 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
. S: y8 [+ v& ]" Y, ?1 m 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
0 d: b$ b5 n% k* M0 d一、分步安排，按序进行
C0 e5 D. x( ~* `1 ]7 }% J 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点
6 u: W8 M' @+ C/ [. m+ V# N: N- }4 {口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
. C3 _& s- J) C2 P; Q# N6 W" H+ T% G4 H; X三、考虑周全，有备无患 ! `+ A9 d; P: m3 A
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
0 M! E7 d: u& ^* ~$ B$ ? 口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 " X& D0 I7 u% c* ?# _) |
㈠听众
$ e' H6 `5 W( K/ I9 @0 |* x6 ~ ⒈人数？
9 C: e) d- W/ S" v/ | ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？ 9 t! B% w x4 }) S5 v0 ]6 t1 O h
㈡目的与种类
6 W' L' @- y0 x4 l3 `+ | ⒈通报情况？ # ?1 a" n1 A5 F/ Q
⒉形成决定？ 1 k) F' h0 }" g( e
⒊审查重要细节？ # L2 C1 a0 N& G7 u& B7 a
⒋协调统一行动？
3 v+ I" T# [2 {# v3 A ㈢主题
: C& ~( p6 b& a+ U" P5 |2 w( w ⒈具体题目是什么？
/ m* y/ O& B* e! c' u. } J ⒉涉及多大范围？ 8 X7 G" v2 G6 m5 y. r& y
⒊拟用多长时间？ ) Z& O' V3 W: d% N2 r8 P$ B V
㈣设备
, l; d2 T2 F8 y" o, N ⒈汇报在何处举行？
4 b* S7 O% i( _ ⒉需要作什么安排？ 3 c# t2 A3 x' v, @/ n
⒊视听辅助器材有哪些？
( K7 ~) T. U0 x* r- a9 Y ⒋有何不足之处？
# O5 m5 j% h% v) g ⒌需要采取什么措施克服不足之处？
: S' @; |6 _, R 二、写出初稿
1 s6 m1 j1 p" d1 S8 [4 T ㈠搜集材料
- R7 k8 ?4 P4 B. K ⒈认真研究。
% W$ u0 j1 }1 z ⒉熟悉主题。 : M x& z( ^( i$ r6 c
⒊搜集权威性意见和事实。
1 L" Q7 i" A: T4 S. z ㈡草拟初稿 | 
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