第三专题
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加强办公室建设与管理% @. T4 p v Q/ V% c. R* g
1 @/ G( ~( s4 ]2 |/ u) x一、办公室人员岗位认知与基本职责- }2 Q, B5 s R& g
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二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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" ^ K5 w# p* S7 k四、加强办公室的日常管理- X3 `1 Y/ \ b3 ~1 N* n1 ^
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一、办公室人员岗位认知与基本职责0 g- x0 S( i. k" l) _; Q! v( _! Z7 A
# C% |9 T0 X: S（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。% W5 q8 G$ p9 K% C! h
8 m1 b" X3 [- _5 k! C1 B0 j联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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/ ~ H5 O- o; S$ c- d6 A# b* F职能定位：0 ?) h+ ~( y" n6 K3 g* e8 _
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。 g" V4 K9 {2 @' P& C
; w; ]5 ~! m+ S# C/ `4 q一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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/ H8 Y& y) a5 k! _按性质分：" s/ r9 }/ L1 i* F6 ?
2 a# w6 c- c" i+ ^程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：* X6 J) m1 a1 g2 s
1 w# f( _/ p. W$ w/ j. W. T1 K. \办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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; N0 V, G# w) d2 K% D$ a综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。5 {1 ?- M1 }# D2 f
% n& e6 D" o! D( d! i8 C$ }一、办公室人员岗位认知与基本职责（
2 S: _, l( e( L$ U( |
, m0 k t' O. K% j三）办公室人员角色定位4 C3 l- U8 `7 E
! q+ n2 @/ G( a- ?, x办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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_7 T! T- a9 I% v: o3 Y8 n2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：3 }9 X5 W% J9 j% i5 P
) T! I! H1 @3 q5 T! v一、要讲事业心和责任感；. W& n* `1 n4 v
5 c% \& w- H! G二、要认真细致；) k, V( r M9 a) L
2 Z* J6 B; I2 v4 D; G三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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8 C/ t* B7 a7 K四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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9 f( k9 P8 l# `" i# X& r* j) d3 ]- R9 d3 ?1、思想素养
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# {+ s5 d/ [6 q2 `$ C5 n热爱本职。干一行，爱一行，专一行。0 w/ V! Y& t: o
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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3 f# d' Y. S$ l! U# e8 k1 u' ], v踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求0 g" F0 J( ]' o1 @
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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3 z7 V$ f- T1 G" s: i3 S( v4 w思维能力。善于思考问题，抓住关键。 c+ ]1 `5 z2 t! H; `
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。6 R" e+ C7 x- ~' U6 o
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（四）办公室工作对人员的要求6 G) v. N# ^1 u
4 V0 G, V& h1 B/ B. [: d/ i3、心理素养$ \# D: u1 m+ g1 Q" {& k/ u5 r
; p! g% z$ r7 X% w1 V' F心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。1 S4 {) j8 _/ G; U2 y5 F( T) S
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调控力(控制情绪的能力)。
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& ~; F. f/ s/ m意志力。5 t' M& |% V! |1 t5 u8 w& n
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（四）办公室工作对人员的要求; S3 _& q1 B2 g, k% R8 y) T
/ N" |/ o7 ]$ S4、角色意识
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1 J6 l/ Q' |- u' p' U& k! Y- [& ^做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识0 ?$ b1 ?) H3 P* W% O2 n" ^
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责任意识1 ]4 f* o1 W9 m4 ~. W" G! Y# N
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创新意识
, z2 |# @# i+ e& t4 c- N2 V
$ B" L6 k; s0 U# a0 a奉献意识
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' }% F6 _2 N. K+ @1 s* K" ^6 Q信息意识; q1 A2 {! j# `3 a: r) V1 D7 _* s
1 @/ @" f- Q% T7 s8 z. x: a1 w g程序意识
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学习意识
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]0 t7 ]* n- k/ }. {' O（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目8 E& y2 I, K- f% z2 Q" K/ I4 z
8 ^& m6 A5 K' U" r' Z* {( Y- A1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
1 B5 t, r1 ~/ g9 s5 f! z
0 I! N6 b3 f* d0 `3 D他是否了解你的目标和意向?1 H* l- r+ a% k
% E; r" B% F% R( n
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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6 F ^% T e" e2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作? Y( j3 Y* k$ O
! T9 m3 `" P* @6 [
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促? e3 V! K# K9 g c, w% B! K
) D; L$ r: |9 u/ R9 N) M他是否很会安排时间?4 @% r4 W3 N6 a5 q4 L" S
- v% H+ j/ v% J- ]
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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9 X2 }* y: L5 ^0 E7 t领导测评办公室人员的20道题目# I+ |7 l4 Y1 l
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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- f0 E4 ]7 Y4 H$ n% |' N& K/ n" \能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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6 p4 ~# p' A1 p# B能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?0 Z' l$ y% r! w) V6 ?* p( a6 s
4 J0 f1 J/ b- U* y- [" A* q. M他的工作有条理吗?& E' k! g$ H. y# M5 O$ ]
% ]: h$ Q: W5 o; J1 Z2 U7．他是一个机智的人吗?
