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应用文书写作的思路与结构 / N% Q' k, u8 n9 Q
文章的结构和质量水准，主要取决于作者的思路。为了更好地认识和掌握应用文书的写作思路和结构的一般规律，只有充分地认识和明确应用文书写作的一般思路，才能更好地认识和掌握应用文书的一般结构形式。提高应用文书的结构能力的根本途径，在于通过学习和训练，锻炼和开拓思路。 第一节 思维、思路与结构概述 一、思维与思路的基本含义 每个正常人，都有能想会算的头脑。通俗地说：所谓的“想”和“算”，就是思维。人的思维与语言紧密联系。语言是思维的载体，人需要借助语言进行思维。丰富我们的语言，就相当于打磨了思维的“武器”。 思路，是思维活动的运行轨迹。文章思路，就是作者构思文章时，有规律、有条理、有方向、连贯的思维过程的“路线”。文章的思路，应当是作者整体思维、系统思考的结果。正如语言学家张志公先生在《怎样锻炼思路》一文中作的说明：“作者的思路是他对客观事物怎样观察、理解、认识的反映。思路不是凭空产生的，是以客观事物为基础的。客观事物反映在作者头脑里，经过观察、理解、认识的过程，形成了他对这件事物的印象、看法、态度或感情。把这些印象、看法、态度或感情理出个头绪来，就是所谓的思路。按照这个思路写成文章，就是所谓组织结构。文章的结构组织是否严密，表明他对所写的客观事物是否形成了鲜明的印象、看法、态度或感情。” 二、应用文书写作的思维特点 (一)构思行文主要运用逻辑思维 应用文书写作则主要采用抽象思维即逻辑思维。所谓逻辑思维，是一种舍弃具体表象，依靠概念、判断、推理而进行的思维活动，它要在思维过程中实现由形象到概念、由具体到抽象的转变，并以抽象的概念来揭示事物的本质，表述认识的结果。 在应用文书写作中，选题立意的过程，主要是对材料的提炼、升华过程，要凭借逻辑思维来实现；在围绕主旨选择材料时，要判断材料有无价值且筛选出“必然有用”的材料组织进文章，这个过程，也主要是凭借逻辑思维来完成；而安排结构，作者也是按照应用文书特定的要求和比较稳定的惯用格式，按照一定的逻辑顺序来组织内容的；至于下笔行文时，也主要是靠严谨的、理性的逻辑思维驱动笔端。 逻辑思维是以逻辑推导为主体的思维形式，因此，要提高应用文书写作能力，就必须学点逻辑，懂点逻辑。逻辑思维不像形象思维那样除凭借语言外还可凭借形象、色彩、声音来思维，它只能依靠语言来思维。因此，应用文书写作绝不是像有些人说的那样对语言的要求不如文艺创作高。恰恰相反，它对语言的要求很高，有时甚至到了“一字入文，九牛不出”、“一字千金”的地步。要提高应用文书的质量，非在语言文字上狠下功夫不可。 当然，强调应用文书以逻辑思维为主，并不排斥以形象思维为辅，而且，有时还要借助灵感思维。 (二)思维主体注重群体思维 应用文书写作客观上须注重群体思维。应用文书代机关立言，反映集体的意志、领导的意图，它构思、成文、制发的整个过程，已经集中了领导和群众的众多意见、主意，不再只是某人的个人意愿，而是集体劳动的成果、群体思维的结晶。 当然，这并不排斥应用文书的撰写要充分发挥个体思维的积极性。 (三)思维走势以定向思维为主 执笔者在起草应用文书时，通常有较强的被动性、服从性，受其制约，构思确立主旨往往是“意在笔先”；选择材料常有一定的目标、范围；安排结构，直至选用文种、确定格式，都常常事先有个大体的轮廓；语言也讲求实用、得体。这一切，都反映出应用文书写作构思行文以定向思维为主，而不是可以随意采用发散思维、求异思维等。 强调定向思维，有助于提高应用文书写作的质量和效率。 应用文书写作思维的定向，从宏观看，应服从党和国家大政方针；从微观看，要服从于机关单位领导的意图、群众的意愿和工作实际。应用文书写作的构思行文以定向思维为主，但并不排斥思维的创造性。 (四)思维过程常有一个由被动思维向主动思维的转化过程 文艺创作过程，思维起点通常是作者的主动思维。而应用文书撰写者常常是“奉命而作”，思维起点常常是被动思维。倘若一味被动思维，又会缺乏写作积极性，甚至影响写作质量，贻误工作。因此，在应用文书写作中，又必须努力、尽快地实现由被动思维向主动思维的转化，即由“要我写”变为“我要写”。 三、思路对应用文书结构的作用 文章的运思路线，总的来说，存在时空线、逻辑线、情感线和意识流线等类型。应用文书写作的运思，主要沿逻辑线和时空线展开。 文章的结构，实质上，是作者认识客观事物的内部规律和事物之间的相互联系的思想脉络在文章中的体现和反映。