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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
5 i, l+ c- x8 h. p, X+ R0 K, e 做会议记录，写着写着笔没水了； ! L8 E2 R0 T. c0 P& ~/ D: u
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
+ A; A6 i/ K, T2 @# V/ e4 { 用胶水时，找不到刷子； * A* y" }3 T$ V9 M- X
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； ; m9 L8 a. Z6 K2 e ~
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
- P2 u5 f2 c& [! N4 e 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
: K; R1 e, Y7 U4 P8 N 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
8 O3 ~5 _) {$ F0 _/ g' G9 T 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 . y' j* ?0 i" A8 [
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 , R: V1 m) g, D* M) C5 C+ O$ E
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
) E _" v1 k8 ~5 B5 }# ?' r 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
+ ~. Z) p6 d `* k q5 S 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 2 E9 R4 h: g& r! r
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 3 y4 J: r6 m; J( b
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 ) g8 o6 z( ~* T$ K$ t
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
( v" y& S" s6 |* Q 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： # B( e6 u( f+ W" r0 ^* W9 Z
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
* n- T6 U c' O7 f. ?: ? 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
( V: }6 G+ G5 m% A3 Z 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
( t$ p4 v3 Q1 i( J1 v" h 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ' m, f, h# Q2 B5 `
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
5 V6 o. H+ V* J$ D8 H6 N+ H* }8 O 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 " d C2 {" w- V0 W" o. t% f
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
7 g* [1 C8 w7 u6 W: c 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
0 U& c3 x2 ~0 O+ F 9、与本职工作有关的表格。 % ^2 F6 {, \% L
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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