了一张废纸; 行政会议空洞话多, 无法真正解决问题, 且反馈性差, 不求切实贯彻执行。最后是行政会议会风不正, 组织纪律不严、相互拉帮结派、吃喝游玩成风等等。

( S7 h- _; `; P2 \  x; T( N8 ^5 r总之, 随着政治经济形势的日益复杂, 政府必须面对并出面解决的各种经济问题和社会问题, 使得作为行政体制改革的一项重要环节上的体现, 即行政会议的形式、内容、质量和效益等方面都必须适应新形势的需要, 体现政府行政改革与行政发展的总体趋势和客观需要, 行政会议涉及的内容更广, 指向性更明确, 预期效益要求更高, 执行的行政任务也更加繁重。同时, 经济和交通的发展、会议手段的现代化, 为行政会议创造了空前优越的外在条件。数日之内, 远在千里之外的行政工作人员能够齐聚某地开会; 行政工作人员远在千里之外, 却能在同一时间通过电视屏幕面对面商讨问题, 高效、迅捷的行政会议已经具备丰实的物质基础, 成为政府上网的重要内容之一。而我国当前行政会议存在的许多突出问题, 已经严重地影响到了行政会议和行政机关的形象, 损害了行政会议和行政机关的声誉, 已经到了非解决不可的时候了。

( x# _; B  c) H' n/ R  u$ O5 N二、什么是会议管理
. r! W6 u& i# H; d: I
会议管理是致力于提高会议效益, 通过各种管理方法,控制会议规模, 使会议在人、财、物、时间等方面的投入趋于合理, 并促进会议质量和会议效率的提高, 以取得最佳的会议效果的组织活动。由于会议活动是人类社会活动的重要组成部分, 因此, 决定了会议管理是人们管理活动的重要组成部分。会议管理是与会议的发展休戚相关的, 会议管理的进步将推动会议的发展。如果站在社会经济发展的较高层次上, 会议管理作用将更大。具体表现在三个方面:

8 b( ]: F' Z/ l1 Y2 x9 w1.促进会议效益的提高

会议是一项投入产出的活动, 既有人力投入, 也有物力和财力的投入, 会议活动的效益也跟生产的效益一样, 都可能直接反映在经济上。如果会议管理使每个会议的效率得以提高, 投入减少, 那么社会效益、经济效益也将提高, 反之将给社会带来极大的浪费和极坏的影响。
* j9 V/ A" I$ J, l1 E/ B9 u
$ k; r/ B; n0 d  T2 u2.会议管理可以有效地调节社会、经济活动
& `6 H7 U& D/ Q- Q' g0 B7 W
会议活动是社会、经济活动的重要内容, 是社会经济发展的客观要求。没有会议不行, 但过多过滥的会议往往产生副作用, 甚至不能解决问题, 成为无效劳动。因此, 加强会议管理, 努力用科学的理论和方法指导会议活动, 减少会议活动中的盲目性, 能够使会议在社会发展中发挥更加积极的作用。
2 d' r7 ~* l& g3 W- D
3.会议管理丰富了管理科学

! W# K: B# ^( |. T2 Z& x0 D. p会议是一种非常复杂的社会现象, 它依附于各种社会活动, 受到了各种社会的、经济的、法律的、政治的诸因素影响。会议的这种复杂性使会议管理既有各种管理的共性, 也有其个性, 研究会议管理的个性, 有利于促进管理科学的发展和前进。
5 M: s. c- z! x  T" I1 _7 w
三、会议管理方法
9 |/ K3 W' g. G# }" J/ t; ?
) F% G. ]: ]2 S3 v, |2 o( O! s会议管理方法是管理主题行使管理职能, 实现管理目标所采用的各种管理方法、措施、手段的总和。会议管理的基本方法包括经济方法、行政方法和法律方法三种。

1.会议管理的经济方法

经济方法是指运用经济手段来管理会议活动的方法。其实质是以物质利益为作用机制, 运用一系列与价值相关的经济手段来管理会议活动。由于经济方法以物质利益为基本作用机制, 运用各种经济手段影响组织, 可以促使组织为了自身物质利益, 不断探索会议形式, 精心组织会议, 降低会议投入, 而实现会议效益的提高。
+ N/ o$ s9 c+ h! S* Y" \' r$ {& F
（1）经济方法的特点

