第三专题
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: i' x1 _2 J6 Q6 v. S加强办公室建设与管理
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8 h. `0 e. g. Q1 ] u' B6 _* V一、办公室人员岗位认知与基本职责
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" t* w, B( K: |1 I/ c0 A! b# U( B* n二、加强办公室建设
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5 [1 Z$ V/ f. R三、办公室办会工作基本规范+ S& X# E5 B% o B
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四、加强办公室的日常管理
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4 `; W9 C5 H. X一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。2 _' J$ w1 Q$ Q2 \, e
0 L$ |1 _$ x; V; F% i# c. m联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。6 M( d7 T+ K8 P: P! h2 w+ u1 P0 `
9 z/ O! v" K$ |& |+ c职能定位：
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+ D7 z! |2 G; e! n) G2 k% f) C行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。. G ^2 R" n! Z9 y5 N$ G
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一、办公室人员岗位认知与基本职责8 K' Y: E& }: v- T
- E7 m+ x7 T; Q, r# i+ z2 _$ f（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。0 G" H P! l! ]) c$ O
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按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：8 A; J: u% z) b) J( T5 M9 G% S% S. t1 P7 r
8 j$ P% \3 ?4 ^; |综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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* C% d* T4 b7 Z4 n一、办公室人员岗位认知与基本职责（5 E: h2 A& w' [/ i' t
# l+ w& K1 x" ?: E三）办公室人员角色定位( }0 J5 M, D+ _( R. O* ?* \
! W7 j5 N: v# g+ {3 w& P3 z3 N9 U# p办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊% L. g' Y K# O$ D: H
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（四）办公室工作对人员的要求& W4 V; }9 x+ O. t0 ~3 H5 A
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：4 d+ e- B/ }$ p# w' v
# h3 {2 _! F5 t9 l6 B5 D一、要讲事业心和责任感；3 B5 v1 d c+ ]- v' e6 m
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二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；- s8 B9 w1 T' j" O' D/ h
; c# A0 g8 z$ B, Z四、要讲工作效率。& ^% }* |9 f* p& I
8 ^% Z8 N; W5 W（四）办公室工作对人员的要求
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; y8 Y. I$ P7 N0 m L5 A0 ]4 k1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。' a* Z( C- [; M! g
" a2 ^+ ^5 |9 x. E4 s( i3 w政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。" f3 H* A3 d7 y- h T5 t
0 }; U' R' Q1 P( I" U* _* ?/ v责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。) k+ F& P8 A, i, U/ z+ U9 c. p% ]# i3 X6 {
) ~5 L1 O5 X+ ` j- ~& }踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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8 v4 H2 Z+ [5 I7 d( Z思维能力。善于思考问题，抓住关键。. f/ p: ?2 x- r0 ?
. X2 _+ E l v$ m表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求+ `. M9 Z! O4 \# N* A5 q
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3、心理素养$ t! E8 r$ e7 [ `
3 o1 B& h y0 c2 l心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。' |/ H) i9 G! u( e6 x
/ n2 w7 K6 v. o3 v3 q {$ E' s注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。5 e6 d! z& X0 r- K+ K3 e4 g. b
4 g, ]2 [0 K& r& E2 C& Y+ F
（四）办公室工作对人员的要求9 v) u/ v9 |8 a" P, H4 [" V6 h
; A. m# {! l2 s4、角色意识
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. S) g$ ]! _' W6 _ i* z8 t做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识6 @) g+ \" k1 N$ o- R( z8 E
8 i; z0 H" H! F. u8 \全局意识( _0 V0 C% g: |3 y/ |
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责任意识3 ]* y( L+ s9 Z9 f1 J8 Q
8 M) T M9 f b( s6 L4 ~: b6 I
创新意识' ?& m; ?/ G1 f0 I1 ~
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奉献意识$ e9 S" o7 z& u* v% {% P- i- i
, x5 J! r) [$ t信息意识
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程序意识/ v: t. ~" o7 b/ Z
& A" [4 Z9 }( t2 t2 P. M学习意识* t; a0 M5 x" |) H) E4 m4 ^$ S" p
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（五）领导对办公室人员的期待
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6 {# t9 W/ F9 q* ]7 R4 G: Z领导测评办公室人员的20道题目
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2 X4 v* D3 ]8 j/ T1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?5 F& ~2 `4 n/ P4 ^* @
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他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?# Q0 ]( S+ f6 D* {" Q
6 F, p+ s7 `( g5 X/ z4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?7 K- a9 Z. C4 P# e7 e9 y+ H
8 w3 b: @# N. y- s0 b% V* I领导测评办公室人员的20道题目, _; A9 Q: J3 p, a) `, ~
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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2 n: m( i& K; b7 x能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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" Y2 x* w' K' M$ l( r% a6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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" `- l, O4 ~* S9 w9 y2 r5 L能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?+ r8 o3 G$ t! S; S6 ^) |& u: d' [
4 N$ h( `* d1 K0 T& q能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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* Y4 `9 _: v" y7．他是一个机智的人吗?
