公文主题词如何标注

    公文主题词,即概括反映公文主题内容和反映公文类别及文体形式的规定性词或词组,它是公文的一种标识.随着社会的发展,运用计算机检索和管理公文成为一种必然.因此,标注公文主题词成为公文制作的一个必不可少的环节.1993年11月21日颁布的《国家行政机关公文处理办法》中,已对此作了明确要求.但是,对如何标注公文主题词,还存在一些模糊认识.很多人把公文主题词的标注理解为公文标题的简单压缩,因而,目前大量公文中的主题词存在着成份残缺,用词不规范等问题.国务院办公厅秘书局1997年12月修订,于1998年2月1日起执行的《国务院公文主题词表》(以下简称《词表》)对于规范主题词的标注,具有重要的指导作用.本文根据《词表》及其《使用说明》,对主题词标注的有关问题进行探讨.
! Z# j# D) y1 u7 u7 J, I     一、公文主题词的构成
    《使用说明》指出,《词表》体现文档管理一体化的原则,即词表中主题词的区域分类和类别词可分别做为档案分类中的大类和属类.《词表》分三个层次,第一层是对主题词区域的分类,第二层是类别词,第三层是类属词.第二层和第三层统称为主题词,用于文件的标引.由此,公文中主题词构成格式就是"类别词+类属词".而其中的类属词又是由反映文件内容的词及反映文件形式的词构成.如<国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词"农业水土保持通知",就是一个完整的格式.如果一份文件含有两个以上主题内容,则要分别集中标注每个主题内容.如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关间题的通知》涉及两个主题内容,一个是经济管理方面的,一个是劳动方面的,因而要有反映每个主题内容的类别词,类属词,但反映文件形式的类属词只能是共同的一个,因为一份文件只能是一种文件形式,所以本例中的主题词就是"经济管理企业破产劳动就业通知".当然,不同类的主题词可组配标引.如《关于教育体制改革的决定》,其主题词为"教育体制改革决定".这4个词都不在同一类中.一份文件的主题词除类别词外,最多不超过5个.很显然,标引的主题词不完全等同标题中的词语.也可能是标题中未出现的词语,即使与标题中某些词重合,其词语次序也可能有所变动.如《省人民政府关于调整春播作物布局的通知》(鄂政发【1998】 9号)中的主题词是:"农业生产调整通知".此外,主题词应尽量在《词表》中选取,不能随意杜撰.
     二,类别词和类属词的标引
    (一)类别词的标引
    类别词是对主题词的具体分类,如"民政,劳动人事"区域类中的"民政","机构","人事","劳动","工资"等.在公文主题词的标引中,类别词不一定是在类属词所在类中.标注什么样的类别词是由文件的内容决定的.类别词并不代表文件制作部门,如某劳动局制作的文件《关于调整岗位津贴的通知》,其类别词应为"工资",而不是"劳动".因为,文件是属于工资方面内容的.如果说按文件制作部门来确定类别词的话,由于每份文件的文头已表明了文件制作部门,再用类别词标引,就显得多余了,而且文件的类别也难以体现.因此,本例的主题词应为"工资调整津贴通知".再如,某市劳动局制作的《关于印发行政管理制度的通知》,这是属于行政事务方面的内容,类别词就选用"行政事务",而不因为有"制度"一词而选"经济管理"这样的类别词.某市劳动局制发的《关于表彰治安先进工作者的通报》,表彰的是本系统内的治安先进工作者.是选"人事"还是选"公安"作类别词呢？因为内容是表彰先进而不是关于治安方面的工作布置,所以类别词应选"人事"一词.本例的主题词则是"人事治安表彰通报".如果是《关于加强治安工作的通知》,则类别词就是"公安"一词,主题词则为"公安治安通知".《国务院办公厅关于转发中国人民银行等部门关于国家助学贷款管理规定(试行)的通知》(国办发(1999)58号)中类别词是选"教育"还是选"金融"呢？因为这主要是金融方面的事务,只是贷款的名目是助学贷款,因此不属于"教育"类别,所以类别词选"金融"为宜,主题词便可定为:"金融教育贷款管理通知".综上所述,标引类别词时,要先确定文件内容属哪一方面,然后在相应的类别词中选择恰当的词.当因内容交叉而出现难以确定类别词的情况时,则应通过比较来抉择.
% H. N  `* F5 _+ V    (二)类属词的标引
/ w* t+ V& K1 S9 X  e# H. g     公文主题词中的类属词由反映文件内容的类属词和反映文件形式的类属词构成.前者标注的难度较大.如前文所列《省人民政府关于调整春播作物布局的通知》,类属词若只标引"生产"和"通知",而不标引"调整"一词,则不能准确体现文件的内容,类属词也显得不完整.在类属词不超过5个的前提下要尽量标引出准确反映文件主题内容的类属词.很显然,类属词也不一定在类别词所在的类中.当《词表》中找不出准确反映文件主题内容的类属词时,可在类别词中选择适当的词标引,同时将能够准确反映文件内容的词标在类别词的后面,并在该词的后面加"△",以便区别.如《关于做好当前稳定工作的通知》,这是综合方面的内容,文件既包含政治稳定,思想稳定,又包含治安稳定,但《词表》的类属词中找不出"稳定工作"或其代用词,在类别词中也找不出代用词.因此,类属词就只能自拟"稳定工作",再加上"通知",其主题词可定为"综合稳定工作△ 通知".可以看出,公文主题词的标引不是一件很简单很随意的事情,它也有一定的学问.公文制作者必须认真琢磨《国务院公文主题词表》,勤于思考,勤于实践,才能提高公文制作的规范水平.
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