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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

$ R" v8 H8 C3 k5 w mso-font-kerning:0pt">2012 ! m, d8 {! z* ~9 X font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

! `4 I2 C3 ]9 L; I' N+ B' L2 ~/ | # c( }) e# y6 {- n7 f5 g6 |% V8 \) ]( v

$ F( N! A! ~* v" y8 M# ` font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容: u! H8 a' v; f5 Z6 v color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

' B& u+ x# j( \5 ]" a4 F . c5 ~ ]# [6 J) K6 _. K7 B. Q9 W

0 G; f5 \3 y" `( T0 L1 D. { mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。# y6 L( x# M: s6 d# d1 Ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

# `0 C' d8 N5 X. j' K. [; r7 _' x

! p2 d# n. \7 x+ _ mso-font-kerning:0pt">1. $ L0 r# [4 A* r3 H! B" z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

I# K: A' I: m6 g9 ~% t6 M3 I& ]5 i% \

' q' @5 N% q4 n6 k& [ U1 x4 F mso-font-kerning:0pt">2. ! X; ]! `# Y4 Z" [4 L 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

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+ Q& G2 K4 Y8 j" l* E- J1 t# O$ ^mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。. Z- p+ t0 z; V color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

( b7 O x1 O5 L( n- |/ a5 P3 D: ]# M1 Y

; g* K# d* G1 A# O, P mso-font-kerning:0pt">1. ' k2 v+ P' P# E' F& y1 o* ]5 z0 ] 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

' T* n- Q9 ~+ h6 A+ M4 ^6 r; _ & `: H7 z: E, R8 E

* h# d$ H3 I& o5 J/ {6 Imso-font-kerning:0pt">2. " k; b9 W( x+ D' Y! W) J 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

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1 S! {0 u7 I( k# |& D6 ^ mso-font-kerning:0pt">3. $ K0 k6 ]: c5 d, b 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

6 V* o; u/ `2 h2 h# T8 v 5 |" B+ G `( b5 D/ t* @

Y) T7 C4 W5 G& |8 Mfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;0 s# [4 v/ b! A) k6 \( Y2 I& S* q! ^ color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。" B" s5 W9 W+ [) q! b. T mso-font-kerning:0pt">

3 C `* g( h9 `$ w! @ + C; E- ~3 a, n' h

/ i, r. y S' F8 _2 Dmso-font-kerning:0pt">1. 8 ]! M; U5 Y9 x9 P) j 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

$ q4 U$ ~8 y- a3 x: n' p0 V# o7 P* Y! s7 _0 t' j9 Z# p% a' b

& E$ f- Q6 s' l! ?& Omso-font-kerning:0pt">2. 0 m& }- p1 a# {1 Q$ {8 s8 n* v 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

' `' V& H6 F$ M& ?3 {* m0 r# R3 f4 T" z3 Z% Z

. p4 } ?. }9 Q& O' i mso-font-kerning:0pt">3. 4 \9 J! C. a) j+ ~5 B! X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

# u" l5 F/ p6 R, B4 w& N" C6 d; H3 g: r

5 \$ {. d7 s/ \0 k1 _0 B mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。& m) s9 a8 [6 gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

8 y. s+ K; w7 M& t% M9 N & b0 [- Z7 j* C( B5 u

9 u! z2 S: K" e6 Y$ gmso-font-kerning:0pt">1. 0 H) b% V# C, ~ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

. U/ [1 C: x5 o: s& A6 A8 w% f: u6 N ' p; l- b% A2 v

2 v% g: d A Z4 ~. M" Zmso-font-kerning:0pt">2. , [, O2 K/ c( \2 z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

* S1 h3 @, I, f! b$ q7 _) s - D; Q% k* R0 s: v* ?

4 }$ C& m' Q$ z P; N$ Hmso-font-kerning:0pt">3. 2 K* R& n8 H$ ^# f( d# s" D: J( e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

# d4 i7 |. B5 k+ {. m! l, m8 R6 ]- [2 [/ w

- {/ t2 y: `- @( f+ d4 x$ M) U0 J mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。+ J# Q" V- D3 o" i+ s$ ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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4 J! p& Y3 x* Q2 e- I 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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' y2 r+ {, E/ `. J" ? font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考1 B2 {% C! A0 p3 O& G& B: W8 c' ^. S color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

' U- E1 g3 K1 D; {3 d J % D6 i& T7 M, M1 x' {- _

* M4 L, K- u- V% x) r2 {12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: : ^6 K% Z3 k9 u( N' y2 K5 I% Q/ g0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

' M( X# g4 w9 J0 S% `6 | 3 ^0 _3 G" s: u/ E" ]' F1 q; N: `6 K# x+ K color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: D* G! o1 i) _$ o& b( VAR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ; q/ j7 s9 v# s6 H. P" S color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: |. ~: D/ X1 U" c7 t3 tAR-SA">)

 

精彩评论4

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tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。! T% V% T5 A9 R8 Z* E6 C
 
yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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