我市档案信息化建设现状调查及对策思考

推进国民经济和社会信息化，是国家提出的重要战略目标。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展的客观要求，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路，更是为广大人民群众服务的重要举措。目前，社会各行业特别是党政机关正在产生大量的电子文件，急需收集、分类、保存，而档案馆作为政府的档案中心、文件中心、信息中心，承载着巨大的信息量，是对社会各类信息分类利用的枢纽，是最重要的信息资源基地。由此，数字档案馆在电子政务建设中起着龙头和平台的作用，电子政务手段及信息化程度的提高使社会各界对档案信息的利用提出了新的要求。与此同时，网络用户的迅速增加，也对我们尽快通过网络向社会发布信息、满足网上查档需要提出了更高的要求。

一、档案信息化建设现状

2001年，国家档案局将青岛、深圳确立为数字档案馆建设的试点城市，2002年开始，全国数字档案馆的建设步伐逐步加快。“十一五”期间，宜宾市加强了档案信息化建设工作，全市11个现行文件中心全部建成，“三网”建设基本完成。全市近900个机关、团体、企事业单位实现了《四川省电子文档管理系统》辅助管理档案，宜宾县在全省率先实现了县级部门和乡镇全覆盖。市档案局还促成省档案科研所与市信息办合作，在全省市州中率先实现了四川省电子文档管理系统与市政府无纸化办公平台的对接。尽管宜宾市档案信息化建设取得了一定成效，但与全省先进市州、沿海发达地区相比，仍然存在巨大差距。全市档案信息化建设至今仍停留在案卷级、文件级目录的录入上，馆藏纸质档案的全文数字化处理基本未起步。对档案馆（室）数字化系统、数字档案馆（室）与电子政务的网络构建方面缺乏研究，且电子政务不能很好的与电子档案的收集、保管、利用有机地结合起来，无法构建起数字档案的网络体系，达不到馆室之间的无缝连接。

二、档案信息化建设存在的问题及挑战

宜宾市档案信息化建设基础薄弱，发展滞后，散存在社会、部门、个人的档案较多。全市档案馆（室）信息采集手段落后，档案信息利用手段单一，各种设备功能低下，档案的管理利用模式仍停留在传统的运作状态，远远无法适应电子政务的服务要求，档案馆（室）面临大量电子政务信息无法及时采集进馆，已有信息无法向社会提供利用的被动局面。

（一）专业人才匮乏，经费投入不足，档案信息化建设举步维艰

全市纳入档案规范化管理的132个市级部门、企事业单位虽然都实现了计算机管理档案，但除少数部门拥有专职档案人员之外，其余单位均只有兼职档案人员。尽管全市政务网、互联网已经延伸到乡镇一级政府，各乡镇基本普及计算机，但因为县、乡镇一级人员素质参差不齐，在运用计算机管理档案方面十分薄弱，基本未接受过专业教育或正规培训，极大制约了工作的开展。近2年来，宜宾市档案信息化投入资金难以适应档案信息化建设的推进，倍使档案信息化建设举步维艰。

（二）资源建设薄弱，管理系统滞后，档案数字化及电子文件归档工作亟待加强

宜宾市纳入档案工作规范化管理的132个市级机关、企事业单位，95%以上实现了计算机管理档案；90%以上建立了案卷级目录数据库和近五年档案的文件级目录数据库，但仅有个别单位实现了全部档案数字化，另有少数单位开始逐步建立近两年的档案全文数据库。2009年，通过与信息中心的沟通协作，《四川省电子文档管理系统》与政府无纸化办公平台对接，实现了电子文件归档，但由于使用的是信息中心的服务器，上班时间因各单位访问量过大，不能对归档文件进行批量下载、档案管理软件归档操作过于繁琐等原因，造成了使用档案管理系统直接在无纸化办公平台进行归档工作的单位少之又少，多数单位对电子文件归档仍然采取先下载后录入档案管理软件的模式。当前，区县档案馆均未建立全文数据库，全市档案数字化工作还处于起步阶段，特色数据库数量极少，全文数据库建设也非常薄弱。

