略论秘书人员三个层次的能力结构

在现代社会中，秘书人员不仅要掌握足够的知识，而且还应具备一定的能力。只有将知识和能力两者有机地结合起来，才能做好秘书工作。

能力结构在人才结构中，占有极其重要的地位。研究能力结构，是智力开发的重要内容之一，也是当前秘书部门提高参谋咨询能力的需要。能力结构分群体能力结构，个体能力结构。本文就秘书工作者个人的能力结构作些探讨。

所谓能力结构，它是指一个人具有的知识、技能和能力所组成的多序列、多要素和多层次的动态综合系统。它包括各种能力之间的比例，相互之间的联系和制约，相互之间的作用和影响，以及由此而形成的整体功能。根据秘书人员工作的性质、特点和地位，秘书人员的能力结构，主要应该具有以下三个层次：

第一个层次是基础能力。

所谓基础能力，主要是指人们的智力，包括观察力、注意力、记忆力、思维力和想象力。这是人们赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。

第一，观察能力。这是人们智力活动的门户。一个人要想发展自己的智力，首先就必须把观察的大门敞开，让外界的信息不断进入自己的头脑。所谓观察，它是一种有意识、有目的、有计划和有选择的感知。是人们充分占有资料，增加感性认识的手段。一个秘书工作者，由于职业的需要，必须把自己锻炼成一个目光敏锐、善于捕捉信息的观察家。秘书人员要做好参谋咨询工作，就必须对社会各个方面的情况有所了解，要了解社会各个阶层的动态，了解社会发展的趋势，了解群众对党的一些方针政策的反映，等等。特别在当前社会现象越来越纷杂，社会各个方面发生深刻变化的情况下，一个没有宏观战略眼光的人，是无法搞好本职工作的。对于一个秘书工作者来说，更是如此。秘书部门处在机关的枢纽地位和中心环节，这种特定的环境迫使秘书人员必须“眼观六路，耳听八方”。要具有灵敏的洞察力和反应能力，要时时刻刻做有心人，善于观察问题，发现问题。特别要善于从一般材料和情况中，抓住有价值的东西，要注意发现一般人所不易发现或容易忽视的问题。秘书工作者，从某种程度上讲，作为领导的参谋和助手，不仅要了解社会情况，还要了解领导在想什么，干什么，以及领导的日常工作和生活习惯是什么，只有这样，才能增强辅助领导的主动性，发挥参谋助手作用。

第二，记忆力。这是人们智力活动的仓库，人脑将收到的信息和材料，一成不变地保留和贮存下来，称为记忆。记忆是一种包括保持识记和个人经验再现的心理过程。记忆的作用在于对感知过的事物的识记和保持。人们智力结构中的各个因素，都离不开记忆力。失去了记忆力，观察、思维、想象等也就都无法进行了。对于秘书人员来讲，记忆力则尤为重要。一个记忆力不强的人，是很难做好秘书工作的。记忆才能是人们学习和创造所不可缺少的最基本的才智与能力。历史和现实中，都出过一些记忆才能出众的人。我国古代“建安七子”之一王粲，路遇碑文，吟诵一遍，即可不忘；蔡文姬能够背诵父亲蔡邕四百多篇失散的著作；英国著名植物学家亚沙葛雷能记住两万五千种植物名称。杰出的记忆才能固然与人的遗传素质有关，但主要是后天刻苦锻炼得来的。秘书人员必须要善于不断地培养和锻炼自己的记忆力，才能更好地胜任秘书工作。

第三，思维力。这是指人们对客观世界间接的和概括的反映能力。实践是思维的基础，语言是思维的工具。思维的类型有两种，即抽象思维和形象思维。思维是人脑反映客观现实的高级形式。思维能力，是人类所特有的一种认识能力，也是区别于动物的一个重要标志。人们借助思维能力，可以获得对于事物的全面思维能力，是人们智力活动的核心，在人的整个智力结构中，占主导地位。其他观察力、记忆力、想象力、注意力，都受思维力的支配，只有在思维的支配下才能有效地进行工作。一个人失去了思维能力，其他能力也就无从发挥，也就失去了作用。

思维的基本过程是分析与综合。分析是在思想上把客观事物的整体分解为若干部分或各个特性；综合是分析的相反过程，从思想上把事物的各个部分或特性结合起来。没有分析便没有综合。分析和综合是多层次、多阶段的。

人们通过分析和综合，推理和判断等逻辑思维活动，来认识事物和客观世界，揭示客观事物的本质和规律，预见和推知事物发展的进程，从而指导人们的社会实践。就人类思维的过程而言，从分析开始，到新的判断终结。由于我们每个人思维的能力不同，因而在思维过程中所表现出来的广阔性、深刻性、灵活性和创造性的程度也就有所不同。因此，秘书人员要学会独立思考，不断提高自己的思维能力。