张志公先生在《怎样锻炼思路》中说：“思路，这是关乎文章结构的最根本的东西。”思路是形成结构的基础。也可以说，思路是文章的脉络，而结构是思路的外在表现，或是思路的物化。为了完整严谨、条理清楚地组织应用文书的结构，准确、明显地表达思想，就要先把思路理清理顺。应用文书，要求作者能将思路非常清晰、缜密地表现出来。 如果说，思路中包含着思想，那么，对于公文来说，其结构与作者或者行政机关领导的思想，便是相对应或相统一的。在一篇公文中，发文机关要求什么、要求做什么、怎么做这一类问题，都必须符合逻辑、符合时空地在结构中得到反映。对于法规与规章文书，其章断条连式或条文并列式结构，更是作者的思路鲜明、具体而条理化的体现。企业事务文书的结构，事实上，与作者具体的思路亦相一致。 如果文章结构杂乱无章，则表明作者的思路杂乱不清；如果文章结构不严谨不清楚，则表明作者的思路不缜密不清晰。要想写好文章，首先必须理清理顺思路。 第二节 应用文书写作的常用思路 应用文书写作构思主要是运用逻辑思维来进行的。不同的文种，不同的写作意图，会运用不同的逻辑思维方法来构思，而这种思路又通常体现在应用文书的结构形式上。 一、归纳和演绎思路 (一)归纳 归纳，是从两个以上个别的、特殊的事物或道理的共同属性中，推出同一类事物或道理的普遍性结论的推理方法。它是从个别到全体、从特殊到一般的思维方法。应用文书写作运用这种思维方法便形成了归纳思路。如对某类客观事物共同规律的探讨、对先进经验的提炼总结等，都可运用这种思路。 归纳又可采用以下几种方法： 1、完全归纳法。即穷究同类事物中所有个别事物的共同属性，推出普遍性结论的方法。这种方法不允许漏掉任何一个性质相同的个别事物。例如《国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报》，它概括而重点不同地历数了国家科委等单位组成扶贫团(组)定点联系帮助贫困地区，使贫困地区经济、社会面貌发生了可喜变化等情况，然后强调指出：“这些部门艰苦细致、卓有成效的扶贫工作，受到了贫困地区广大干部、群众的热烈欢迎，得到了社会各界高度赞扬。国务院特予通报表彰。”如不采用这种完全归纳法，效果就不同了。 一般说来，运用归纳法来认识客观事物时，完全归纳法最可靠。但实际上，只在少数情况下才能做到完全归纳。在应用文书写作中，实际上较少用完全归纳法。 2、简单枚举法。即根据对某类事物部分对象的概括，推出一般性结论的方法。这实属不完全归纳法。如《中共××县委员会关于向徐庆文、吴春山同志学习的决定》一文，归纳出的结论是“徐庆文、吴春山同志忠诚地为党和人民的事业奋斗了一生，他们的一生是光荣的一生。他们不愧是我党的优秀党员”。而归纳出这个结论的依据，就是选择他们一生中一些典型事迹来介绍，而没有罗列出全部事迹(那样写没有必要也因篇幅所限而不可能)。不少调查报告、总结、情况报告、表彰或处分的文稿，都运用这种方法或思路。 简单枚举法运用起来虽然方便，但它极容易出现轻率归纳，以致以偏概全，使结论出现片面性、绝对化等错误。运用这种归纳方法，要注意几点：第一，不要轻易下结论，如果要下结论也不必因个别事物未能归纳而迟疑不决，可选择诸如“一般情况下”、“大体上”、“在一定条件下”等类限制词语，以表明其相对性，留有余地。第二，不要仅仅注意同类事物的数量或表面相似处，而忽略了同类事物的本质属性，使结论偏离事物本质。要注意对重要归纳对象或结论进一步深入分析，充分考虑到时空变化后的情况，使归纳的结论更正确、更深刻。 3、科学归纳法。即由某类事物部分对象与某种属性有必然联系，推出这类事物都具有这种属性。它是以科学实验和科学分析的结果为主要依据，从研究同类事物的少数对象与某一属性之间必然的内在联系中，从探求现象之间的因果关系中，概括出普遍性结论。它比简单枚举法可靠，但其结论仍要受实践的检验。科学归纳法考察的对象要有典型的代表性，才能使结论正确。说理性较强的应用文书常用此法展开思路。例如《××市经委关于国有大中型企业转换经营机制的调查报告》，正是通过对该市几个有代表性的国有企业的典型调查、科学分析，而得出该市国有企业转移经营机制的几条可行措施的。文章运用了科学归纳法，结论必然令人信服。 (二)演绎 这是从普遍性的前提推出特殊个别性结论的思维方法。它与归纳的思维方向正好相反，是从全体到个别、一般到特殊。我们根据一般原理(公理、真理、常识或人们认同的共识等)可认识到包含在这一原理中的个别事物或道理，由此可形成应用文书的演绎思路。例如《××市××局关于机关干部勤政廉政的规定》写道：“廉洁奉公是党的优良传统，是党的根本宗旨的具体体现，是党取信于民的根本保证，也是机关干部应具备的职业道德。