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网友提问： 7 n* @$ X- P2 K8 C+ @4 L
: o3 A' d2 y& \- F; w现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 2 [; _2 @5 A& W
3 e5 |6 x) q5 P4 Z3 a老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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/ f' L7 J7 b( Q5 H/ ~+ M●使会议开得卓有成效
0 \1 C$ e- B4 K" j; x: j 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 ' D6 R" W9 \( G* ^; S8 G3 A
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 1 I% h! A% M* C
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
5 E$ Y* q: x- b$ H 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
! G; D$ U/ g* s4 O) Y E 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ; [1 I$ s- |' H s; \# F* y( v! ?
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
: t. h& ]5 \1 \! B" u9 o/ g+ W. X( A 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
+ `$ \. x1 P, i7 x! R. n3 p 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 8 V+ x' G. M9 X) O j: l
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
r* J- u* y4 O) f 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 * i3 d4 }# X* V4 ^( L
10.信息要加以选择，避免过多。
5 `4 Z5 B) i6 K 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
8 E- y# J4 a' q2 ^ 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 0 A0 z" M. J: }# Q8 n
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 4 H9 B/ Y% f+ _8 ?' t, v* R4 R
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
9 {+ v$ B0 g' i% @! j2 G 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 6 |# i2 U( t, U) N- q
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
4 b6 t7 u' z6 @( h' H J8 m, ] 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
/ m2 C2 {, V2 E2 x! _% n 18.会前先拉几个盟友。
; U# \1 T! q9 Z% b/ q( n* v% s4 G 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
\! o" M/ z; ]. J3 A2 v 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 6 D# x, h7 ~& [3 p' N8 z5 ^
●会议准备 6 t% d+ H8 x! h% X% ~& X2 }
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
! d$ s3 f0 ?0 c9 y" }. f 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
* ~; ?# b7 ^ f2 B 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 ) y% |2 n h4 n1 |
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
. e8 ^8 R$ L+ d 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 $ i3 |- x$ C7 Y
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 3 K5 M; O1 o2 i/ E6 e
26.任何议程变动都必须通知主持人。
2 E7 t" W1 n! T8 w* H0 B 27.议程要尽可能短小简单。 5 E" P. `# c7 w) `# S4 X
28.尽量将议程限制于一页纸上。
0 k1 G, H( Q7 D) e 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
( V: |: ~5 z2 k) M 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 ' c! s3 @; P9 f- O( K
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 Q5 Y) W6 ^3 ~( H! m/ j
32.必须将电话转移出会场。
8 Z8 Y0 J: V7 q* T 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
2 {. z6 y) `7 _; }4 O X% [ 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
6 H" S# r# W' s6 x5 p 35.要找个确保没有干扰的会场。
! l# t9 t3 J' ^% E0 Z; N% d 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 5 B/ [# `9 c8 Q) ?- z4 L' a% D% R
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
; C- ^2 R: V: T& {. J8 F- }, N$ c7 y 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
5 h6 i; e) `* x4 @ T 39.座位之间应有一臂长的间隔。 % ~5 A7 o: q8 U7 R# q
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 " S: _' @. \3 L5 d+ Y9 V
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 - j0 i. Y, T1 n3 o( x( y
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ( R. s3 D) V( y, s( R2 j
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
8 \6 S- T( Y& L; {: v 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 . v2 s) ^& M' M' D
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
( r" @/ M( s- ]# A! } 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
; S$ w) f$ J3 m# d. y$ i ●出席会议 * J# j3 P$ M* B. a
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
) Q6 Y; k; ?( {- H! @ 47.会前拟出自己的发言稿。 / s) c8 H- U+ D3 u3 S" d
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 ) |& q- f" G( T/ p' U
49.要保持积极的脸部表情和音调。 3 e, ?4 O F& M% t
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 " s/ C; v- f5 C$ [2 E, {7 \" ^6 m
' n+ o" z5 {& f& U4 H! Q7 j 51.开始发言前先作深呼吸。 N0 E$ ~+ g) I5 S+ ]' C
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
, W. s, F6 m) u& W/ i8 F v- h 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
6 E7 d @7 c9 c9 y; w3 |5 m 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 9 U, l E' y$ W3 |. W- z
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 % _ B# c0 d; I" k( s
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 $ E5 H/ {1 n% E
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 + Z- p' H! D, O5 A' ] F" m
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
; F/ c3 x; {9 n8 v q9 X 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
# L' a, [6 `4 s: M- C 60.必须按照议程顺序作会议记录。
( I7 Y: [0 q# `6 [0 e 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 ) {/ B7 L0 X* d1 C$ x! k
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
: w0 ^# o* R- G! L 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
2 C5 E0 P; r8 k0 P3 I ●主持会议 , ]% P+ \3 a/ P6 Z [+ n
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 " |/ p; O. y) ^6 z
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
: u6 u4 K0 y1 S @8 d' U2 K3 T% s 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 , L) s( C7 B s5 R4 c' |
66.尽量于会前认识新来者。 ) U* C8 e. C( h/ t. d0 h- k. p
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
; x# e3 |* |/ w3 C2 L [3 F8 Y 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 8 P, L4 o0 i, _7 p6 ^
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 # V! k4 R0 N3 Q5 u. G0 [1 b: S
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
/ h8 q, `8 S' o3 i4 L; N 71.要制止支流辩论和私下交谈。
1 I$ W4 k: |0 B! R! M8 A 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
, N* l5 t- J( i3 j 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 & e1 K8 B& I6 W1 B/ ?$ `! M: p
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
5 t$ p: ]3 R D$ w. U5 q 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
7 Z( J. j/ i( u' H8 _& ` 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
+ [8 O3 ^6 n1 Y1 A, r/ Q' G 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
4 ?! N/ t ^1 g# F! S8 B. s 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 1 f9 D7 Y+ V3 a# N
79.必须清楚每次会议的规则。
; I d: j2 C* p4 F) D6 l 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 6 L- D, x6 @) Q
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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