秘书素质培养的三个层级

秘书素质培养的三个层级

郑　宏

 

随着时代的进步、社会的发展，现代秘书工作更注重的是在职业意识、知识素养、人文素质三方面的能力体现。所以，从这三个方面渗透与培养是做好现代秘书的基本条件。

一，职业道德。秘书最基本的职能是为领导服务，秘书工作性质的辅助性，工作关系的从属性，决定了秘书在工作中是领导的助手、参谋和智囊。这是对秘书工作的定位，也是秘书首要具备的职业道德。秘书在工作中表现为协助领导处理政务，承办领导决策中的有关事务，诸如办文、办会、办事。秘书工作是辅助决策，而非自作主张，秘书应该时时刻刻摆正自己的位置，在工作中把握好自己的角色，培养强烈的事业心和责任感，不擅权越位。

秘书的工作性质处于“幕后”，居于从属地位，是无名英雄，这就要求秘书人员应具有任劳任怨、埋头苦干、服务服从的职业意识，要具有淡泊名利的牺牲精神。秘书常常办会，但很少坐在主席台上；常常撰写文件，但很少签上自己的大名；常常办事，但大多为他人作嫁衣。秘书从事的每一项工作，都应以服务为性质，不仅为领导服务，也间接为机关、基层服务。秘书应把服务作为基本的职能，围绕领导的工作来开展活动，在领导活动和政务活动中甘当配角。同时，秘书是领导决策的坚定的执行者和坚决的维护者，秘书必须坚定不移、毫不走样地贯彻领导决策，执行领导决定，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。在领导决策民主化、科学化的今天，秘书在圆满完成领导交办的任务的前提下，还应从被动中争取主动，提高参谋的意识和能力，尽可能主动地思考问题，为领导献计献策。

秘书人员因其工作性质，应该具有较强的保密意识。保密工作是秘书工作的重要组成部分，保守本单位内部的机密也是秘书的职业精神。秘书由于工作性质，大量接触机要文件，掌握许多核心机密，一旦失密，就会给工作带来极大的被动，造成无可挽回的损失。因此，作为在领导身边的秘书，在日常工作中一定要具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。

秘书人员在职业活动中还需具有遵纪守法、廉洁奉公的意识。秘书人员一定要遵守职业纪律与职业活动相关的法律、法规，按法律条文约束自己的言行。廉洁奉公是高尚职业情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点“好处”，我回报你一点“实惠”的所谓“等价交换”。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。

二，知识素养。现代秘书工作能力的大小、工作质量的好坏、工作效率的高低，与其自身的知识储备有着直接的关系。因此，知识素养是现代秘书能够圆满完成工作的一种必备素质。

所谓知识素养，就是秘书人员在工作中具有扎实的理论知识、基础文化知识和专业知识。理论知识，即认知世界的一种非具体的指导系统，就秘书而言，能够正确理解当前我国改革开放的政策，用唯物辩证法的眼光看待一切，实事求是，不唯“上”、不唯“书”，用客观的、全面的、发展的眼光看待新情况，解决新问题，放眼社会、放眼世界，博采众长，应对自如。是否具备理论知识，是衡量秘书人员是否合格称职的重要标准之一，也是秘书人员素质要求的一个重要方面。基础文化知识，即具有中等以上水平的文、史、哲、数、理、化等方面的基本常识，尤其需要具备较为深厚的写作知识和逻辑常识。否则，秘书的文字材料就会变得空洞、枯燥，出现逻辑错误甚至漏洞百出。专业知识，即与秘书工作有关的知识，诸如秘书学、秘书写作、文书处理、会务组织、法律规范、公关礼仪等知识，这是秘书工作区别于其他专业人才的知识结构的重要标志。

除此之外，秘书人员还应掌握外语表达和办公自动化设备的应用。在科技发达、交流频繁的今天，社会对秘书素质的要求也有了相应的提高。在人才交流会上，秘书人员掌握一门外语的招聘条件已不再视为苛刻的条件，熟练应用办公自动化设备更是秘书必备的能力。

三，人文素质。现代秘书素质的培养，不仅要关注其职业意识和知识素养，还应关注其人文情怀和人文精神，重视人文素质的培养。现代秘书工作已不满足于传统秘书的被动性、事务性、文牍性，其在工作中所表现出的协调、沟通能力也关乎秘书工作的成败。

秘书工作因涉及面广，接触的人多，经常要有意识地随时随地、随情境变换角色。在工作单位领导是上级，秘书是下级，秘书必须按照领导的要求和意图来调节自己的行为，在为领导服务的同时，秘书还要和组织内部各单位、各部门的成员经常接触，与其他的职工建立一种协作的关系。同时，秘书工作具有承上启下的作用。一方面，秘书要经常向领导反映下级员工的情绪、意见和要求，并提出如何根据下级员工的实际情况调动他们积极性的建议，从而使上级领导了解下级员工，及时调整与下级员工的关系；另一方面，秘书人员要积极做好上情下达的工作，及时向员工介绍管理理念，传达领导层的决定，消除可能产生的误会，使上至领导下至员工共同拥有一个积极上进、团结协作的价值观念，这就要求秘书人员要具备较强的情商，双向的沟通能力和与人协调的能力，处理好人与人之间的关系。

处于社会枢纽位置的秘书，在纷繁复杂的具体事务中，不仅要热爱本职工作，具备兢兢业业、任劳任怨的奉献精神，能够正确处理工作中的得与失，力求做到敬业、勤业、精业。秘书工作几乎涉及领导机关和管理活动的各个方面，长期处于紧张忙碌的状态，只有具备坚忍不拔的精神，才能经受旷日持久的考验；秘书工作事多而广，经常会发生各种各样的意外事件，只有头脑冷静、有良好的自制力，才能采取果断有力的措施，使各种问题得到有效的控制和妥善的解决。

秘书工作成为职业是经济发展的产物，因此秘书的职能以及对秘书素质的要求也是随着社会经济的发展而变化的。随着科学技术的进步和知识的不断更新，社会对现代秘书提出了更高的要求，传统的秘书技能已落后于时代，秘书人员要顺应社会的发展，就必须调整知识结构，不断给自身“充电”，在原秘书专业知识的基础上拓宽人文知识、经济和法律知识，以及专业知识，要成“门内汉”，突破学科领域狭窄的桎梏，形成文理工相互渗透的“复合型”知识结构，只有这样，才能在充满竞争的领域里不被淘汰。这是秘书素质培养不可或缺的层级。

美国著名政治学、行政学家怀特对幕僚人员应具备的条件和修养作了论述：“成功的幕僚应具有较多的商榷能力，而非高度的指挥性格；应具有广博的知识与丰富经验，而非偏狭的专业技能；要的是忍耐与坚持力，不可有迅求决定的倾向；宁愿居于幕后地位，不求闻达，不可注重个人名利；要忠于政策及同情首长的观点，不可固执自己的成见或偏见。”怀特先生的论述对秘书的素质构成作了经验性的概括。现代秘书应加强自身素质的培养，为组织不断获得信息和知识的功能，合理地建构自我知识结构，提升较强的情商能力，主动的交流沟通，对上级服从又不盲从，发挥团队协作精神。只有自我的不断完善和增值，秘书的价值才会得到越来越重要的体现。

（作者单位：深圳职业技术学院人文与社会科学研究所）