只有做到高效廉洁，党的工作才能得到群众的信任和支持，党的事业才能得到群众的关心和拥护，党和政府才有可能带领和团结大家同心同德，共渡难关，深化改革，实现‘四化’。全局干部特别是党员领导干部必须‘从我做起，从现在做起’，以身作则，勤政廉政。根据我局工作实际，特作如下规定……”这里采用的就是演绎思路。在说理性较强的应用文书中，较多运用演绎法。 应用文书写作运用演绎法时，作为根据、前提的一般性结论必须正确无误，才能进行直接演绎。如果作为前提的一般性结论只是相对正确，那么在推理过程中，在肯定其大多数事物或道理的同时，也要考虑到个别事物的特殊性，才能避免结论的片面性。 至于演绎法常用的推理方法，本书不作详细介绍。 (三)归纳和演绎的关系 归纳和演绎既是两种方向完全不同的对立的思维方法，又是互相依存的辩证统一体。归纳是演绎的基础，演绎的前提常常是依靠归纳而获得的。可以说，归纳的结论就是演绎的前提，离开归纳，演绎不可能进行。而归纳也离不开演绎，归纳时对个别事物的选择要达到准确、典型，得依赖演绎对这些个别事物进行检验，决定弃取。即根据尚未确定的、假设的一般去寻找、考察个别，才能正确地进行归纳；而归纳得出的一般结论，也要靠演绎去验证，去推广扩大。 应用文书写作中分别运用归纳思路或演绎思路时，一定要注意到这种联系，防止出现片面性。 二、总分思路 总分思路是运用综合和分析两种思维方法所形成的文章思路。总分思路在应用文书写作中也是常见的思路。分析就是把事物分成若干部分，分别加以研究，即是由总到分，化整为零。对实体事物进行分解，对抽象事物进行分类、剥离，就是剖析。综合则是把事物的各个部分联合起来，从整体上加以考察，也就是由分到总，集零为整。综合的过程，就是对实体事物组合、对抽象事物概括的过程。 分析和综合也是互相依存、互相联系、互相转化的。分析是综合的基础，没有分析，认识不可能具体深入，也就无从综合；综合是分析的前导，没有综合，不能统观全局，就可能只见树木不见森林，分析就缺乏方向和目标。分析重在发现事物的本质，分析不是目的，而是认识事物的手段。分析之后，还要把事物的各个部分放到事物的整体中，放到各个部分相互联系、作用和矛盾中，放到事物的运动、变化中去考察它们的地位、作用，从而去把握其本质。而综合也不是现象的罗列，不是事物各个部分机械地相加，而是要按照事物各个部分间的有机联系，对事物各个方面作全面的、本质的反映，从而从整体上把握事物的特征。这也是分析的目的。 在应用文书写作中，文章要点面结合、铺陈得开，关键在于构思时善于分析客观对象，且善于在分析的基础上进行综合。 (二) 善于分类和归类 把较为复杂的集合性事物中特征相同的类型划分在一起就是分类。从一定的写作意图出发，把散乱的材料归拢成若干并列的类别就是归类。分类、归类是综合、分析思维方法中的重要步骤。分类、归类是全面、深入分析事物的基础。善于分类、归类，有助于分析事物的条理化、系统化。例如，要就某市党政机关的后勤工作改革写个专题经验总结，如果笼笼统统地写，就会不深不透，甚至使人看后不得要领。而将机关后勤改革分为机关事务管理、财务管理、房产管理、车辆管理、膳食管理、物资管理等类型分别介绍其改革的措施、办法，那就会具体、深刻得多。 分类、归类时要注意以下几点： 1、分类要尽可能全面、深入。分类可以一次分类(也称一级分类)；也可多次(多级)分类，即把事物分成若干大类之后，再对每个大类继续划分，实现多级分类。所谓全面，即不论是一级还是多级分类，每次分类都要尽可能周全，不要有遗漏，尽可能使分出来的各方面内容与事物的本来面貌相符合。如单位的全面工作总结，对各方面工作情况和成绩可分类加以总结，视其工作成效可有详有略，但不能遗漏掉某方面的工作。所谓深入，就是根据事物的实际情况和写作意图，对对象能够分类的，应尽可能多级分类，以便于深入说明、深刻分析。事实上，分类级数少，易看出事物全貌；分类级数多，易深入分析出事物的本质属性。 2、分类标准要正确、灵活。对事物分类时，既可以事物表象等非本质属性为标准进行分类，也可以事物本质属性为标准分类。但每一次对同一层级分类都要用统一的标准，以保证分类的正确。只有标准一致，才能使分出的各类事物具有并列关系、对立关系或矛盾关系，而不具有交叉关系。如果分类不正确，文章就会缺乏逻辑性。例如，某县政府在总结一年来深化改革的工作成绩时，对多项工作作了如下的分类： 水利设施恢复发展 农业战线抗灾夺丰收 工交战线转换经营机制初见成效 清河大桥建成通车 财贸战线承包收效 教科文卫工作取得成绩 计划生育上新台阶 科技兴农促进丰收 高考升学率提高 实现“创卫”目标 坚持“两手硬”狠抓精神文明建设 无论一级分类还是二级分类，上面的分类标准都不尽一致，因而内容显得零乱、交叉。