1、邀请书概念
9 q2 F7 E' V! v3 q0 H8 h 邀请书又叫请柬或请帖,是为了增进友谊、发展业务,邀请客人参加各种活动的信函。商务邀请书一般由主办方发出,邀请对方出席正式的商务庆典、商务联谊等重要活动。有些参观、访问、比赛、交流、会面、协商等活动,也会使用邀请书,作出正式的邀请。# r$ @/ I$ k3 C
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2、邀请书的结构
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- }4 v% s: T. h 邀请书的结构一般由五部分组成:标题、称谓、正文、结尾和落款。
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(1)标题 8 y k2 W( l8 ^/ k {5 O* s1 ?
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第一行写标题“邀请书”三字,并要居中。
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(2)称谓
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1 I6 C! h* }: L# _8 s6 r$ ?' C 换行定格写被邀请者姓名或单位名称。
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(3)正文 8 i# [+ J/ S) }: a* z) Q: G
: ^: ~6 u7 Q9 Z2 T: D 这部分要写清楚邀请的事由、时间、地点,以及有关要求或注意事项。如是向单位发出邀请,还需写明被邀对象和人数。
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7 X9 ^9 r" @& V p 正文应特别注明的内容:$ @2 O; e, c4 ?
- i H, C; [" Q! V7 R ? 附券:如有参观、文艺活动,或有礼品赠送,应附上入场券,或者领取礼品的赠券。
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宴请:如有宴请,应写明“敬备菲酌”、“沏茗候教”等字样,并注明“席设”何处,以及入座时间。) t, b ~. ~. w: D& A4 Q
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特别提示:如有特殊的着装要求也应该在正文注明。如需乘车乘船,应交代路线及有无专人接站等。7 z, B" N; Y& e2 P- U% J2 v) p
8 x9 R/ O' n, Y! C9 e( e5 ]# Y (4)结尾
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结尾处要表示希望接受邀请、欢迎前来的诚意,一般用 “欢迎指导”、“敬请光临”、“恭请莅临”、“请届时光临指导“等表示对呗邀请方的恭敬和礼貌。 / \& l+ B" v6 M: Y- n7 f
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(5)落款 0 y+ M( A' W& [
3 g) E( o6 a) L9 n0 u; H* ^" _ 在正文右下方写邀请单位或个人的名称。单位要加盖公章,个人只需署名。署名之下一行写发出邀请的具体年、月、日。
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3、发信时间 : Q/ v$ i/ G2 ?) W8 f8 `& w
" [4 Z0 {' S I 通常,它应当至少在一周之前到达对方手中,一边对方有所准备。“临阵磨枪”,打对方一个措手不及,不仅给对方以逼人就范的感觉,而且也是非常不尊重对方的。
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4、实例示析:(学校庆典活动的邀请书)0 w- v- ^/ f0 V3 V6 _
5 O/ V4 H/ z4 K- X 邀请书; W( z( H5 ]5 ]+ E
' ]6 g+ _, G3 o9 W% d- K" U# f ××大学校长:
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今年是我校建校40周年。兹定于×月×日上午十时,在我校大礼堂举行校庆庆典。
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敬请光临
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4 @- r% v' K' |+ m: r ××学校40周年校庆筹备组
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% s! g+ a& m/ u5 u* \ ×年×月×日" i! ^5 _$ q1 W. |' g3 c& a
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5、对邀请的回复8 S. c1 o1 } e5 i- s
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对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后,无论接受与否,出于礼貌,都必须及时答复。通常,应当在接到邀约之后三日之内回复,而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁,无论是否应邀,语言都应十分热情。一般用第一人称,且必须签名。
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0 _; b' s. T2 l0 a 基本内容包括:
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(1)感谢对方的邀请。6 {8 C/ H2 D2 s' E
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(2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
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(3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。" m) }0 ~0 \+ k, d3 b
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如:
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& C( g) r% l' P% d8 d1 f 答复函
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××先生夫妇:% x* W% T/ `1 m. l4 o" a
+ o: j# [$ Q0 u! [7 I. W7 h7 } 非常感谢你们的邀请,我将于16日准时前往。我盼望和你们见面。
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# k' y9 b5 K* g1 U x& X: ] 此致8 R- N/ E9 k/ T O! M; ]5 n
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敬礼3 g; ~2 }& f! v, i2 w3 o& M
+ A# H! \! Q# n1 l4 g. ? ×××0 S8 Q/ @+ u9 g
) A% t7 O% @* m6 E ×年×月×日
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