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. W6 E- Z# {/ @ X) f能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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% A. \: d- ]; H8．他能否提高文件运转效率?0 b' r! U4 i% W' n
" r1 ?' n7 F/ `% }9 u' \/ |; y能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?% ?. H- [3 ~" c
( N# w6 ^' j r; q+ }- ]领导测评办公室人员的20道题目9 Y; }3 K/ Y4 K# F0 H
2 v! k7 P( L L+ A) i8 l0 E9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?1 p# @4 P9 b% c+ i7 l5 x1 e
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?+ X% z! B, q7 Z2 D
$ c Q2 @4 Z4 e* T. H# Q4 K, A0 X你能把一些机密信息资料委托给他吗?( t9 s0 G7 ]. I: [: p6 z
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?# \9 [0 V4 t C, u0 o5 D
7 J! Q5 p# ]5 q5 ^领导测评办公室人员的20道题目
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; h: u5 a1 a" y8 v( l' l( w$ Y# p% F13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
' I) N. c6 x! R9 {3 e% K4 T5 k
J; m+ ]- b3 ?而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?! n$ M) b4 X4 ]) M2 M
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14．他是否有个人学习计划?, H! p9 m9 C7 K$ o& u: ?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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( G3 I- S+ j ` z( ^是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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8 T* R# |, j* N$ E# W15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
' H; u' i4 y3 }8 B: f- L) n3 y; P: \) O- F8 }9 D5 P) R; r
能否准确地传达你的指示?3 W l2 c' P; B' m
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?' [3 V) X e9 S2 E. P
' }) Y v' |& A领导测评办公室人员的20道题目
* v. X: m( d& }) F7 V$ `( H+ g) a. r$ ~6 X" R7 S
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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2 Q% j* A& u* \. `/ W: Y, r18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?, X0 ]5 k* R; U2 s3 g1 O
7 Q6 P, @+ c/ e& Q2 l4 H( J; Z19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?6 s% l3 j' ]" F9 _2 g9 m
( @& ]1 J' l: G. [# G) ^5 K, b20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?. o, p# \8 c# w; ?* L! _
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启示……: K3 I4 x' X; Y. \' B1 ?
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二、加强办公室建设( v$ p, L8 K6 w \
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（一）办公室建设方向
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; p" ^: c2 [8 X1、不断优化硬件和工作环境
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( u% \/ w: }4 \% K" H2、积极推进建章立制工作9 k) H$ z4 j5 {$ @
! c* w" n2 v) ^- U, B3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神# G8 I0 k) R: q) ^& r& V% c
1 P1 y0 `+ T3 u* A% {（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规; w. ]5 K1 `0 |1 v% K% n
4 C- y7 _8 U5 E+ C1 I7 X
良好的礼仪形象
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良好的电话形象
( d8 ~6 c. H: J6 v0 `" t
/ T0 Y! {. b c/ O6 ^- P8 e$ q良好的文字形象; F A1 M5 v9 J
( Z( _" y& M$ p7 x* W1 C
良好的语言形象
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: Z& [: B+ n' r2 }- f& f二、加强办公室建设
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. Z/ f2 p: X$ y（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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/ S1 o) K6 g* s8 Y+ V* Y( v. i1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；5 {$ Q9 U/ H$ u: E w
. D1 y6 q: B4 [' J2 u1 C. o
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
( D4 x0 V3 [4 P* W5 a1 z6 ^/ m+ R3 b) ] w
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；4 I# e5 L( S- h1 d
- H/ v( H/ U4 O
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；+ N) d- U5 S' h& ]) v0 u, x
1 y- h' C0 ?4 d' X8 Z8 {1 L; [) {5、随时让同事知道你对他的感激；0 d6 r6 B8 v# L3 }, J0 r! E
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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: t" a% D. x4 u: D3 H4 C7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。2 n( Z+ W4 `/ X" O4 a
2 L9 I7 e+ l, }: y三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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& d: W$ t3 a# i' [$ X. X% e2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标4 ^# R% k' X6 K% ]+ _
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（2）拟订会议议题. i7 t+ Q/ f% L: I, v
4 Q( _3 \" G q' X3、拟订会议财务预算和会议方案! `5 Z! f1 ?4 k4 y/ K( A1 d
6 c& E- A; `. }/ l5 Z$ V/ A) q1 {
（1）拟订会议财务预算/ O4 s0 C/ N1 j5 o% f1 b: P. p6 d
9 j) t3 S' B7 |; t' f. \( m& [
（2）拟定办会方案
, k2 Z' O- d* V
/ b/ Z. h3 A( U* y! e（一）会议服务的基本内容
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1 z4 T4 K+ M6 ~9 U1 `% a) d会前准备工作* s( w* G6 G! N* o# `% N2 T
; c$ B; u* r7 R1 U0 V) n6 ]4、确定会议的议程、日程和程序
* C& }; B( g* K- T: x K2 F9 Y0 h! R" i: j5 @
5、分工撰写会议文件
. v# W; `; M# ]& K" p& R% K6 N" B4 @% |
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作
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. C/ d6 W6 i3 n+ V2 {衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。7 K8 M0 E% } d: m9 G9 B7 L# \8 m
+ `2 {! c2 v# u0 L, \, L& r: t
主讲：姬瑞环
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