第四，想象力。这是指人们在过去感知的基础上，创造出过去所未有的新形象的能力。这是人的一种特殊的思维活动。人的想象力与人的感知、记忆、情感和思维都有密切的联系。想象力在人的社会实践中起着重要的作用，在科学创造和艺术创造中占有特别重要的地位。唐朝诗人李白的“飞流直下三千尺，疑是银河落九天”，和毛泽东同志的“忽报人间曾伏虎，泪飞顿作倾盆雨”的诗句，都充满着丰富的想象力。没有想象，便没有创造。秘书工作者要进行开创性的工作，就必须努力提高自己的想象力，积极扩展思维的时空跨度，尽可能地多阅读一些文艺作品，以丰富自己的想象力。

观察力、思维力和想象力的综合，就是人的认识力。认识力是人们对客观世界的反映能力，秘书人员应在工作中不断提高自己的认识力。认识能力强的人，一个突出的特点是预见性强，处理问题果断，能够不断开创新局面。认识能力的提高，除了不断的实践以外，重要的途径就是加强学习，学习马克思主义哲学，学习党的方针政策，这是我们认识世界和改造世界的有力武器，是我们增强应变能力的有效方法。

第二个层次是一般能力。

一般能力是人们从事秘书工作所必不可少的一种能力。最基本的要掌握以下四项能力，即语言文字应用的能力、组织管理的能力、社会活动的能力和创造性工作的能力。

第一，语言文字应用的能力。主要包括看、听、说、写四个方面。对不同职业的人来说，应有不同的重点。作为秘书人员来讲，应该把重点放在“说”和“写”上，以“说”和“写”作为培养自己语言文字能力的“突破口”。

语言表达能力，是秘书人员的业务才干之一。语言表达能力对秘书工作者来讲之所以重要，主要是因为秘书工作有很大一部分是通过说话来进行的。它不像写文章，可以从容润色，反复推敲，说话是瞬间之事，达意是否准确，全靠这一说。由于每个人语言表达能力的高低不同，它的效果也就有很大的不同。因此，秘书人员说话要准确，口齿要清楚，语调要平稳，要达到这个要求，就要平时多学习、多磨炼，在实践中注意应用，这样就会逐步提高语言表达能力的。

文字表达能力，是秘书人员的又一基本功，也是秘书人员的“看家本领”。秘书人员在写作中要文思敏捷，行文迅速，言简意赅，符合政策，要做到这一点，就要不断加强自身的知识修养，并掌握一定的写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容和形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。这就要求秘书人员要随时注意积累材料，加强写作实践，不断提高写作水平。

第二，组织管理的能力。在现代社会中，秘书人员应该具有较高的组织能力和管理能力。否则，是无法把工作搞好的。秘书人员应当是头脑灵活，办事利落，思路敏捷，而且要具有精明干练的办事才能。一、要通晓办事的渠道，提高办事的效能；二要用系统论的观点，统筹安排工作；三要有较强的应变能力。应变能力是一种综合能力的反映，它要求秘书人员要有冷静的头脑和随机应变的灵活性。因此，秘书人员在平时要注意积累经验，注意锻炼自己的应变能力，经过一定的努力，是可以达到应变自如的。

第三，社会活动的能力。在现代社会中，由于人们与外界的物质和信息交流逐渐增大，人与社会的交往也日益增多，那种封闭型的人才已不适应时代的要求，现代秘书人员要具有独立工作的能力，协调社会各方面的关系的能力，以增强适应社会各种环境的能力。秘书人员还应有与人打交道的本领，要会协调社会诸方面的关系，这也是秘书工作的一项基本功，需要下功夫在实践中逐步摸索和提高。

第四，创造性工作的能力。这是指在工作中要能创造出具有社会价值的新理论、新观点或发现新事物的能力。也就是独立的发现新事物，提出新见解，解决新问题的能力。秘书人员要充分发挥参谋助手作用，就必须具有创造性工作能力。创造性工作能力，是以其他能力为基础，在其具备其他数种能力上所形成的一种更高级的能力。要培养自己的创造能力，就要有一种强烈的进取心。在正确的方向指引下，自强不息，永远进击，才能激发出自身的创造力。同时，要想创造，就必须对传统的东西有所突破，就要发展求异性。在工作中就要善于提出自己和他人过去未曾提出过的见解，发现新规律，解决新问题，提出新建议等。要达到这一点，还要具有坚韧性，这是构成人们创造能力的一个重要因素。因此，秘书人员必须有意识的在工作和生活中来锻炼自己的坚韧性，这对于提高自己的创造能力是大有益处的。

第三个层次是特殊能力。

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谈得全面，深入，一定认真学习领会！

学习江官瘾学习
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从能力结构分析秘书分析的真好~秘书能力层次是不是还可以从其他方面分析呢？

要想创造，就必须对传统的东西有所突破，就要发展求异性。在工作中就要善于提出自己和他人过去未曾提出过的见解，发现新规律，解决新问题，提出新建议等。要达到这一点，还要具有坚韧性，这是构成人们创造能力的一个重要因素。因此，秘书人员必须有意识的在工作和生活中来锻炼自己的坚韧性，这对于提高自己的创造能力是大有益处