谈谈手机短信在办公室工作中的妙用

谈谈手机短信在办公室工作中的妙用

刘永波

一讲到办公室信息传递，人们马上会想到文件、电话、网络等载体，其实，除此之外，还应有手机短信。如果手机短信用得好，也可以成为办公室信息沟通的重要渠道。由于它的发送范围广、效率高、成本低，可以给办公室工作带来诸多的方便。

一、用于提醒的妙处。

（一）用于文件签阅提醒。有时领导在外调研、开会或检查工作，一连好几天回不了办公室，而其办公桌上需要审签的文件可能越积越多，这就需要及时提醒领导。直接打电话怕影响领导工作，不打电话文件又等得急，怎么办？发个短信过去，既简单又明了，即使领导手机暂时关机，一旦开机也会在第一时间收到提醒信息。

（二）用于会务提醒。有时，领导一天之内会收到好几个会议通知，有的会议可能要在收到通知后好几天才召开，时间一长，再加上工作繁忙，很可能遗忘，这就需要办公室在开会前及时提醒。如果直接用电话提醒，就相当于进行了第二遍通知，繁琐且效率不高。如果电话里提醒得不够清楚或领导接电话时在忙于别的事情，听得不够仔细，反而容易使领导把一系列的会议时间搞混。这就需要在第一次正式通知后和会议召开前，把有关信息及时地发送到相关领导的手机上，一方面给予领导清晰明确的提醒却不打扰领导，另一方面可供领导随时调用备查。

二、用于信息互动的妙处。

（一）用于请示和答复。有时领导到外地出差去了，一时间可能回来不了，而有些文件签发或事情办理又必须经其本人同意，等领导回来后再作处理又太迟了，因此必须及时请示。打电话请示又担心打得不是时候，领导可能正在向上级汇报工作，或正在学习考察交流经验，或正在与客商洽谈招商引资事宜，打电话过去请示问题往往容易打扰领导、影响工作，怎么办？此时发条短信过去无疑是个不错的选择。因为一方面发短信请示问题快捷、明了，另一方面短信请示不像电话请示那样需要领导马上答复，领导可以灵活安排手头的事和短信请示的问题，这就相当于给了领导先办某事、后办某事的自由选择空间和思考问题的必要时间，一旦考虑好了，领导用短信回复起来也十分方便。

（二）用于会场内外互动。举个例子，某次会议，有上级领导参加，由于在会议程序中没有安排上级领导讲话，所以也就没有准备会场录音。但会议中途又突然临时安排了上级领导讲话，而做会务工作的人员全部都在会场外，对会场内的情况变化全然不知。这时，一位正在会场上参加会议的领导想到会后可能要对上级领导的讲话进行录音整理，意识到必须马上准备录音设备，可当时会议规定所有参会人员都不准中途离场，也禁止打手机。于是这位领导灵机一动，马上给场外负责会务的同志发了一条布置相关任务的短信，录音工作才得以及时、顺利进行。果然，会后，上级要求把那位领导的讲话整理成文。幸好一条短信解了燃眉之急。另外，有时在会上，参加会议的同志可能被问到有关数据一时答不上来，这时就需要马上用手机短信与单位其他有关人员联系，一旦数据落实同样可以以短信方式顺利快捷地传给发出请求的参会人员。这样做的好处就是不影响会场秩序，又做到了“亡羊补牢犹未晚”。当然，会场内外的信息互动必须符合保密规定。

（三）用于办公室与社会互动。有的办公室设立了“短信互动号码”（类似于征求意见电子信箱），向社会公布，随时收集有关信息，并及时处理、适时回复，鼓励社会各界围绕建设与发展问题、民主民生问题、干部作风问题等与办公室进行短信互动，起到了比较好的效果。这样做，一方面可以有针对性地进行舆情调查，征求意见和建议，了解政策措施落实情况；另一方面可以收集整理来自四面八方的信息，及时掌握社情最新动态，了解群众最关心的问题、迫切需要解决的问题或不满意的问题，为领导决策提供参考；另外，还可以对一些敏感性问题进行有选择性的、有控制范围的恰当回复，建起办公室与广大群众之间的沟通平台，加强舆论导向，以正视听，这在公共事件突发时作用十分明显。

