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秘书要掌握办事的技巧

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:48:14 | 显示全部楼层 |阅读模式

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社会是很复杂的。人们要把一件事情搞清楚是很不容易的。秘书人员由于在工作过程中接触的人多而且杂，所以在处事过程中更需要很多的技巧。这些技巧包括：学会洗耳恭听；处处留心；一目十行；百问不烦；不可轻信等。

　　1、洗耳恭听：秘书是办事的，听懂事情是办好事的前提。在听的过程中秘书要注意不要随便打断别人，不要漫不经心，不要强加于人。这些都是秘书与同事相处时候必须掌握的。作为秘书，经常接触领导，如何倾听领导的谈话，接受指示，领会意图，也是非常重要的。所以秘书要学会注意听，拼命记，听不明白一定要及时请示，以免执行中出现偏差。平时多注意事情的来龙去脉，避免听不明白。此外，秘书还要尽可能站在领导的角度去想问题，这样才能深切领会他们的意图。

　　2、处处留心：越是烦杂的工作就越需要细心。秘书在平时的工作生活中如果不能做到处处留心，办事能力肯定不会提高。

　　3、一目十行：有的秘书在工作中需要看大量的文件，一目十行的技巧对于他们来说是必需的。有经验的秘书面对大量文稿时不会认为这是坏事，文件多，接受的信息也就多。看大量文件时候的技巧主要是抓住头尾，先看提要，记住要点，注意但是等转折词等。一目十行的能力需要逐步培养，不可操之过急。

　　4、百问不烦：秘书人员为了工作要经常与人打交道，要弄明白一些事情就难免要向人提问。问得不好，一句话就可能把局面弄紧张；问得不妙，几句话就可能让对方厌烦。所以在这个过程中也是要掌握一些技巧的：

　　了解谈话对象的身份、年龄、经历、文化程度、脾气性格等。不同的人区别对待。
　　向对方交代自己的身份、来意，特别说明为什么找对方，尽快建立融洽关系。
　　问题要问得简单明确而具体，对方能够回答。
　　给对方留下思考的时间，不要紧追不舍，引起对方的反感。
　　关键地方请对方讲清楚，不可争辩，更不可说教。
　　要认真倾听，不要轻易打断对方。
　　要边听边想，发现有价值的问题继续深挖下去。
　　尽量缩短时间。
　　注意给对方保密，尤其在取得对方的信任后就更需要如此。

　　5、不可轻信：要注意分析自己的谈话对象。在没有弄清楚情况的前提下，不妨把谈话对象所说的东西简单记录下来，以便分析。 / {4 r( k# e5 l