（三）利用手段单一，服务能力不足，传统管理与利用工作面临挑战

从目前查阅人群来看，主要以机关单位、下岗职工、知青、购房户等为主，查阅较多的档案类别分别是婚姻档案、林权档案、知青档案、企事业单位职工名册、工资花名册等，查阅结果的运用主要是在修史编志，婚姻状况证明、房屋买卖、社保福利等方面。随着公众对档案信息的需求的不断增加，档案利用工作面临的压力也越来越大，传统的纸质档案查询利用存在场地限制、实体安全、服务手段等多方面弊端，如何将档案数字化处理后，使群众通过信息化手段自主查询，缩短调档、查档时间，提高档案流转、管理的效率与安全性，更好地为公众提供高效、便捷的服务，是我们现在亟待探索的问题。

三、档案信息化建设的对策与思考

档案信息化建设就是要以服务发展和民生为根本，以电子政务为平台，以建设宜宾市数字档案馆为核心，在全市各级档案馆（室）构建起全市数字档案网络体系，统筹思考，分布实施，通过5年努力实现档案全部数字化。

（一）以统一规划为根本，有序推进全市档案信息化建设

规划是档案信息化建设的重点，不能没有规划乱建设、低水准重复建设，分散式各自为政建设。要统观全局，结合政府信息化建设的总体部署，尽快出台《宜宾市档案信息化建设规划》，对信息化建设中的一些需要达成共识的标准规范予以明确，各级档案馆也要结合自身情况，制定切合实际的发展规划，坚决杜绝盲目建设。要将档案信息化建设纳入当地政府信息化建设中同规划同部署，将档案信息化建设工程项目化，作为政府信息化建设的子系统、子项目，争取立项，获得财政支持。同时，在网络建设、应用系统建设、数据库建设中要充分与政府部门合作，集中开发，统一使用，保证档案信息资源共享。

（二）以构建“四个平台”、开发“四个系统”为重点，完善档案信息化的软硬件基础设施建设

1、构建“四个平台”，推动硬件建设。一要搭建数字档案信息传输平台。局域网平台，承担数字档案馆内部数据采集、数据处理、数据利用等主要业务工作；党政网平台，通过现有的党政网平台实现数字档案馆与进馆单位档案室网络连接；互联网平台，数字档案馆连接互联网的外部网络平台，承担档案信息发布、档案信息在线利用等工作。二要搭建档案信息采集平台。数字档案馆主要建设电子目录采集平台、全文数据采集平台、多媒体档案采集平台等，承担数字档案信息的日常采集工作。三要搭建数字档案信息存储管理平台。数字档案馆存储管理平台主要包括馆内数据存储管理服务器、全文存储管理服务器、磁带备份系统、光盘刻录机、断电保护系统、数据库系统、服务器操作系统等，承担数字档案信息的存储管理和信息发布工作。四要搭建数字档案信息应用平台。馆内应用平台建设，通过在计算机上安装“档案馆数字档案信息管理系统”，并网络连接服务器，实现数字档案信息的检索利用、编辑研究等功能；政府网络信息服务平台建设，通过数字档案在线集中管理服务器连接政府网络，主要用于接收电子公文、电子档案数据，开展档案信息发布、在线利用等工作，可以实现网上文档服务功能（代替实体文档服务中心），保密信息不在网上传输；互联网档案信息发布平台建设，即网站建设，配备服务器，将市及县市区档案馆网站系统集中统一管理。

2、开发“四个系统”，完善软件建设。一是数字档案馆综合管理系统。该系统实现数字档案馆本身的各项管理功能，主要包括数字档案管理、档案信息采集加工、档案资料检索利用、借阅管理、信息编研、鉴定销毁、用户权限管理等功能。二是档案馆数字档案在线集中管理系统。该系统将政务网中市档案馆与区县档案馆的接收、审核、管理功能与各级部门档案（室）管理功能合为一体，实现市档案馆与区县档案馆及各级部门档案（室）的联网，按照文档一体化、馆室一体化建设的考虑，加强对机关档案的前瞻性控制，创建数字档案综合管理平台，实现数字档案的在线集中管理。该系统主要包括无纸化办公平台电子文件的归档、电子档案接收审核、档案在线检索利用、数据报表打印，档案信息采集加工等功能。三是档案信息发布系统：主要包括各级综合档案馆门户网站建设，构建以“宜宾档案”网站为主体的开放档案信息公共服务平台、政府公开信息服务平台，使之真正成为数字档案馆的信息发布窗口，为社会提供方便、快捷、优质的信息服务。四是电子公文接收管理系统。即我市政府公文系统与数字档案在线集中管理平台的接口系统，能够灵活、便捷读取、接收电子文件信息，实现电子公文的即时归档与移交。

