办公室文秘人员写作“六字谈“

办公室的主要职能是为领导和机关工作提供服务，其中一项重要工作内容，就是撰写好职能范围的各种文字材料。从烟草行业情况看，各级办公室作为本单位的综合部门，仅从做文字或文秘、文书工作的角度说，有两方面内容要落实：一方面是负责和协调整个机关（单位）的公文运转即做好日常的公文处理工作，另一方面是负责完成本单位主要工作特别是领导工作所需要的各种文件材料的起草撰写即文字材料工作。这两个方面内容在实际工作中密不可分、亦分亦合。相对而言，公文处理工作其法定性、规范性、业务性即“规矩”性的要求更多一些，文字材料工作（或者说广义的公文写作工作）则对文字能力特别是写作方面的要求更高一些。因为公文处理工作有其相对统一、完整、系统的规范要求并经常进行相关的培训（这次培训班也专门安排讲），下面侧重就后一方面，也就是我们办公室及机关工作中经常用到、而且每个机关工作人员都有需要的常用文字材料写作的有关问题，谈一些自己工作中的认识和体会。主要讲四个方面：

　　一、文字材料撰写是办公室工作的基本功

　　办公室的工作职能，通常我们讲主要为“办文、办会、办事”三大项。这个说法确实概括得比较准，也比较形象、简而易记。但从实际工作来看，“办文”也是办事的一种，“办会”中有很大一部分工作是在办文，“办事”的过程中又有好多事情需要通过“办文”来完成。这么讲不是说“办文”就有多么重要，但它确实是贯穿在机关（科室）工作特别是办公室工作的各个方面、各个岗位，所以说它是办公室工作及其所有办公室工作人员的基本功。当然，由于办公室各岗位工作性质和要求的不同，每个单位机构设置和人员安排也不完全一样，这里更多讲的是从事秘书性、综合性工作岗位的人员包括办公室领导，其文字工作的功底和能力确实是一项必备条件，否则是很难适应工作要求的，也不能很好地完成所应承担的任务。

　　首先，写好文字材料是为领导和机关工作服务的基本要求。办公室的工作主要是为领导工作提供服务，由于机关科室的工作性质所决定，为领导工作服务特别是对其政务工作的服务，很大一部分工作要靠“写文章”即撰写材料、拟制文件、起草讲话等来完成，因为一个单位行政效力的发挥，更多还是要靠文件也就是说要通过书面的文字形式即公文来体现和实现，办公室作为单位的综合部门，其工作职能就确定了必须承担这样的任务。严格说来，即使有些讲话、报告是领导亲自动手写的，除非完全为个人署名的非工作范围文章外，更多体现的也是一种单位或职务行为而非个人行为。因此，对于办公室的文字材料的写作，我们要从履行办公室工作职能和岗位职责上来认识，把它作为完成所在岗位工作任务、为领导和机关工作提供服务的一项基本要求来看待，倾尽全力做好这方面的工作，通过把“文章”、“材料”写好，努力为领导工作提供更充分、更有效、更放心、更满意的服务。

　　第二，加强文字工作是履行好办公室工作职能的重要基础。既然文字工作是由职能所为，又有这么重要的作用，同时担负的责任也很大，这就要求我们必须重视文字材料写作工作，把它作为办公室的一项基础工作切实抓好。这方面的意义、作用、重要性可以讲出很多，我们平时工作中就经常能够听到或讲到这样的话：公文是一个单位的“门面”和“窗口”，公文质量体现一个单位的政策水平、工作作风和精神面貌，公文质量关系到行业、企业、单位的形象，等等。这里虽然讲的是“公文”，其实我们各级办公室所涉及到的文件材料基本如此，包括各级领导经常对公文处理工作提出要求也是突出强调这点。仅此完全可以说明办公室文字工作的重要性。所以，各级办公室都要切实重视文字工作，作为一项基础性建设坚持抓好，人员缺位要配齐，力量不足要充实，功底不够要加强培训学习，岗位不适应也要进行适当调整，这不仅是完成工作任务的需要，也是提高办公室工作水平的必要条件和基本保证。

　　第三，适应形势和工作要求，努力提高文字材料写作质量。总的说，行业这么多年来通过召开办公室系统各种会议和进行培训，当然也包括各级领导对办公室工作都非常重视，使各级办公室的人员队伍不断得到充实加强，整体素质不断提升，公文处理和文字材料水平在不断提高。但不能否认，高标准要求起来，我们的文字材料工作也确实存在较大差距。国家局领导就多次指出过局机关文件材料方面与上级有关领导部门的明显差距，突出表现是文字工作不够精细，下的功夫不够，总体质量水平还不高。同时还要看到，目前这项工作面临一个比较实际的问题是，文字工作确实是个比较辛苦清苦的工作，好多人都不太愿意干这个事，或调整、或交流、或选人都比较困难。再有近几年行业办公自动化逐步全面推行，对各类文稿的审校把关、质量保证等问题也提出新的要求。特别是随着当今电脑使用和网络发展，可以说对文字工作既带来了极大方便也带来了极大影响，错字、别字及不规范使用文字的情况在网上、媒体上、各种文稿上经常出现，这也可以说是对我们传统纸质文字的严峻挑战。因此，要求我们各级办公室更要树立信心，更加严谨细致地做好这项工作，从办公室领导到每个工作人员都要尽心尽职、兢兢业业，多方面采取措施，严格把好文字关，确保文件材料质量，促进办公室工作水平不断提高。

