关于推进秘书工作科学化规范化的思考

　　秘书工作是我国、也是世界上有史以来的一项重要工作，历来都得到国家、社会各界和人们群众的关注。我们党和国家一贯高度重视秘书工作，并对秘书工作给予了厚爱，寄托了厚望。如何做好新时期的秘书工作，充分发挥秘书在建设有中国特色社会主义、实现小康目标、促进社会和谐中的作用？我认为，首先应全面了解和掌握秘书工作的内涵、历史、作用，同时要认真分析和充分认识当前秘书工作面临的困难和问题，更重要地是最要紧跟时代发展的脉搏，按照以人为本、科学发展的要求，逐步推进秘书工作的科学化、规范化建设。

　　一、秘书工作的深刻内涵

　　秘书工作是一门科学。对它的内涵，还在进一步研究和探讨。词典上解释秘书工作是“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常事件”的一项工作。我们从实践和发展的观点分析和理解，认为秘书工作的内涵非常深刻。当代秘书工作是一项服务党和国家，确保政局稳定；服务人民群众，维护百姓利益；服务基础基层，推动经济发展；服务各级领导，当好决策参谋；服务社会各界，促进社会和谐；服务干部职工，做好后勤工作的重要职业。它涵盖着政治、经济、军事、外交、文化、教育、卫生、生活等各个方面，具有政治性、法定性、权威性、效应性、时效性、科学性、服务性、机要性和专业性等特点；它有宣传方针政策、调查研究实情、提供决策依据、起草文书报告、解答问题咨询、接待来信来访、办理相关案件、处理日常事务、统计呈报资料、发布储存信息、协助管理财务、处理日常事务、开拓涉外窗口实施改革开放、做好保密工作、情系国计民生、促进经济发展、维护社会稳定、确保国泰民安等等职能。

　　二、秘书工作的渊源历史

　　秘书工作有着悠久的历史，它与人类社会发展同步。我国公元前3000年至2500年，就有了文字的萌芽，到殷商时期已经形成了相当完善的文字体系——甲骨文。随着生产的发展、随着阶段的产业、随着文字的出现、随着国家的形成，便始创了秘书工作。夏商时代便产生了从事文秘工作的官吏，出现了初级秘书工作；西周至春秋战国，确立了秘书工作由御史和尚书等官吏承担；秦朝由丞相府负责；西夏承袭秦制，东汉时改为尚书台专办；魏晋南北朝演变为“尚书、中书、门下”三省制；隋继承了魏晋南北朝的“三省制”，唐时确定了“中书出令、门下审议、沿书执行”办法；宋朝采取年政分立体制，行政权力集中于中书省，军机大权操在枢密院，秘书工作亦按这两个系统开展；元朝中央机构实施“中书省”一省制，并加强了地方的秘书工作管理；明清逐步演变为内阁制，秘书工作组织得更细密，更完善；1911年，辛亥革命的胜利，结束了两千多年的封建君主制，建立了资产阶级的南京临时政府，同时对秘书工作进行了改革，从中央到省均设置秘书机构，颁布了公文程式条例，废除了封建王朝的“制、诏、浩、敕、表、奏”公文名称，采用“令、咨、呈、示状”等五种公文名称，建立了秘书工作体系，为我国近代秘书工作的发展打了好的基础。国民党政府于20世纪30年代围绕提高行政效率，开展了文书档案改革运动，出现了秘书研讨工作，为我国文书学的形成提供了条件。然而，历代的秘书工作都是为统治阶级服务，所以其改革发展均有着局限制、片面性；辛亥革命胜利后的秘书工作改革，由于其反帝反封建的不彻底性，秘书工作的改革也是不彻底的。

　　三、秘书工作的重要作用

　　秘书工作概括起来，大致有以下八大作用：

　　一是参谋作用。当代秘书工作者，依据自己的职责，依据自己对上情下情的理解，依据自己的聪明才智，向机构或负责人提供情况分析、决策依据，起好参谋作用。

　　二是促进作用。当代秘书工作者，根据党的路线方针政策，根据机构或负责人的发展规划，奋斗目标，广泛开展宣传，起到鼓动效应，促进事业发展。

　　三是服务作用。当代秘书工作者通过宣传发动，提供信息，传播经验，推广典型等办法，对机构及负责人乃至全社会起好服务作用。

　　四是桥梁作用。当代秘书工作者通过参加会议、调查研究、上呈下达、信息反馈，起好桥梁作用。

　　五是管理作用。秘书工作是机关、部门、单位的中枢机构，当代秘书对文书、档案、后勤等等一系列工作有管理权，应起好管理作用。

　　六是保密作用。各级办公厅（室）既是各级的办事机构、服务机构，又是保密机构。各机关、部门、单位的机密，要基本上都要集中于此。为此务必起好保密作用。

　　七是指导作用。按照党中央、国务院规定，从中央到地方，上级秘书机构指导下级秘书机构的工作，上级秘书机构负起指导作用，下级秘书机构接受上级秘书机构的正确指导。

　　八是保障作用。各级秘书工作按照“准确、及时、安全”的要求，加强检查监督，及时督查督办，保障党的路线方针政策，国家的法律法规，机构的各项任务落到实处，起好保障作用。