（三）以馆藏档案的数字化和电子文件的归档管理为抓手，加快推进档案资源的整合与共享

档案资源的整合与共享是开发档案信息资源的核心，是档案信息化建设的必然趋势，要把资源整合与共享贯穿到档案信息化建设的各个环节。

1、加速馆藏档案数字化进程。目前，宜宾市档案馆有近4000万页纸质档案需要数字化处理，若按每年480万页处理量计算（一年工作240天，20台扫描仪，每天每台数字化处理1000页档案），市档案馆至少需要9年才能完成馆藏档案全部数字化。此外，随着20年到期档案接收进馆工作的开展，馆藏档案还会大幅增加。因此，我们必须尽快开展馆藏档案数字化工作，并重点加快对珍贵、易损、利用率高的档案进行数字化，建立全文数据库，同时做好馆藏档案文件级目录数据库建设，建立全市范围的档案机读目录和市级档案综合数据库。

2、推动电子文件归档管理工作。电子文件将成为未来档案的主要形式，目前大量电子文件流失的现象较为普遍，档案工作将无法满足电子政务发展的要求。要以贯彻《四川省电子文件管理暂行办法》为契机，以研究和制定电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。各级机关和企事业单位要将电子文件归档管理纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划，整体设计，同步实施，逐步实现文档管理一体化。

3、加快推进数字档案馆（室）建设。随着现代办公设施的广泛应用及无纸化办公技术的逐步普及，电子文件、电子档案的产生、传输、保管和利用成为必然趋势。数字档案馆在整个电子政务建设中起着龙头和平台的作用，要将数字档案馆（室）与电子政务有机地结合在一起，构建“三位一体”的网络框架，建设“全市档案信息资源库”，在实现档案数字化管理的同时，通过公共网络通道实现电子档案的收集、存储、管理、利用；建立满足包括电子文件网络接收、网上信息发布、数字档案网上查询等功能的数字网络体系，利用现代化的手段全方位地为全市信息化建设服务。

（四）以机构、人才、投入为基础，抓好抓实档案信息化建设各项保障

1、推动档案信息化建设。推动档案信息化建设，人才是关键。要注重人才队伍建设,成立专门机构,招聘专业技术人员，特别要注重吸引既具有计算机操作又会档案管理的复合型人才，改善人才结构，同时对骨干人才进行重点培训和继续教育。

2、加强数字档案馆建设。《四川省档案信息化建设实施意见》（2011-2015年）要求：2011年完成本地数字档案馆建设规划，2012年启动数字档案馆建设，到2015年初步建成数字档案馆。宜宾市以新馆建设为契机，正着手制定数字档案馆建设方案。

（五）以保障档案信息安全为底线，切实履行“为国管档”的神圣职责

档案信息安全关系到档案信息化工作的成败，要树立“为国管档”的理念，切实加强对档案信息的安全管理；严格执行上网信息审核制度，坚决防止档案信息失密情况的发生。要加强对档案信息资源库的管理，设置分级管理权限，确保档案信息资源库的绝对安全；档案信息数据库要定期进行多种载体形式的备份工作，并开展异地异质备份，预防自然灾害造成档案损毁；对数据库、局域网、档案网站等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵和病毒感染。

总体来说，档案信息化建设可以建立市域档案馆（室）网络管理体系，实现馆室互联、文档一体、统一维护、分级管理，可以实现全区域档案馆室的无缝覆盖，特别是对于条件差的单位和区县将起到很大的带动作用，利于整体实现全市档案信息资源的传输网络化、管理自动化、服务在线化。同时，建设数字档案管理网络体系有利于把档案馆建成当地的档案信息服务中心，以高效快捷的服务向市民提供有历史深度的、全面的、系统的第一手信息，对政务公开透明、改善政府形象、提高政府办事效率有特殊的作用。市档案局局长  魏红英