如何规范会计档案管理工作

      会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据.加强会计档案管理对于一个单位乃至整个社会来说都是非常重要的. 会计档案管理是会计工作的重要组成部分.必须强化会计档案管理制度,有效杜绝管理漏洞和违法行为,规范会计材料的立档与保管,针对会计实务中的各个环节,着手于基础,着力于规范,夯实会计档案管理基础工作展。

      当前在会计档案管理中还存在着一些问题

      1.会计档案保管不规范。有些单位会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位领导由于不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保存会计档案，还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或堆放在某个房间中。

      2.会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员盖章，会计凭证装订封皮上项目填写不全；有些单位的会计档案工作处于混乱状态,会计凭证、会计帐薄、会计报表以及会计文件资料在使用和存放上混乱放置,活页帐簿没按统一标准填写封面,会计报表各月份分散存放.会计档案移交时双方没有按册清点,没有移交清单,没有按照永久、定期两类分别保管,查找起来非常困难,对于销毁各种定期作废档案不及时,造成会计档案积累过多,无处存放,给管理人员的工作带来很多麻烦.有的管理人员根本不懂得档案要按编号由左至右,由上至下排放,这样使会计档案既不规范也不美观,而且给会计档案的管理和利用工作带来了极大的不便.有些单位甚至出现了用铅笔结账、制表等严重违规行为。

      为消除这些问题,应从以下几方面着手：

      1.规范会计档案立卷。装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，粘封装订线，并在粘封处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放人会计档案(凭证)盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须进行封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页应该保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后需将装订线粘封，由会计人员在粘封处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。因会计月报表与会计决算表的保管期限不同，必须分别装订成册。

      2.规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，要明确专人负责保管工作。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的财会人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交局档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。

      3.规范会计档案保管期限和销毁。各单位的会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案保管期满，需要销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务时为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财务会计部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案以前，应当认真清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。

      会计档案管理工作是财务管理工作的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接影响整个财务管理工作的质量和水平；加强会计档案管理可以促进会计人员素质的提高.档案管理是一门学问,里面有很多新的东西需要会计人员去学习、去探索.而这个学习和探索的过程,自觉不自觉地就提高了会计人员的业务技能和自身素质.加强会计档案管理可以推动档案管理工作的发展,只有会计档案管理工作做好了,整个档案管理工作才有可能做好；加强会计档案管理可以促进一个单位财务管理工作的提高，使会计档案的管理工作更好的适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要。文/张娜