普遍适用性。任何一个社会组织都离不开经济活动,会议活动也带有经济活动的一面。经济方法具有较强的运用性, 对各种组织的会议活动都具有一定的效力, 便于发挥管理的作用。
1 I  h0 q$ H4 @+ _# b
经济强制性。经济方法作为会议管理的重要手段是以经济权威为基础, 具有强制性。这种权威表现为物质利益的决定性地位。强制性通过对物质利益的作用间接地表现出来, 如果被管理者违背了会议管理的规则, 他的自身或单位的经济利益将受到损害。
$ L) p- T' r- u  o
（2）经济方法的形式

经济杠杆。经济杠杆是经济方法的基本作用形式, 经济杠杆主要有: 财政、税收、信贷等杠杆。在杠杆的使用中,将会议效益的指标纳入单位考核的指标之中, 根据效益指标情况, 对会议经费的收支, 税率和利率, 促使社会组织在提高会议效益上多下功夫。

8 v3 q+ E0 L; Z, ]7 ~! @1 }经济处罚。会议管理主体视管理对象的会议效益情况而直接给予物质利益奖罚的行为。经济处罚是会议管理经济方法的重要形式, 便于操作, 往往容易被管理对象所接受。

' B) G  l6 d4 I2.会议管理的行政方法

行政方法是依靠行政权力, 运用各种行政手段, 按照行政方式管理会议活动的方法。其实是以行政权力作用机制,直接指挥管理对象以实现对会议活动的管理。

4 I* f. U$ n. ]( q. g3 u3 W（1）行政方法的特点
0 k0 {* z6 H5 l' ~! s9 F
+ Y% E  w, k8 n* S% U非经济强制性。行政方法的实施以管理对象的服从、执行为条件, 因而具有强制性。但这种强制性不同于经济强制, 也不同于法律强制, 它表现为被管理者从思想行动和法律上服从于统一意志和统一指挥, 不允许根据自身利益进行自主选择。

直接性。行政方法依靠行政权力和行政手段直接影响被管理者的意志和行动, 而无须借助其他媒介间接地发生作用。因而比经济方法更具有直接性。

. t6 R& d/ T7 G5 o. ]（2）行政方法的形式
( U: C- a+ I/ n  X& B' B, I
颁布会议政策。会议政策是会议活动的指导原则和界限规定。国家通过颁布各项政策要求社会组织在政策规定范围内进行各种会议活动, 如有违反则可予以一定的行政惩处。会议政策一般包括会议内容、会议人员及会议经费等方面。
9 ?) _$ {0 T0 y1 v9 i
, c8 u! t4 P  I5 f7 J) [( T建立必要的会议制度。通过行政管理努力使会议活动规范化, 形成比较完善的会议制度。其中包括大型会议的申报制度, 会议效益的评价, 总结制度、会议总结和反馈制度等。

. A) `7 l% b) [3. 会议管理的法律方法

法律方法是依照国家统一制定的法律规范, 运用法律的强制手段管理会议活动的方法。其实质是以法的权威性为作用机制, 在一定范围内规范人们的会议活动。

' `# W3 \) ]% v1 x7 W; Z0 a（1）法律方法的特点

. s! C! u! R, G8 A, ?2 F权威性。法律作为统治阶级的意志, 经过国家权力机关的认定, 便上升为国家意志, 具有极大的权威性。任何社会成员都必须服从于法律规范, 在法律规定的范围内开展会议活动。
& q& z; K! t- ]) L1 Q& M7 p6 U
+ ~0 Y4 P# H) p5 V* p稳定性。法律不同于政策, 政策可以根据不同时期的不同情况制定和调整, 法律一经确立就应具有稳定性, 不能朝令夕改, 随意变动。法律的稳定性使得在运用法律方法时有比较固定的依据和准则, 有助于促进会议管理的规范化。

