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& p3 A. z; O. B8 U 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：! T$ E. O% ^% g5 k. q
做会议记录，写着写着笔没水了； ; B6 m* G; f- d3 s S
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
% l. E) f, V2 W: z4 d# ?3 h: I 用胶水时，找不到刷子；
) R( K9 M( S3 ]. u+ G6 H7 d 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
! v& y3 E5 w9 F9 g9 l7 J5 q! W 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 9 Y9 r3 r1 W" p' g6 ]
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 7 A+ D. e' h& d0 K ^4 C
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 K$ b3 j T" i8 b7 q( i+ _/ c 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 N- x9 H) o% I: d8 ^1 r! P
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 3 x$ V z6 R3 {* e- v
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
/ {7 [, ^" o% ?: k, P 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
8 v6 J2 b) {, z: L6 n 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
S7 x/ Z$ a, }" r0 j 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
% [5 h% X& R9 {& T8 [# d 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ; w8 C0 u% [$ _0 O& P* e; c9 J
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
) n0 E0 `. k' y; s 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 5 j K9 |( r' @
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
3 a7 a. ?6 A# Z' o6 S 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 4 n- Y- A I! {" n
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 . h1 V7 O& |( s2 }0 f" u5 j
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
5 R E' v# `: f; |4 u& f( n 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 & `9 C: q6 Q) E" `2 C, a
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
. E2 t: K7 E2 {1 ~% A 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
2 o# a p$ Q( X5 { 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
) i' d: H. r" N. s5 f 9、与本职工作有关的表格。 7 c: u1 l( n+ o! H3 _4 }9 ]
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。4 h2 ~( P5 r) [- T& L
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