　　二、办公室常用文字材料的几种主要形式

　　办公室文字材料包含的内容较多、面也比较大，从信息、宣传、调研、督办到文秘、公文处理等各项工作中各类文件、文稿的起草，都要涉及到文字工作，其中公文占了很大的一部分，包括有些最初的文字材料最终根据需要也都要形成或转为公文印发。这里仅从办公室秘书性工作的职责要求、从撰写文字材料的角度，结合我们实际工作中经常遇到的一些情况和问题，讲以下几种常见形式：

　　（一）领导讲话。

　　使用“领导讲话”这个说法不一定很准确，叫“讲话稿”可能包括的面更大些，但这里想要突出讲的，主要是我们各级领导在各种工作会议上的讲话。这个“领导讲话”，特别是单位主要领导在年度或半年工作会议以及其他有关工作会议上的讲话，实际并不仅仅是个简单的发言或演讲，它还有另一个名称就是“工作报告”或叫“报告”，以至更严格地说称为“报告”（与公文文种的“报告”不同，此报告非彼报告）可能更规范些，提法上也更贴切、更准确。多年来我们的各级部门、各个单位都是这么延续着做下来的，已逐步成为一种领导方式和工作方式，或者叫实施领导和部署工作的一种主要形式，并形成一种固定的机关应用文体了。这种会议上的“领导讲话”所要反映的中心内容，是一个单位或系统对全局工作或某个方面工作的总体部署，是对所管理的工作在一定时期的全面领导和指导，是履行和行使其行政职能的重要体现，也是所属各单位都必须遵循和执行的“大政方针”。这种“讲话”正式印发下去，用我们习惯说法往往都是要“认真学习领会，坚决贯彻执行”的，说它多重要就有多重要。这么讲，这种“领导讲话”材料就不纯粹或说不完全是“写”出来的，而是需要通过单位领导班子集体的研究、讨论共同“制定、决定”出来的。有的公文写作书把对“讲话”与“发言”的分开而论不太认同，实际是对这种“讲话”或说“报告”的本质特征、工作要求及其形成过程缺乏更具体、深入的了解，其实二者的区别也正在这里。而从另一方面来看，不管这个“讲话”需要怎么讨论、怎么研究，总归是要落实到文字上才能够进行这种集体性的讨论、研究并形成最终的“讲话”文字稿，所以又确实是需要通过“写”才能够完成的。这样就给我们怎么“写材料”带来非常“艰巨而光荣”的任务，它是形成领导讲话最基本也是最关键的环节。至于这个“讲话”是否由领导本人来写以及在内容上必然带有的讲话者即领导个人的倾向性，那是领导工作作风和领导的职务行为所在，与“讲话”所属的性质并无矛盾。

　　既然领导讲话材料属于这样一种性质，那在起草或说撰写这种材料时应当怎么写、需要注意些什么，自己感觉有以下一些方面应特别注意掌握：（1）要有上级的精神（或说理论政策指导）。无论哪些方面的精神，包括文件、会议、讲话等。什么时候的精神，包括长期、近期、当前的以及哪一级的精神等等，这些精神总要有而且必须有，这是贯穿在整个材料中并统领材料内容的纲。从另一角度即工作角度讲，领导讲话或工作报告本身就是要贯彻执行和结合实际贯彻落实上级精神。（2）要有对全局工作情况的了解和掌握。无论已完成的工作、目前的形势状况还是今后的计划打算、发展趋势或走向，无论“横向”的还是“纵向”的，都要有大体的把握和尽可能多的掌握，这是形成材料最基本也是最主要部分的内容。（3）要准确领会领导意图和工作思路。这是形成材料主要观点、主题思想、总体思路的关键。要尽可能地挖掘、扩展、捕捉、完善领导意图。（4）要充分体现“讲话”对工作要有指导性的要求。应该讲到的情况在材料里都要有所体现，部署、安排工作尽可能全面，不应出现大的缺项或漏项。（5）要尽量使用定性语言。以“能做不能做、可不可操作”为基调选择使用恰当语言，做到既要看得懂，又要听得明白，减少使用研究性、渲染性、生僻性的用语。（6）要站在领导工作角度讲领导该讲的话。语气、语调都应注意，是以“领导”身份讲话而不能是起草人或执笔者站在自己角度说的话，要把自己放到讲话的情状当中去选择使用语言。（7）要明确讲话的受众范围和对象。尽量在起草前就要知道是谁讲话、在什么场合讲、讲给谁听，尽量使之“有的放矢”。（8）要确定完成材料的阶段和时限。这在研究材料时应尽量明确下来，以便于根据情况组织人员力量和安排好写作、讨论时间，也防止误事。在内容上，领导讲话材料一般应包括总结工作中的成绩、经验以及存在的问题和原因、分析当前形势和发展趋势、提出下一阶段的工作部署和要求等几个部分。以上仅从组织撰写讲话材料方面谈了应当注意的几点，一些写作方法上须注意的问题待后面讲。