如果按照这个分类框架写成文章，其效果显然不佳。 强调分类标准一致，也并不是说分类要永远坚持同一标准进行。有时，对于较为复杂的同一事物，可以根据需要从不同角度，依照不同特点进行分类。例如，对某机关干部队伍状的调查，就可根据其年龄、文化程度、政治面貌、工龄等多项标准分别按项分类，但具体的每一项的分类标准仍须是一致的。这样就能更全面地反映出干部队伍的现状。 分类标准的灵活性还体现在分类的相对性上。事物联系的相对性，决定了事物差异的相对性。有时在对事物分类时，要划分得绝对分明是办不到的。有些具有特殊性而难于归入某一类的事物，可以归并为“其他”一类；有些事物难于归入某一类，但又渗入各类之中，处于各类事物边缘间的模糊状态，那就可以将其单独列为一类，这样也可使分类更科学、周全。 (二)学会纵剖和横断 分类是把复杂的事物分成若干相对独立的类型，分类后任何类型的事物都没有改变原来事物的性质。而剖析和分解则是对相对独立的事物进行解剖，解剖分割后的每一部分都不具有原来整体事物的性质了。运用剖析和分解，可以深入事物内部结构研究事物，从而更深刻地认识事物的本质。 纵剖就是纵向剖切，即依时间的先后，将事物的发展过程和发展情况分成若干阶段，逐段考察和分析。对于本身存在时间阶段和发展进程的事物，写作时可采用纵剖的方法。横断则是横向分析，即将事物内部的各个侧面、各种因素分成若干部分，逐一考察和分析。对各种要素处于并列关系的事物，写作时则常用横断的方法来分析。比如，要写一份做好环境保护工作大检查的总结，可采用纵剖的方法去分析各个阶段的工作，从中总结出检查工作的做法和成绩： 分析环保形势，认清检查意义 ↓ 加强舆论宣传，充分发动群众 ↓ 统筹组织力量，作好检查计划 ↓ 分步自查抽查，检查认真细致 ↓ 严肃执法执纪，奖惩等级分明 ↓ 总结经验教训，搞好环境保护 也可采用横断方法分析各个侧面的经验，从中探索检查工作的规律： →领导重视，各方配合，检查力量组织落实 →广泛宣传，重视舆论，强化全民环保意识 →重点突出，方法得当，检查工作不搞形式 →体现政策，奖惩分明，树立样板促优汰劣 →依法行政，综合治理，推动环境保护工作 不难看出，用纵剖法分类，写出的总结侧重反映工作的进程、做法和成绩；而用横断法分类，写出的总结侧重探索工作中的经验和规律，两者的侧重点明显不同。实际上，写作中两种方法也可交错使用。 (三)注重定性分析与定量分析 对任何事物的分析，都离不开定性分析和定量分析。定性分析是对分析对象的各种因素及其性质做出断定和分析。定量分析是对分析对象及其各种因素间的数量关系加以判定和分析。前者注重对事物质的断定，后者注重对事物量的判定。而任何事物都是质和量的统一体，因此，要尽可能将定性分析与定量分析结合使用。这样才可以使分析更加深入、准确，在表达上也更加直观，更有说服力。比如，要反映一个地区经济和社会发展的成就，如果只有定性分析，会显得空洞，说服力不强；如果只有定量分析，又势必显得枯燥，甚至使人不得要领。只有将两种分析方法结合起来，才能更准确、深刻、生动地说明事物的性质。 三、因果思路 因果思路是运用探因和寻果的思维方法形成的文章思路。在应用文书写作中，根据写作意图和民众接受心理，较多地采用由果溯因的思路。 应用文书写作采用因果思路时，首先要全面分析导致结果或现状的原因。在诸多原因中首先抓住主要的、根本的原因，同时也不忽视次要原因。要实事求是地、全面地分析事物的内因和外因，不能只抓一点不及其余，防止片面性和绝对化。其次要深刻地分析产生结果的原因。要深入分析，从原因中去探究产生原因的原因，这就是所谓因因分析。因为有时表面的原因也只不过是个现象，如果我们的分析浅尝辄止，只根据这个表层的原因得出结论，这个结论就可能是十分肤浅的。因此，要力求“打破沙锅问到底”，揭示出最深层的、最根本的、最起作用的原因，这样才有助于抓住事物的本质。比如，某厂生产的传统产品出现销售疲软势头，厂方要求做出调查并写出市场销售情况的调查报告。通过调查，发现销售疲软是存在广告宣传不力、营销渠道不畅、产品包装陈旧、产品式样单一、产品质量下降等多种原因。经过分析研究，认定其中质量下降是关键。进一步分析，发现质量下降的原因是生产第一线工人不顾质量，检验工不负责任。又深入分析，发现造成这种状况是管理不善，制度不严，职工普遍缺乏质量意识。