1 E; w) E9 R/ Q1 K& b) z8 Q9 l- E5 A+ j
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?% g% p# N% B, I. B
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?3 M& ?# s( Y* A1 T
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?6 L* Q6 U* C& d' ]
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10．他在危急关头是否沉着冷静?/ d4 G N' F3 m
. q* v4 J+ F- g4 @当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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/ P9 u& v0 e$ O, v" \3 [12．他是否有较广的阅读面和知识面?/ N9 `7 `8 R" n* j( m6 N
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
. H7 I- q0 u! L0 ~1 m
4 H- f) d0 I% m( m6 Z$ [领导测评办公室人员的20道题目
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) K3 { V# m: k13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?( r% L0 Z+ l) ?6 j1 w6 B8 E
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14．他是否有个人学习计划?
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7 N) y$ N+ F* v9 B8 M- ]! J是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?0 ^ X. f% P8 d* Z6 `
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15．他语言表达是否清晰?/ K# Z' ]. j* G
& K/ _! q( C- b% s# g8 x能否以书面或口头方式简要汇报情况?' P8 _! M G; ]4 b
# K1 Q4 h. q5 v s% Z: V
能否准确地传达你的指示?% k; s( E' O6 c/ A; n( e# r$ ]! ^7 [
* I7 F# X8 B4 b- R能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?0 m& _* g/ |9 i9 K
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16．他是否按时完成每天的工作?
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5 {* o6 L# Q* P- h7 q) C是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?8 U& R5 F0 }, Z2 R7 B
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?; L) H" n% Y1 |) p9 v
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?; y, Q" Y5 ^/ |
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启示……
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二、加强办公室建设% q Z. o Z' ~
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（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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# J& N% l" O$ E5 U( T/ A( G2、积极推进建章立制工作, S- h- z0 V2 L1 D" \) Y3 _! f" N
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规. [9 j8 U' x4 A. Z3 I* P
7 u2 J% J1 e$ s c7 k! o良好的礼仪形象$ M; C7 I8 C+ h+ {6 }( C4 e! e% A5 _
: h" H: \1 u! M7 ]% {良好的电话形象
* A E8 s/ j9 P A2 K3 {) O
. {7 U" X/ x3 P" ]" T! B9 N4 @良好的文字形象; |3 {- P) K! j" L' ]2 J1 t, v
2 @: [8 ?# b6 A2 `2 G) _2 J4 f# G
良好的语言形象
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二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；7 u$ |, q3 b( b7 B. C
6 s' L4 t. K6 E1 t7 R* W9 }
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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3 N3 g& D6 E& ]$ h4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；+ o6 _2 [3 Y/ M0 f7 L- y
. R1 P# E' a1 T; z" a: s( |5 N5、随时让同事知道你对他的感激；
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$ W! d9 p" m# D5 }4 j6、尊重个人隐私，公私之间分明；/ o: c L( ^ l4 \) n9 p
5 G. C" [8 }; S) z* G. Y
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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( A" p, L& _4 \6 w2 t5 B2、协助领导确定会议目标和议题
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. G$ P+ K3 S; U7 w0 B* `' {（1）确定会议目标2 q" c; {4 [' h. D
+ I: ?$ W) ^! ]) }3 l
（2）拟订会议议题
# Z( j8 h; k( ^+ ?
/ d& m1 e! J) ^& m5 l8 g& L& x% n t; Q3、拟订会议财务预算和会议方案
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. B! T' a. r5 \( x) [0 s2 |（1）拟订会议财务预算: Y8 Q; B5 w' s- r4 u; ~- V9 D
* v% K0 B9 l+ H- q6 x4 F
（2）拟定办会方案. ~2 f: M. a, [' r6 i
- l! N* q* r9 W8 l7 o F3 w- I: H（一）会议服务的基本内容. O2 o: G, \" Y8 _8 A+ P @5 I7 J6 a
* z& k* c, I" \5 g: ]+ N2 Q& n o会前准备工作0 p$ T0 m* B9 C0 v- X- L2 A8 S
+ Q- w/ Q2 J6 {9 b4 o* J4 O4、确定会议的议程、日程和程序. E7 i: x9 k ^ A/ _" L9 q
" V# k$ w8 d2 @- G+ F
5、分工撰写会议文件
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9 U4 r1 C$ Z; g: \7 M6 W6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作$ C/ \) b& E; `# |+ H+ P( h
. Q4 g( V# P3 E$ A* l
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。% _) @" q& O8 x" F/ L0 ?5 S" \) d% s( N
/ U, v* Z! a B8 y4 }
主讲：姬瑞环
( ?" @, {3 ~ w" J |
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