　　除此之外，秘书工作在政治舞台上也有着至关重要的作用。唐太宗曰“以史为鉴，可知兴替”，汉武帝时的中书令司马迁作《史记》，给后世至今提供了博大精深的人生智慧；二战时期，苏联东有日本、西有德国，面临两面作战的危险，苏内务部主管贝利亚根据斯大林的指令，拟了“斯湟克”行动计划，经苏潜伏在美国总统罗斯福身边的间谍怀特两次起草对日《备忘录》，并经罗斯福签署交日本，激起日本偷袭珍珠港，挑起太平洋战争，迫使美日开战，解了苏两面受敌之危。

　　四、秘书工作取得的主要成绩和面临的主要问题

　　伴随着时代前进的步伐，秘书工作取得了长足的发展。

　　一是逐步走上法制化的轨道。党和国家颁发了《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》，使与秘书相关的一些工作做到了有法可依。

　　二是机构逐步健全。全国党政军系统分别设立了中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅；省部级、省部级以下至乡镇均设了党委、政府办公厅（室），行政企事业单位乃至民营企事业均设了办公室，可谓机构健全。

　　三是秘书工作的地位不断提升。随着秘书工作在社会各个领域所超的作用越来越大，它所受到的重视度和关注度逐步提高。从中央到地方各级党委、政府对秘书工作的领导力度不断加大，各级各部门对秘书工作的投入不断增加。从我老秘网县近年来看，每年都召开2次以上的办公室工作会议，会议的规模和规格是史无前例的。同时，我老秘网县还先后组织开展了全县优秀秘书评选活动，办公室优质服务竞赛活动，办公室优质服务知识抢答赛以及秘书专题培训、参观学习等活动。

　　四是逐步实现了办公现代化。以电子计算机为核心的自动化设备，已进入了各级办公厅（室），先进的技术运用和秘书工作的研讨，保证了秘书工作的科学化管理水平的提高。

　　五是制度逐步完善。国家对秘书工作范畴，实施了统一管理办法，制定了《国家行政机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》、《发文稿纸格式》、《文书档案案卷格式》、《档案著录规划》、《机关档案保管期限》等等。

　　近一个时期以来，尽管秘书工作取得了可喜的成绩，但是按照形势的发展要求，尚存在一些不容忽视的问题，主要表现在四个方面：

　　一是法律法规不够完善。国家颁布了《档案法》、《保密法》，尚未对秘书工作予以立法或颁布《条例》。

　　二是少数领导不够重视。主要表现在少数部门、单位没有很好地把秘书工作纳入议事日程，人员配备上持一般化的态度，忽视秘书的重要作用，在设施配备上投入太少，对从事秘书工作的人员关心不够。

　　三是秘书队伍整体素质有待提高。少数秘书工作者没有经过专业学习和培训，有的缺乏爱岗敬业精神和责任心，甚至产生厌烦情绪，造成工作效率低。

　　四是设备设施滞后。一些单位，特别是乡镇办公室的设施设备落后，不适应当前秘书工作的需要。

　　针对上述存在的问题，我认为在以后的工作中务必加大七个力度，力争做到七个“确保”：

　　一是加大宣传教育力度，确保思想认识到位。各级党委、政府和新闻媒体要大力宣传秘书工作的地位、作用、业绩、先进典范，使整个社会更多地理解、关心和支持秘书工作，增强秘书工作者的工作信心和激情。

　　二是加大组织领导力度，确保各级重视到位。各级领导要进一步重视秘书工作，切实加强对秘书工作的领导，作好机构设置、人员配备、设施添置、晋升晋级等方面的文章，关怀秘书工作者，逐步建立秘书工作者的用人和所拔机制。

　　三是加大设施装备力度，确保经费投入到位。秘书工作效率的提高在一定程度上依靠现代化的办公设备，因此，各单位、各部门要增加经费投入，及时更新办公设施设备，为秘书工作创造宽松的硬环境。

　　四是加大自身建设力度，确保整体素质提高。我们的秘书工作者，肩负着光荣而伟大的使命，特别在当下更要适应国际、国内发展的需要。因此，务必加强自身建设，保证政治素质、业务素质与本职工作相适应。在政治上，务必认真学习理论，树立正确的世界观、人生观、价值观，树立远大的理想信念，坚决执行党的路线、方针、政策，国家的大政方针，严守党纪政纪，行动上同党中央、各级党委、政府保持高度一致；在作风上品恭正直、廉洁自律、清清白白做人，踏踏实实干事，不谋私利，两袖清风；在工作上要做到爱岗敬业，热心服务，积极向上，开拓进取，勇于创新，不断刷新成果，创造新业绩。同时要努力提高业务素质，刻苦钻研业务，力求业务上全能，至少一专多能，以适应事业的需要；在为人上要谦虚谨慎，尊重领导、团结同志一道工作。

　　五是加大制度建设力度，确保管理措施到位。各级办公厅（室）在认真执行党和国家颁布的法律法规、规章制度的同时，要认真制定、完善本单位包括文书、档案、保密、信访、服务等在内的秘书工作制度；制定和完善包括厅（室）领导、各工作人员的岗位责任制，做到用制度管好人、管好事。

　　六是加大优质服务力度，确保工作的满意度。秘书工作重在服务，因此秘书工作者应该热心向上级、本级、下级、人民群众、社会各界、领导、同志，提供高效优质服务，力求各方满意。作者：张志毅