三、用于通知的妙处。

发通知是办公室的常规工作之一，常用的办法是发文件、发电子邮件或打电话，各有优点，但也各有短处。手机短信可以对它们的功用进行有益的补充。有条件的办公室若建立了手机信息平台，其补充效果更佳。

（一）与纸质文件相比：纸质文件通知一清二楚、具体详细，但从起草、会签到印制、分发，从收文、拟办到批办、承办，环节众多、手续繁杂，运转起来周期一般较长，不如手机短信短、平、快，特别对于一些紧急通知，手机短信更显优势。

（二）与网络相比：网络通知速度很快，但网络通知本身没有被普及化，有的单位连电脑都没有，有的有电脑但没上网，有的上了网但没建立会议通知收发系统，有的有系统但操作人员按时上下班，8小时外不能及时收发通知，等等。而手机几乎人人都有、人人会用、天天常用，基本上是24小时“待命”。显然，通过手机短信发通知在软硬件要求上低于电脑网络，但在即时性上却远远优于电脑网络。

（三）与电话相比：打电话是最常见的通知方式之一，但在某些方面还是不如短信。比如：在费用成本方面，打一个电话的成本一般高于一条短信；在人力成本方面，一旦要通知的单位过多，负责通知的工作人员一连串电话打下来往往口干舌燥、声嘶力竭，而用短信“群发”，效率远远高于电话；在时间成本方面，电话通知，往往第一个接到通知的单位与最后一个接到通知的单位，接到通知的时间相差好几个小时。而短信则是同时的；在误差成本方面，打电话是语言交流，由于方言、同音字、近音字等因素影响，极容易让听者产生误解。如把“四”听成“十”，把“计委”听成“纪委”等，而短信则一目了然，明确程度远高于电话。

四、用于机关建设的妙处。

前面讲了手机短信效率高、成本低的优势，显然有利于高效型和节约型机关建设。其实，它还有利于廉洁型、创新型、学习型、和谐型机关建设。

（一）有利于廉洁型机关建设。例如，每逢过年过节，我们办公室就会群发短信给办公室全体同志，一方面祝大家“节日快乐”，一方面给大家提个醒，勉励大家“过好廉（年）关”。

（二）有利于创新型机关建设。办公室的干部职工凡有新点子、新思路和新创意，什么时候想到什么时候就可以发条短信给办公室“短信互动号码”，有利于激发大家的创新思维、及时抓住灵感，为办公室工作献计献策。

（三）有利于学习型机关建设。办公室平时把党的十七大精神、时政要闻、党建基本知识、办文办会要领、工作学习心得和天气预报等，以简洁明了、短小生动的短信形式发给办公室的全体同志，寓教于乐，寓教于“随时”，让大家以手机短信为平台，在互动中学习，在学习中提高。 

（四）有利于和谐型机关建设。如办公室事先摸清了每个同志的生日，生日那天不搞聚餐也不送礼，以办公室名义发条短信表心意，既体现了组织的温暖，又弘扬了勤俭节约之风；如有的同志出远差，在其出发后以办公室名义发条短信祝他“一路顺风”，既亲切又温馨，也体现了组织的关心；有的同志代表办公室参加比赛，比赛前发条短信给他加油，让他感到大家的鼓励；有的同志取得了突出成绩，发条短信对他表示祝贺，与其分享成功的快乐，鼓励他再接再厉……这些都有利于和谐机关建设。

当然，短信不是十全十美的，更不是万能的，论信息的容量不如文件，论沟通协调的灵活性不如电话，论保密的程度不如内网，在办公室信息传递方面也不可能完全替代其他常规手段或渠道。不过，善于科学合理地开发手机短信这个信息传递工具，与其他工具取长补短、相辅相成，可以更好地服务于办公室工作。

（作者单位：湖北荆州市委办公室）