3 I" v1 Z! V) Y2 h& i/ z0 v( {) ~（2）法律方法的形式
! U8 Y4 D$ |  m% s% L) H; v6 K
会议立法。包括法律文件的起草、审议、颁布和修改工作。
: G: `7 S+ i0 W9 A+ l. F
: W; ]4 @7 A6 ]4 T! j会议司法。司法则是司法机关运用会议法律审理违法的会议活动。
( \/ ?" @$ t( B$ `  `" H
4.会议管理方法的运用

) R- Y: Z0 {  t经济方法、行政方法和法律方法为实现对会议的有效管理提供了基本手段。但是, 由于管理方法各自有着不同的作用机制、特点、形式和适用范围, 而且, 不同的管理对象因具体情况的差别, 对管理方法有着不同的要求。因此, 客观上要求管理者依据管理对象的不同, 做到因事制宜、具体问题具体分析, 具体问题具体解决。管理主体应当注意选择适当的管理方法, 并注意各种管理方法的综合运用。

/ l, x( }$ k5 J9 n1 T, j四、会议管理实施
9 P5 `# F% T  \4 j
' F, _4 ]$ k% T会议活动源远流长, 随着会议活动的发展演变, 会议管理也在不断地发展变化、完善。现阶段会议管理工作应本着全面指导、有限控制, 即对大型会议要进行有限的控制, 对中小型会议则应放开, 由社会自行控制管理。会议管理的具体实施工作如下:

1.建立会议管理机构
+ T- M6 K  h8 k' t+ D* f* V
" X; y$ N. u* E) _( J4 p/ Y, m2 O" Z会议管理机构是实现会议管理的保证。现阶段会议管理机构可分较大范围内对会议活动进行监督、检查、评价和宣传指导的区域会议管理机构、行业会议管理机构及单位会议管理机构。这些会议管理机构都是与相关范围内的具体部门相结合产生的管理部门, 他们的存在有效划分了不同会议管理机构的职能范围。

6 D8 A& [, Q3 K7 t& g, i2.建立会议管理制度
& b# w* g3 }1 `8 M" q% A7 }
（1）审报制度

审报制度是社会组织及时将召开会议的计划及时报告会议管理部门, 接受会议管理部门领导的制度。会议管理部门也要根据具体情况, 从会议内容、与会人数和会议投入三个方面明确要求审报的会议规模。审报制度是实现会议管理的第一步, 通过审报制度, 会议管理部门可以及时了解所辖范围内的重要会议活动的情况, 以便实施会议管理。如果审报制度不健全, 会议管理部门将形同虚设, 会议管理也无从说起。在这里需要强调的一点就是审报制度必须具有一定的权威性, 对于不遵守制度的单位给予某种处罚, 直到其遵守制度为止。
7 i$ _+ L: Z! O9 P
（2）财务制度
0 L" r$ J6 d- b2 p7 g, y
) d8 E/ @2 s7 a1 q财务制度是会议管理的重要手段。目前, 应采取对会议的支出实行总量控制与结构控制相结合的办法, 首先要在财务支出中单列会议支出, 其次核定会议支出的数额, 原则上不允许会议超额支出, 只能保持在核定的会议支出范围内,最后财政部门要加强监督, 对于超额支出会议经费的单位,给予必要的处罚, 以严肃财政纪律。
, k, L" s9 R0 F# g' o
8 d+ O: L, U) e* H（3）计划调节制度
0 ^* x. q' w5 V" u7 C& R
6 i8 l/ u1 |; W会议与会议往往容易形成一些重叠, 表现在会议内容部分重复, 与会人员大致或部分相同, 会议时间前后交叉, 甚至一样。因此, 会议管理部门应从全局的高度、从提高效益的指导思想出发, 在时间、空间允许的情况下, 进行统一协调计划, 从而避免会议重叠带来的浪费。计划协调制度要求会议管理部门能够及时、准确、全面地了解会议活动安排, 客观科学地制定符合工作实际、切实可行的会议协调计划。

（4）汇报制度

; h7 K5 W2 m$ z0 @汇报制度规定社会组织将本单位在一个时期由各种会议召开的情况定期或不定期向行业管理部门、区域管理部门进行全面的汇报。通过汇报可以使会议管理部门掌握社会组织会议活动的全面资料, 总结会议活动中的经验和教训。同时, 通过汇报, 会议管理部门也可以找出会议管理工作中的漏洞与不足, 并及时加以补救。