再追本溯源，发现主要是厂领导班子缺乏市场优胜劣汰的竞争意识，只抓产品数量、产值，忽视产品质量。这样层层深入，抓住了深层次的根本原因，提出了“领导重视，狠抓质量，注重宣传，打通渠道”的对策，使产品销售重新出现了增长势头。 四、比较思路 比较思路是运用比较和鉴别的思维方法形成的一种文章思路。 比较大体可分时间、空间两类比较。时间比较是在历史形态上的比较，通过比较能发现同一事物或不同事物在不同时期呈现出的差异，这也叫纵向比较(纵比)、历史比较。空间比较是在现实既定形态上的比较，通过比较能鉴别出不同事物在同一时期不同空间中呈现出的异同，这也叫横向比较(横比)、现实比较。纵比能追本溯源，使思路清晰，易于看到事物的发展变化，但思路又显狭窄，拓展不开。横比思路宽阔，易于看到事物与相关事物的差距，但又可能浮于事物表面，看不到事物的发展和实质。两者各有长短，可取其长综合运用，即采用方案比较法，又称为综合比标法或优选法。就是在同等条件下，综合考虑到时空等多方面因素，将几种方案、几种情况进行全面比较，鉴别出最佳方案、最正确情况来。在撰写规划、方案、可行性报告、经济预测报告、决策意见等文种的构思中，常采用这种综合比标法。 任何比较都要注意事物的可比性，即比较的标准(简称比标)要一致。要注意抓住事物的本质特征进行比较，以便更深刻地认识和把握事物的异同和性质。还要注意比较的灵活性，根据实际情况和写作需要，从多角度、多方面对事物作比较，以便更全面、更准确地认识事物。 五、递进思路 递进思路是运用递进思维方法形成的一种文章思路。递进思维是认识事物或事理由浅入深、由表到里、由低到高、由小到大、由轻到重，层层递进、循序渐进的一种思维方法。运用这种方法，可以深入地、清晰地阐释某些比较复杂的事理，说明某些比较复杂的关系，有助于深刻认识事物的本质属性，使文章有一定深度。一些说理性较强的应用文书常循此法形成文章思路：或者是认识问题由浅入深层层推进，或者是提出问题分析问题解决问题。例如，《农村文化活动设施量少质差的现状亟待改变》的调查报告，按以下思路写成： ××县农村文化活动设施量少质差 ↓ “文化饥饿症”带来农村精神文明滑坡 ↓ 文化活动量少质差的原因 ↓ 采取有力措施重视农村文化活动阵地建设 很明显，全文是典型的递进思路。 运用递进思路时，各层次间要环环扣紧，先写哪一层次，后写哪一层次，顺序不能随意调换、中断。 以上只是应用文书写作中的常见思路。在应用文书写作中，常常综合运用几种思路成文。
, N4 \" J+ i# c* ^7 k/ |第三节 应用文书的结构
1 X8 O% ?. K- l) t' Y- Y- J 应用文书的结构和基本内容，与其他文种相比，具有自己独特的特点。认识应用文书的结构和基本内容，有利于提高阅读和写作能力。 一、对应用文书结构的要求 对应用文书结构的要求主要有四个方面。 (一)要反映客观事物的本质联系和规律 客观事物本身有它的存在形式，有它的特点，有它的运动规律。文章表现的对象是客观事物，其结构形式应取决于内容，体现客观事物本身的内在本质联系。应用文书写作也是如此。如写通报，无论是用于传达重要情况，还是用于表彰或批评，都必须把事实叙述清楚。因此，应用文书作者就要依据事件发展的过程、事物的特征来安排正文结构，以反映通报对象的内在本质及规律。 (二)要服从表现主旨的需要 文章的结构安排，就是要把内容材料组合成一个统一的有机整体以表现主旨。因此，内容材料的详略先后、层次段落的划分等，都必须紧紧围绕主旨，让主旨贯穿全文始终。例如写请示，顺序上应先写理由，再叙事项，最后提出请求。详略上，理由部分应简明扼要，概括性强；请示事项部分包括意见与要求，是全文重点，要详写，要写得具体明确。最后，以模式化请求语结束。 (三)要做到层次清楚、思路清晰 层次的划分与段落的安排，具体展示作者的思路与文章的结构。应用文书写作中，要特别注意根据主旨的需要安排好层次段落，以清晰地展示作者的思路。如写事件，一般就有发生、发展、结局的过程，写问题就有暴露、认识和解决的过程，而这些都要求作者循着“开端→发展→结局”或“发现问题→分析问题→解决问题”的逻辑顺序安排层次。 (四)要适应不同文种的体式特点 凡文种都有相对稳定的结构体式，应用文书一般都具有严格的体式规范。应用文书的结构安排需适应体式的规范要求。这就要注意研究、把握公文和其他应用文书文体样式的规范。如写工作“通知”，要写通知的目的依据、通知的事项和执行的要求；写“经济活动分析报告”，要写基本情况、分析评价和建议；写法规、规章则一般要以总则、分则和附则作总体布局。 二、应用文书的结构类型 应用文书的结构类型，是指应用文书的文章结构在外部形态上所表现出的形式。