如何提高秘书写作能力

如何提高秘书写作能力

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写作能力是秘书的一项基本素质，也是衡量秘书工作的重要标准。如何提高秘书写作能力，本文拟谈一孔之见。
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一、注重写作基本功训练。秘书写作能力的高低决定着服务质量的好坏，而写作能力的关键在于基本功。综合起来讲，基本功可用“听、读、记、写”四个字来概括。“听”，就是认真听取领导讲话主要精神，把领导的工作思路、工作经验、具体要求记录下来；认真听取各部门领导的汇报，把各部门的基本情况、工作进展情况、存在的问题和工作建议记录下来；认真听取侧重服务的领导、办公室领导和分管领导关于起草文件、报告的要求、思路并记录下来，必要时可征求一下其他秘书的意见。“读”，就是多阅读报刊杂志，从中了解和掌握国家的方针政策、各地区落实方针政策的具体措施；多阅读上级重要文件和领导讲话，充分把握上级的有关要求；多阅读本地区领导的重要讲话，掌握本地区经济和社会各项工作的思路、重点及具体工作措施；多阅读部门领导的调查报告、情况反映和有关信息，深入了解掌握各部门的实际情况、存在问题、工作打算。“记”，就是做好会议记录、学习笔记，关键是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢记在心，把各项主要经济指标完成情况及原因熟记于心，为起草文件和讲话打基础。“写”，就是起草文稿的过程。在写作基本功中，听、读、记是基础，都是为“写”服务的。想写好，首先要学会定思路，也就是定提纲，这是写作的关键。公文写作同文学创作有很大区别，不同的文种都有固定格式，这适用于国家确定的15个文种，在起草领导讲话、汇报材料、发言提纲时，虽然也有一定格式，但不是固定不变的，要根据会议要求，领导意图和实际工作需要而定。其次要注重内容的选取。总结时要客观真实、全面详细，多用数字和事实说话；分析时要准确、有针对性和前瞻性；部署时要符合实际，有可操作性和科学性。再次要灵活运用语言文字。“公文不是无情物”，文稿的语言有别于文学创作，但同样需要活泼生动，形象鲜明，富有文彩。适当运用名人名句、成语典故、经典论述、民间俗语和修辞手法，可以增强文章的表现力。同时，注重运用好“全面”、“部分”、“最好”、“一般”等程度用语，切忌以偏盖全，失去准确性。

二、注重改进提高写作能力的方法。从“小”法，刚从事秘书工作的同志，由于对工作不熟悉，必须从小的文章写起，先写信息、消息、情况反映、内容摘要等小文章，然后由简到繁，由粗到细，由少到多，每天坚持写。综合法，秘书的主要职责是搞综合，学会综合各部门的基本情况，综合领导的工作思路，从一个部门、一个产业、一项工作开始综合，先撰写调查报告，了解情况，在此基础上学会分析问题，重点是提出合理化建议，然后是起草各种讲话、汇报、署名文章、情况分析等综合性文稿。冷“处”法，也称冷静处理法。文稿初成后，由于思维已成定势，马上修改肯定没有效果，如果时间允许，可以先放一放，让初成后的喜悦冷却下来，再拿出来修改，以第三人的角度和清醒的头脑重新审定思路、内容和语言，会有意想不到的效果。讨论法，三人行必有我师，集体的智慧是无穷的。再好的材料也有缺点和不足，都有需要不断修改和完善的地方。通过集体讨论，找出存在的问题，提出修改意见。实践证明，这种方法是通用的，也是最有效的方法。珍藏法，珍藏精品，将写得好的文章保存起来，主要是珍藏领导的修改稿和各种文种的精品。压减法，文章贵于精，公文亦如此。作为秘书人员要多在“文字精练”、“篇幅短小”上狠下功夫，起草公文时，要开门见山，直陈其事，不断锤炼语言文字的表达能力。
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说“三话”。就是要说人话、说真话、说普通话。中国的语言历史悠久，语言词句非常丰富，咬文嚼字得有章法，不能出现污染语言的文字和词句。文章要符合事物发展的基本规律。语言文字要求非常严禁。写出来的东西首先要让人们能看得懂，看得明白。常用的应用文尽可能不要出现错误漏洞，用词最好不要让人看中查字典、查辞海。因为我们写出来的东西是给别人看（领导和读者）的，如果让人看了生厌，那就不好了。说人话，当然不是骂人，因为有不少文章就是不说人话，让人一看就来气，一看就想撕，一看就想摔。让人生厌的文章最好不写。说普通话当然好。我们搞写作的，进行调查研究和进行工作总结，目的很清楚就是给人以启示，给人知识，送人学问，让人思考，产生智慧，更好指导实践。为我们的工作、生活服务，这是我们的出发点和落脚点。应用文（除文学作品外）写作，当然要说普通话。写文如同做人，一看就知道这个作者的性格、脾气、品行，读其文知其人嘛！一般而论，坏蛋写不出《雷锋》，贪官写不出《包公》。如果我们写得文章让人生气上火，那就趁早不要去写。我记得胡耀邦同志说过，要多歌颂我们社会主义的优越性，赞扬我们队伍中的优秀分子。多写群众少写领导。颂扬先进给人以振奋，就能给人以傍样；颂扬落后的给人以愤恨，就会鼓励后进。我们这个社会不需要这样写。要总结我们工作中的先进典型，好的工作经验，好的同志，优秀代表，这些都非常值得我们去写，去深入发掘和进行总结。这样的文章写多了就是对我们这个社会的颂扬，就是为构建和谐社会添砖加瓦，就是以人为本倡导文明。所以说，我们爱好写作的和专业写作的同志，一定要深入人民群众中去，把人们需要的精神食粮奉献，送给我们广大的读者群众。　　

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果然是前辈啊，小弟受教了，可是写作对我来说还是很难的，小弟是大专毕业、工科、文化素质不高，可是现在进入到这个职业了，肯定还是要用心学习，但是感觉很吃力，这个也是要慢慢累积的经验和学识，我也知道没有捷径可走，只能和我自己说加油了。。

好好学习，向前辈好好学习

是好文章，细细体会，认真学习。

细细体会，认真学习
细细体会，认真学习

文字很生动，想继续看下去，呵呵
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做好“听、读、记、写”，不断锤炼语言文字的表达能力提升自我

　　　　充分展示我老秘网县风土人情和地域文化，做到节俭不失庄重、简化不失规范、严谨不失热情。