如何做好会务工作

编者按：搞好会务是办公室的基本职责之一,是一项经常性工作。会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果。那么在会议的安排和组织上，我们该注意些什么呢？

会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:

    一、会前准备工作

    1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

　　2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

　　3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

　　4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

　　5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

　　6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。

    （1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。

　　7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

　　8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

　　9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

    二、会间组织与服务工作

　　1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

　　2.搞好会议签到、材料分发。

　　3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

　　4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

　　5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

　　6.做好会议记录，写好会议简报。

　　7.组织照相。

　　8.为与会人员预定车票、机票等。

    三、会议善后工作

　　1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

　　2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

　　3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。

　　4.做好会议报道工作。