应用文书的外部形态尽管各有不同，但大体有十种类型。 (一)篇段合一式 正文全文内容包容在一个完整的自然段内，即一个段落就是一篇完整的文章。这种形式常用于内容单一的应用文书，否则，难于把写作的目的原由、事项、结语三个层次都融进一段。 (二)三段式 这是短篇应用文书一种比较规范的外部结构形式。正文把写作目的原由、事项、文章结语分为三个层次。 （三）两段式 这是内容简单、篇幅简短的应用文书常用的形式。这种外部结构形式一般用于以下几种情况： 1、把篇段合一式中的结语部分单独列为一段，成为两段式。即行文的原由和行文事项为一段，希望、要求等结尾语句为一段。 2、把三段式中的结语部分省略，写作目的原由、行文事项各为一段。 3、在转发、发布性文书中，将转发、发布对象、态度，即批准、同意转发、发布有关文件的名称列为一段，把转发、发布的执行意见、要求列为另一段。 4、在答复性文书如复函、批复等文种中，将表示收到对方文件写为一段，且多为独句段，将答复事项及结尾另列为一段。 5、没有开头、结语部分，而将主体内容列为两段。 (四)多段式 它用于内容稍多、篇幅稍长的应用文书，总共有四个自然段以上。一般是开头概述情况、说明原由、目的或依据，结尾单独成段或省略结尾段，主体部分内容稍多分别写为若干段，各部分都不分条列项。要注意文章各部分的逻辑关系，给人以清晰、简明的印象。内容多、篇幅长的应用文书，一般不宜采用多段式，宜采用分部式或总分条文式。 (五)条文式 法规、规章和职能部门的一些行业文书，不少都使用了这种形式。全文从头到尾都用条文组织内容，显得眉目清楚，排列有序，简洁明了。应用文书中的条文式结构，一般可采用以下两种： 1、章断条连式。适用于内容多、篇幅长的法规、规章。这种结构以章为序划分为有关法规、规章的层次，各章下的“条”不依章断开另起开头，而是连续编号。这便于执行承办时援引有关条文。章下可分条，极少数还在章下分节，节下再分条。章、节、条均用小写汉字数目表示，如第一章、第一节、第一条。条下有的分款，款不带序数，一个自然段就是一款；条下有的列项。项冠以带圆括号的汉字数码，如(一)、(二)等。项下可分目，目冠以阿拉伯数字，如1、2等。 2、条文并列式。适用于内容不太多、篇幅不太长的法规、规章和其他应用文书。条下同样可分款或项、目。若是非法规、规章的其他应用文书，通常不用“第×条”标示，其标法形如：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”；不另以其他数码为序数。若是只有一层时，则以“一、”这类数码为序数。 条下的款或项、目独立成段。段间内容具有相关性。 (六)总分条文式 这是应用文书用得较多的一种外部结构形式，公文、规章、合同等文书，常采用这种结构。文章开头部分(即引言部分)先总说：或概述情况，或说明写作目的、依据、原因，或阐明主旨，摆出结论。后文则分条文分述有关内容，每条或说明事物的一个方面，或围绕主旨阐述一个问题，或分析事情的一个原因，或提出一项要求、措施、办法等等。条文的层级结构序数，像条文式的写法一样。有的在分条之后还有一个总说的结尾，形成“总说—分说—总说”的结构。安排条文的要求，与条文并列式结构一样。 (七)分部式 按这种结构形式，通常把文章分成几个大部分，每个部分就是一个层次。为了做到眉目清楚，每个部分可用小标题或者序号列出，但多用序号加小标题的形式。小标题或者作为层旨句概括该部分中心，或者提示该部分内容范围。这种结构形式容量较大，眉目清楚，头绪分明，适用于内容较多、篇幅较长的应用文书。工作总结、理论文章、调研文章等类文种常用这种结构。它常体现为应用文书基本结构形式纵式结构中的递进式结构，写作时一定要注意前后各部分由浅入深或者由实到虚、由表及里的逻辑顺序，以及各部分间的逻辑联系。 (八)贯通式 有人把它与多段式归为同类，但它与多段式仍有些区别。贯通式是围绕中心，按时间顺序、事物发展顺序或者事理深化、认识顺序，抓住主要线索，逐层分析、叙述说明，比较完整地说明一个事项、一项工作、一个道理。它不分条文，不用小标题，前后贯通，按自然段安排层次，以自然段落组成全篇。这种结构适用于内容比较单一的叙述性或者说理性为主的应用文书。 (九)表格式 这是应用文书不同于其他文体所特有的一种结构形态。不少经济管理的职能部门如工商行政管理部门、税务部门、专利管理部门等机构和不少企业如银行、保险公司及厂矿、公司等单位，他们制发的各种专门文件，大都采用表格式。