【伟论秘道】会议记录的整理与写作撮要

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     会议记录是一种在会议中由记录人员将会议基本情况，研究和讨论的问题，报告、发言的内容，作出的决议等如实准确记录而成的会议文书。会议记录一般用于比较重要和正式的会议，是有关会议情况的原始笔录和第一手材料，也是秘书工作的一项常规性内容。要整理和写作一份高质量的会议记录，需要秘书人员熟练掌握会议记录的主要类型、基本特征、写作格式和注意事项。

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会议记录的主要类型

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      1.按照记录方法和详略程度不同，一般分为详细会议记录、摘要式会议记录、重点式会议记录。

      2.按照会议性质不同，主要分为办公会议记录、专题会议记录、联席会议记录、座谈会议记录等。

      3.按照会议主办单位不同，可分为党委会议记录、企事业行政会议记录、群众团体会议记录等。

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会议记录的基本特征

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      会议记录一般具有实录性、客观性和规范性、备考性的特点。

      1.实录性。即会议记录是对会议情况和内容的客观、真实、原始记录，未经加工和增添删减，具有原始性和凭据性，是会后查对有关情况的真实依据。这也是会议记录与会议简报、会议纪要等在存在形态上的本质区别。

      2.备考性。会议记录的重要作用是分析会议进程、研究会议议程的依据，是编写会议简报、撰写会议纪要的重要素材，此外还可作为原始资料编入档案长期保存，以备必要时查阅之用。

      3.完整性。会议记录对会议的时间、地点、人物、事项等，对领导讲话、与会者发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，完整地反映了会议的全过程实况。

会议记录的写作格式

会议记录的写作格式

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      会议记录一般分为如下四个部分：

      1.标题。一般由单位名称、会议名称与文种“会议记录”构成，如“中共××市委常委扩大会议记录”。有的机关、单位某一类会议印有专用会议记录本，可省略单位名称，由会议名称和文种构成，记会议主题（或会议时间、会议届次）即可，如“三月份教学会议记录”。也可直接用文种为标题，如“会议记录”。

      2.会议基本情况。也称为“记录头”。主要包括会议时间（要注明具体年、月、日及会议开始、结束时间），会议地点，出席人（人数较少的会议要将出席者姓名都写上，人数过多的会议或召开频次较高的例行会议则可只写出席范围和人数）、列席人、主持人、记录人。这部分内容一般在会议正式开始前记录好，每项要分行依次排列、清晰记录。

      3.会议进行情况。这是会议记录的核心部分。包括主持人讲话、会议议题、会议讨论发言、会议结论或决议事项等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。

      4.尾部。一般于正文后另起一行空两格写上“散会”、“会议结束”等字样，以示记录完毕。如遇中途休会，应注明“休会”等字样。由于会议记录是不容更改的原始凭证，因此要由会议记录员、主持人等相关人员在会议记录末页下端签名，重大决策性会议还需全体与会人员签字，以示对该会议记录负责。

会议记录的注意事项

会议记录的注意事项

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     1.要客观真实。会议记录应该严格遵守实事求是、客观真实、完整准确、清楚规范的原则，在记录个人发言时，要忠实于讲话人、发言人的原话，注意准确和保持原意。原话意思不完整的，可以作一些技术上的加工处理，但不能随意作内容和意思上的增减删改。

      2.要全面详实。会议记录的内容要包括会议的基本情况和整个会议经过情形及会议结论等。要将记录的重点放在会议讨论的议题、提出的建议、形成的决议方面，尤其是主持人（主要领导）的结论性发言要记录详实。有时会场的笑声、掌声和有关动态，与会者迟到、早退情况等也应记录在案。会议中如有争议问题，还应该把争议问题的焦点及有关人员的发言争论观点记录下来。

      3.要条理清晰。会议发言应讲究条理性，逐条逐项记录，以一个发言者为一个记录单元进行换行分隔，使之单独成行，以便查阅时一目了然。

      4.要有所取舍。即使要求详细记录会议内容，也并非一字不落，对于一些与会议主题无关的发言内容可以舍去不记，对于有些发言中出现的语义重复、啰嗦、口头语之类的也不必有言必录。记录的详略要视具体情况而定，一般而言，决议、建议、问题和发言人的观点、论据材料等要记得具体、详细；一般情况的说明，则抓住要点，略记大概意思即可。

      5.要及时校核。记录时要做到层次分明、语句通顺、字迹清晰易认，不要过于潦草，不使用自造的简称或文字。会后要及时对会议记录内容进行全面检查，查漏补缺，改正错别字。对会上没有弄清或发言人未表述清楚的地方，可会间当面确认，也可会后对照录音或找相关与会人员一一核实清楚。会上如有漏记的内容，可先做出标记，会后再进行核对、改正、补写、完善。

      6.要便于存档。记录时应使用墨水笔记录，因为会议记录是立卷归档的重要材料，因此应考虑书写材料的保存时间长短问题。会议记录在使用摄影、录音设备的情况下，也应当做好两手准备，以手工书面记录作为辅助手段，这样不仅会后整理记录的速度更快，而且可以防止录音设备中途出现故障而漏掉会议内容。如用录音设备记录，会后也应及时根据录音整理成书面记录，并交给领导过目审阅定稿。

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      总之，作为整理会议文件、总结经验、研究工作等存查备考的一种历史资料，从某种意义上讲，会议记录是会议最重要的成果之一，甚至是具有法律效力的文本，需要秘书人员认真练好这门基本功，切实为领导决策和中心工作服好务。