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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
1 r0 U6 k7 q9 \- f/ P: B3 `
6 R/ s6 L M& A" m) \老秘回答： 1 I, ^% m. q' L1 ]& n" y A# Z
$ [# o: {- L& z1 ^& h1 D会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
0 ]" u# u1 ?. s2 `. q5 J + X% V2 F: H' E$ S8 M$ C2 d
●使会议开得卓有成效 ; w+ w' r; R! _' ]+ ?- A
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
* T9 S) }6 L3 l/ B 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ; ]6 Z2 U7 |- F& Q5 U! ]
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
I: k- J9 r; x, Q( y" F 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 & p. L0 G& V9 @% j: e+ x
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 & L5 _3 B6 h- \/ f3 e
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
- c" _" U2 P3 i" j3 { 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
5 X" d. R/ X9 q; Y, d4 A# g 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
3 j3 Z4 M' z- v2 m$ u3 e! e/ P 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
9 A) u# D* H6 d" Z5 Q; z 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
/ F# K' O' y4 h9 ?- M* O$ S 10.信息要加以选择，避免过多。 / U* v0 U! h! `* a" M# a, y
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
7 E1 W5 A5 h# M" W' [# O+ p0 o: _4 z" T 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 ) n, U& b) y* N7 e% I
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 ) _3 j/ u2 }: D: M% T, K8 Y( X
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
% |0 S i' t9 j% J) Q( s Y 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 # \- u. w: D# K
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
) s- h% P, k/ Q. q6 R+ h8 ^ 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
Q6 E( t( {# M3 y0 \" o 18.会前先拉几个盟友。
* _; P0 B/ w4 k' h% r/ N; ^ 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
+ X( X# a: G! b4 J! k 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
# ?: X7 t( j- a3 T$ n* } ●会议准备
+ A: x7 ^7 \4 F$ H 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 ( A' ?# S7 i7 b8 [) l5 k
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 4 R/ K+ G- B# g Y
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
) n. C2 Y: a3 [7 W 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 + _' m& J2 }7 s( |4 H' e! n
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 ( }6 }- p. N. c$ R% |2 u3 ~) D0 |
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 % _- d# u! R F9 }* u
26.任何议程变动都必须通知主持人。
Z) U; Y( C% V 27.议程要尽可能短小简单。
2 y: A: ]$ P4 r 28.尽量将议程限制于一页纸上。
3 i/ w# k- Y; I4 c7 g- Y8 e 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 2 F8 G# v0 w& p3 S" f
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
' H9 T Y7 Z+ l/ w# \- Q0 g 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
$ l, W0 m t& N 32.必须将电话转移出会场。 : t: z+ N j) W, }8 z
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
' z- R/ h, {- l/ l+ L 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
+ o1 m D7 Q2 p" k 35.要找个确保没有干扰的会场。
$ P3 Z! S; i. n' m 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
$ y4 E4 C6 {* _) _8 T+ C5 W7 N 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 # }3 ?1 ^/ [# j. i
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 0 Y! }& `, O2 F! m
39.座位之间应有一臂长的间隔。
. s1 `# b6 W- P 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 4 I9 P5 l9 W: E$ r/ Y" r8 w
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
' J5 ~) Z7 V, }8 B' Z 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
2 D( U% E, T3 d) V1 X 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 8 ]& {- h7 k1 ?4 A9 L# W
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 / Q" E2 X/ w2 d, w
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 0 s9 d. N5 \$ g0 V1 h7 f
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 ; z- m) P" [" U$ |* U3 H/ L+ e# `
●出席会议
- ]% R" \! O' f 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
4 ^: r3 l+ S0 q" l! P 47.会前拟出自己的发言稿。
% i* h9 T4 T, [+ b; G# d b0 J5 X 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 % X% ]6 y# c: K( D6 T! i5 b8 Y
49.要保持积极的脸部表情和音调。
- L1 a5 h% n% A9 S+ u9 r 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
3 `: ~0 X- ^1 P F! y
* [& h, q9 L1 a+ ~8 { 51.开始发言前先作深呼吸。
8 M) z# _: W/ J( M- A, K. j 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
6 S; c$ x- F: ] 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 * b2 V2 L" v, K# T1 G0 d
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 ! F+ u) U# l2 a$ N- {/ j5 S, H. F
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 G2 D4 f! x T L- G" r' `: z
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
$ P1 B# m3 ~7 V. Q 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 . N# p5 M" a; q/ p: ?
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
! V6 I. P" I# ^% n. u% {3 \( r6 e 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 2 [% T) t1 @4 S i; r: [
60.必须按照议程顺序作会议记录。 9 z+ W8 S: W/ v6 S& h0 K; r
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
; `8 |, x- M% o/ `& h4 o' y4 T 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 ! m% a* Z, l! N( C
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 7 S' \ ?# v$ Q
●主持会议 ! F5 p/ f( A6 w3 Q# e
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 " Q- i# @0 V$ U; B) i1 R
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
1 S/ k8 Z) I+ u 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
) Z+ k7 @) c" n9 I" ~% h 66.尽量于会前认识新来者。 $ R) o/ e! g2 j" Z7 w1 H
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
, T; ]2 L6 o! s' O: @. T: R, ] 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
v% V$ E: X4 z' T, B9 S( T4 E' Z 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 ) M2 L* D8 J, M: x. L3 } F9 J
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
1 d- m8 k6 z' o* M 71.要制止支流辩论和私下交谈。
. N& I/ ^# ?; a' A, h# U 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
. `& x* d- b) @! f5 P, k) a, R 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 3 x$ f1 K$ W% J* a! i* j2 ~# ` t( V
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 ! w- R2 v% S5 }* m
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 $ b; p$ L! X% L0 c7 i% }
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
4 I2 G; K2 {; W2 `* v( ]# r 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 6 W$ q! F. X; a, |0 S0 Q3 j7 Y
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
5 K* v* z6 q+ a# l% r% F m, N s 79.必须清楚每次会议的规则。
7 v1 X. g5 s8 B5 A/ _6 ^2 N 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 / ?/ Y U7 W" ~5 z
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 # Y' A- L. m* m; v
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