　　与领导讲话相近似的文字材料还有如工作总结、工作要点、工作安排意见、工作情况报告、向上级部门的工作汇报等，也都基本是大同小异、有同有异，实际工作中也经常是依据这个主“报告”的精神来缩写或改写为其它材料，或者使用和贯彻其中的内容，这当然都是可以的，并无不妥，但写的时候必须注意一定要形成所写材料所需要的新的思路，不能照搬照抄上去，最起码是要注意区别对上汇报与对下提出要求的不同语气，并要斟酌使用与其讲话或汇报的领导者身份相适合的语言。至于领导在出席某个单项的会议或在某项活动上所需要的一般性讲话稿，包括如一些祝贺性的、谈话性的、演说性的讲稿，即所谓“发言”材料，不少写作知识书上常有介绍，这里不多说。

　　（二）经验材料。

　　经验材料或叫典型材料是我们办公室文字材料中经常要用到的一种形式。往往上级部门开个什么会议，需要我们准备材料在会议上介绍或交流，除座谈性的会议是要求汇报工作情况外，多半就都属于是经验材料一类。因为既然是介绍本单位的工作或某个方面的工作情况，就说明在这些方面有供别人可学习借鉴之处，无论是否构成经验或仅是一般做法，那只是相对而言或有程度上的差别，性质上大体如此。再有一种情况是领导了解发现或从某些方面反映出来，说哪个单位或哪些方面工作做得不错，派机关同志下去专门总结某个单位某些方面的经验，做有关会议准备如经验交流会或通过其它形式予以推广。一般不外乎这两种情况。这方面材料我们在工作中使用得比较广，几乎每年各种会议上都能见到。

　　典型经验材料的写法也基本形成套路，一般多为“三段式”或“四段式”（或说是三要素、四要素）。即“认识”、“做法”、“效果”或再加“体会”，这是指一般性的经验交流材料，通常只要具备这几方面的内容并符合上级部门或会议的有关要求就应该可以用。如果是向较高层领导机关报送譬如是在全国性会议上介绍的典型经验，那就要组织力量认真总结和加以提炼，真正能够提供更具普遍意义的经验，但这几个方面内容大都也是缺少不了的，只是要求更高而已。至于每份材料结构倒不一定完全要按着这几步先后顺序去套，应根据具体工作情况和做法来合理组织材料，写法可多种多样，但这几层意思肯定在材料中都会有所反映。

　　与经验材料比较接近的还有如事迹材料、情况汇报材料等。事迹材料（包括单位或集体、个人事迹）在评选推荐先进时常用。写这类材料最需注意的是要突出特点和有具体事例，把最典型的事迹反映出来，同时兼顾到全面而不可片面，切忌千篇一律、千人一面、套话太多、过于平淡。情况汇报材料也是要注意能够体现出本单位自身的工作特点，据实反映情况，多用事实和数字说话，并提出有关建议，以助于上级部门了解真实情况和作出正确分析判断，切忌空泛议论。

　　（三）调研报告。

　　调研报告过去更多情况下是称调查报告，现在在形成材料时也多用调查报告。从我们办公室工作接触的情况看，更多是属于这种调研性质的调查报告。它多用于就某些方面工作的现状进行调查研究，更多地是为领导决策和指导工作提供服务。其中有些调研情况可成为总结典型经验的前提，据此或再经进一步了解就可以整理或撰写为经验材料，有些调研则成为领导决策的参考依据，比如我们各单位每年召开行业工作会前所组织的调研即是如此。这种调查报告在写法上的基本要求也可以说是共性要求，就是要“有情况、有分析、有措施、有建议”（亦即三或四要素）。起草这种调研材料对执笔人的理论政策水平、综合分析能力、文字表达能力等都要求比较高，办公室工作要提高服务水平，很重要的是要能够提供出有质量、有水平的调研报告。与此相类似的还有情况反映、工作建议等材料，也多是根据调查研究的情况来写的，有些内容本身就是调研报告的一部分，根据需要可分别进行整理。调查报告还有另一种需要就是针对某种问题进行的专项调查，一般也都要形成调查材料或调查报告，这种调查多是根据领导指派或由各有关专业职能部门来完成的，包括对一些案件情况的调查处理等，有其特定要求，在此不再多讲。