表格式的应用文书通常有两种形式： 1、由职能机关或企事业管理部门事先印制好有关文件表格式规范文本，将有关内容分项列出，设计好项目和应填写内容，事先编制成表格文书，各项之后留下足够空白，让使用单位和人员按规定填写。有的规范文本甚至连文书处理过程中的有关程序如审查意见和审批签名盖章都印制在有关文本上。表格文书一般要注明表格的填写要求和注意事项。如申报专利、商标的有关文书，有些行业的专用文本如税务征管文书、财务会计文书等，都采用了这种形式。有时，这种文书还填写一式若干份，以利存查、验讫。这种形式的文书，方便了填写、处理和保管，是一种值得推荐的形式。随着应用文书处理过程中电子计算机等办公自动化设备的应用，表格式应用文书会越来越多。 2、作者单位临时撰制的表格式文书。这是有关职能管理部门或者企事业，为反映某一地区、行业或者企事业的某些情况，根据写作目的，将有关统计数据编制成表格。这样显得简明、直观，比只用文字叙述说明效果更好。一般要对统计数据加以适当的说明，对其中主要的、突出的数据，以及变化明显的数据加以必要的分析，使表格式文书的效果更好。有时，一份文书中还从不同角度编制几个统计表格，使反映的情况、说明的问题更加全面、客观。 (十)不成文式 这是应用文书特别是其中的告启类文书所特有的一种外部形态。它不像一般文章那样有完整的结构内容，开头、结尾、层次、段落、过渡和照应都不一定齐备或有明显标示，从其外部形态来看也不像传统的文章样式，语言表述方式也有其特殊性，通常运用图文相间的形式或者图表形式。典型的不成文式多是一些广告、海报等告启文书，有的还图文相映，很有吸引力。它同表格式文书一样，看似不成文，没有传统文章的形式，但表达效果常常比成文还好。运用这种形式撰写告启文书时，值得注意的有两点：一是告启事项要周全，不要把该说的内容漏掉，导致阅者无法获得完整、有用的信息。二是采用灵活多样的形式时，要注意重点明确，不要因图害意，让图画冲淡、掩盖了主要内容。 三、应用文书结构的基本内容 (一)标题 应用文书的标题通常有三种形式： 1、公文式标题。公文式标题程式性强，表达平直，主要用于正式公文。一般情况下，它由发文机关、事由和文种三项组成，人们把此三项称为公文标题“三要素”。 2、新闻式标题。新闻式标题即通常说的文章题目式，它又可分单标题和双标题。 单标题即单行标题，通常有三种标题方式： (1)主旨式。标题提出应用文书的主旨，如“必须加强社会主义精神文明建设”、“药品销售中回扣现象再也不能继续下去了”。 (2)事实式。标题陈述基本事实、情况，如“大巴山捕蛇严重导致鼠害猖獗”。 (3)问题式。标题提出问题，规范内容走向，如“职工的归属感从何而来”、“首都钢铁公司是怎样实行经济责任制的”。 双标题即只有正题和副题的双行标题，其中正题符合单标题的要求，更多的突出应用文书的主旨，副题则对正题起补充说明的作用，通常说明应用文书写作的内容范围和文种，如“艰苦的拼搏，丰硕的成果——××省供销系统1990年工作总结”。这种标题信息量丰富，表现灵活，简报、总结、调查报告等常用这种标题。 3、四项式标题。这是由公文式标题变通而成的一种规范的标题形式，通常由单位(或对象)、时限、事项和文种等四个部分组成，如“××市××研究所2000年度科研工作总结”等。这种形式的标题，程式性强，常用于应用文书中的计划、总结以及法规、规章、经济文书等。单位(或对象)、时限，可以视具体情况而省略一项或两项。 不管是什么方式的标题，作为应用文书，标题都要能显示主旨或者显示主要内容，这是硬性的要求，也是与文学作品灵活多变、异彩纷呈的标题之不同之处。 (二)开头 应用文书的性质和特点决定了应用文书的开头必须直截了当、开门见山，愈简洁愈好。开头应当点题或揭示应用文书的内容走向，并领起下文。常用的开头方式有： 1、概述情况。这种方式要求开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。报告、会议纪要、总结等常用此法开头。 2、说明根据。这种方式开头即引用上级指示精神或有关法律、法规，常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文，鲜明标示出行文有据，表明应用文书内容的权威性。通知、批复、规章等常用这种方式开头。 3、直陈目的。这种方式开头，常用“为了”、“为”等介词构成的主旨句领起下文。法规、规章、决定、通知等应用文书常用此方式。 4、交待原因。这种方式开头，常用“由于”、“因为”、“鉴于”等词领起下文，也可直接陈述发文原因。 5、阐明观点。这种方式开头先提出观点，或者点明主旨，接着加以解释说明，以引起读者的重视。 