方玉军：略论公文处理的准确性

《国家行政机关公文处理办法》明确规定：公文处理要坚持实事求是的原则，做到准确无误。那么准确处理的含义是什么呢？我的理解就是处理公文时不能出任何差错，办理结果符合发文单位的意图。那怎样做才算是准确处理公文呢？根据笔者多年的办文实践，认为主要有以下几点：

一、接收公文准确。也许有些人对此不以为然，不就是简单地接收个公文嘛，有啥准确可谈的啊？其实这里面有许多学问，下面就几个主要方面一一道来。

1.检查公文表面否清楚。就是说当接到公文时首先要仔细检查一下文件是否清晰。现实中由于种种原因致使接收的传真或印制的纸质文件时常有字迹模糊、倾斜、甚至缺漏页码等现象。遇到这种情况时办文人员应及时联系发文单位，采取措施看是否重发。笔者有次接收远方一份紧急传真，由于对方传真的原因，致使接收的公文字迹有的地方非常模糊，再试传一次仍是这样，短时间内是解决不好这个问题了，没有办法，为了不耽误事情，我只好用钢笔在原文字迹上重新加以描写又跟领导解释了一下才没有误事。当然，现在许多单位都实行了电子公文传输，这种情况确实不再发生了，但如果有时再接收到传真和纸质文件时仍要认真检查。

2.检查公文内容诸要素是否完备，是否具有逻辑性。比如接收到一份会议通知，就要大体看看会议的时间、地点、参会人员以及联系人员和联系方式等事项是否齐全。有时不仅要检查文件要素是否完备，还要审核是否合理。为什么这样说呢？比如，我们有次接到一份通知，要求到远方参加一个重要会议，虽然诸要素都有，但仔细一看时间安排不合理。因为从我们地方到开会地点无论乘坐怎样的交通工具都不可能到达，因此只得跟对方联系，结果电话打过去后对方才说会议时间已调整，还没来得及通知大家呢。试想，如果你不主动联系一下而是原件呈送领导看，不是非常被动了吗？还有一次，我们接收到一份会议通知，里面各要素也齐全，可在仔细检查时发现这个会议的时间地点和前几天接收到的另一类型的会议通知一样。很显然，同一时间同一地点不可能开完全不同的会。于是赶紧跟对方联系。对方这才知道，由于事先两个部门没有协调好，使会议重叠了，于是尽快重新做了调整。

3.审核是否办理。有时我们接收到一份文件，主送和抄送单位都没有我们，这样的文件是否处理呢？这就要看文件内容和我们是否有关联，如果有，就处理，如果没有，就有必要跟对方沟通一下，看到底是怎么回事，若是发错了可以不必处理。还有一种情况就是随着形势的发展，我们有些所属机构撤并了、改制了甚至更换名称了，由于这些情况不可能人人都掌握，因此，当发文单位给我们这些所属机构发文时就有可能导致混乱情况的发生，因此这时就必须和对方取得联系，直至弄明白为止。总之，该办理的不能不办，不该办理的不能乱办，做到准确无误。

4.准确登记。当准确地接收下公文并经审核后需要我们办理时，就要进行登记。登记时不论是人工登记还是用电脑登记，文件内容诸要素都要翔实、正确地记录下来。比如，会议通知除了登记来文时间、单位和标题外，其具体的开会时间和地点等也要记录下来，甚至还要用特殊的方法醒目地登记，这样的登记才有价值。

二、公文办理准确。根据笔者的经验，大体有以下几点需要注意：

1.准确打印办文单。现在许多单位办文时为了方便领导签批意见，一般都要在文件前面附上一页办文单，上面设有文件标题、来文单位以及办理人员信息等栏目。在办公自动化的今天，为了保持美观，以上诸项目一般都用电脑打印。由于电脑键入汉字的特殊性和词组的自动关联性，有时往往造成一些音同意异的不必要的低级错误，比如：“是由”和“石油”，“通知”和“同志”等混淆，这就要求我们在打印办文单时更要仔细检查，一一比照，直至准确后再打印。

2.准确呈送领导阅批。文件需要哪位领导签批就呈送哪位领导，不能送错。但有时由于文件很多，再加上办文人员注意力不集中，就会发生送错文件的事情，后果当然是严重的。比如该呈常委领导阅的你却送非常委领导了，那领导会怎样想啊？所以这一点必须要做好，决不能有任何的纰漏。

3.准确送承办部门办理。当领导批示文件由部门办理时，办文人员就要准确送部门办理。一般情况下由一个部门办理，这比较简单，但有时由于涉及内容广泛，需要多个部门办理时，作为办文人员就必须做到精确送达，不能有任何遗漏。当然为了便于以后的核查，还要认真做好取文登记，内容包括取文时间以及取文人员信息。如果距离承办部门较远时就要利用传真或电话联系了。同样的道理，给这些单位发传真时一定要确认对方接收人员姓名、时间以及内容是否清晰完整，同时做好记录备查，如果对方是自动传真，更要及时联系对方，确认收到为止。需要寄发纸质文件时也要仔细检查文件内容有无差错，详细写清楚地址，做到不漏发、不重发、不错发。有些重要公文还需要跟踪、催问催办，同时做好相应记录。如今许多单位都利用现代化网络进行电子公文传输，传输电子公文时必须确保网络畅通，并要有接收回执。

4.准确领会领导签批意见。领导批示意见一般都比较明确，比如，“请某某部门办理”，这样办理时比较简单，但有时也会遇有领导签批意见不明显的情况，比如，领导批示“责成有关部门办理”，那么哪些是有关部门啊，领导没具体说，这样的事情也不便于再详问领导，怎么办呢？这就要求我们平时必须积累相关业务知识，熟知部门分工以及相应的职能职责，然后跟据文件内容确定哪几个部门办理。另外还有一种情况就是领导不签具体批示意见，只写个阅字，怎么理解啊。如果只是一般的文件传阅直接存档就可以了，可如果涉及到钱财物等情况时就复杂了，这就有必要请示一下领导了。再有一种情况就是领导口头批示，比如领导在外地，经电话请示领导的，这就必须把领导的意见及时在办文单备注栏里记录下来再相应办理，同时注明一下，以备查询。

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（作者单位：山东东营胜利石油管理局）

签批意见不明显的情况，比如，领导批示“责成有关部门办理”，那么哪些是有关部门啊，领导没具体说，这样的事情也不便于再详问领导，怎么办