6、表明态度。这种方式开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度，做出评价，提出看法。批转、转发性通知多如此开头。 7、引述来文。这种方式开头引述对方来文、来电的标题、文号，然后引出下文。应用文书中的复函、批复普遍使用此方式开头。 8、提出问题。这种方式开头提出问题，提示应用文书的主旨或主要内容，以引起阅读者的注意与思考。各类调查报告常用这种方式开头。 应用文书的开头，有时是多种方式的综合运用。 (三)结尾 应用文书常见的结尾方式有： 1、作强调。正文结束时，对文中的主要问题作强调说明，以引起阅读者的重视。 2、作请求。正文结束时，写上请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助之类的话语。公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。 3、作总结。正文结束时，对文中的主要观点或问题做出归纳或总结，使读者对全文有一个较完整的印象。 4、作要求。正文结束时，提出要求、希望或发出号召。 5、作补充。正文结束时，补充交待有关事宜。通知、法规、规章等常用这样的结尾。 6、显文种。以模式化的方式把名词性文种作动词用，并以此结尾，如“特此通告”、“特此通报”、“特此通知”、“特此报告”等。 除上述几种结尾方式外，还有祝贺、慰问式的结尾，以及主体部分意尽即文完，不再另写结尾等方式。 (四)层次 每篇应用文书都是反映一定事理的逻辑体系，它包含着若干层次。所谓层次，是作者在表述主旨过程中形成的相对完整、相对独立的思想单位和意义单位。层次又称为“意义段”，它是作者思路的展开步骤和应用文书内容阶段性的逻辑体现。 应用文书层次划分的方式主要有以下几种： 1、纵向推进。这种方式按时间推移或内容深化来排列层次，其思路是纵向展开的。常见的有三种情形： (1)直叙式。这是以时间先后为序，按照事情的发生、发展、变化过程的次序安排层次。采用这种方式，一定要体现事件的过程性特点，表达上要注意突出重点，不平均用力。直叙式头绪单一，便于将事情的来龙去脉表达清楚，常用于内容单纯、叙事性强的文种。调查报告、总结的正文常采用这种方式安排层次。 (2)递进式。这是按事理变化、发展的顺序或对事物的认识过程来安排层次。在应用文书中，这种方式可以程式化为“叙事说理 结论”或“提出问题 分析问题 解决问题”等。说理性较强的文种常用这种方式安排层次。 (3)因果式。这是按前因后果或前果后因的顺序来安排层次，如应用文书中的通报，其正文结构安排一般先写通报原因，再写表彰或处理意见，行文体现由因而果的逻辑顺序。 2、横向展开。这是按事物的不同方面或不同类别来排列的层次，其思路是横向展开的。 这种层次可具体分为两种方式： (1)按照空间位置的变换来划分层次。 (2)按照材料的性质或内容的特点划分层次，多用于内容较为复杂、涉及面较广的应用文书。 这种横向展开的方式在应用文书中使用相当普遍。 3、总提分承。这是一种辐射式展开的层次，鲜明地体现着领属关系或整体与部分的关系,其特点是中心突出，层次分明，条理清楚。这种层次在应用文书中，多为先总后分，也有从总到分再到总，很少是先分后总的。应用文书中的通告、通知、会议纪要等的正文结构常呈现这种层次。 4、纵横交叉。这是将纵向推进和横向展开综合起来交叉安排层次的方式。采用这种纵横交叉方式要注意有主有从：或是以纵向为主，以横向为辅；或是以横向为主，以纵向为辅，不能平均用力。一些内容复杂、时空变换较大、篇幅较长的应用文书往往采用这种方式。 (五)段落 段落是文章布局谋篇的基本单位，是作者为了表达文章思想内容而做出的划分，习惯上称做“自然段”，一般有换行空两格的明显外在标志。应用文书正文分段的目的，在于清晰而有次序地把内容展示出来，它着眼于表达的效果。 应用文书正文写作中，划分段落的原则是必须做到单一、完整、有序与合理。单一，指在一个自然段里，只说一个意思，不把其他无关的意思混杂在一起说。完整，指一个自然段把一个意思说完全，不残缺，不留尾巴，除为了特殊的表达效果，一般不把一个意思分散在几段去说。有序，指段内的句子之间、段落之间的组合关系要合理，要有逻辑性与连贯性。合理，指段落的划分，要注意长短适度，匀称得当，既要服从应用文书内容表达的需要，又要注意应用文书阅读者接受心理的需要。
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