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汇报稿，属于机关非正式文种。座谈汇报在机关是常有的事，给领导准备汇报稿也是机关的一项经常性工作。因而，写汇报稿可以说是机关干部的基本功、必修课。
一、汇报材料的种类
1、综合型汇报材料。上级机关到本单位了解全面建设情况，这时准备的汇报稿往往是综合型的，一般要讲清总体情况、主要工作、存在问题及今后打算。
2、专题型汇报材料。就某项具体工作向上级领导机关汇报，一般都是专题型的，这种汇报稿具有单一性、专一性的特点，汇报内容要力求挖得深一点、写得细一点、语言实一点。像开展主题教育、文明创建、党建工作等情况汇报，都属于这一类。
3、经验型汇报材料。本单位某项工作做得很有成效、某个典型具有推广价值，上级机关拟论证、总结、推广，这时的汇报稿就属于经验型汇报稿，一般要写清价值在哪里、特点有哪些、下步怎么办。它要求具有很强的思想性、典型性，论证材料要翔实充分。
4、研究型汇报材料。上级机关就某个问题、某项工作进行调查研究，这时的汇报稿就属于这一类。它要求汇报者站在上级领导机关的高度同位思考，突出矛盾问题的梳理，突出对策措施的研究，总体上要把握一个“新”字，突出一个“深”字。
以上四种类型的区分只是相对的，很多时候都有交叉的成份，需要具体情况具体把握。
二、汇报材料写作的基本要求
汇报材料的写作没有固定模式，但它作为一个完整的思维过程，有些东西也是可以把握的。根据这些年的实践，我觉得应该把握好五个方面：
第一，开头要自然，防止“硬”。一份完整的汇报稿，全文和每一部分的开头都有一个“帽段”，作为正文的铺垫，引入正题，因而也可以称为“引题”。引题可长可短，可繁可简，但不能没有。过渡自然、铺垫到位，能起到引起关注、引发兴趣的效果。引题的设计没有固定的格式，全文的引题一般都要讲点欢迎感谢的话、赞扬肯定的话、概括内容的话；每一部分开头的引题，一般都很简短，都要讲点说明观点的话、引出下文的话，以达到承上启下的目的。
具体要注意把握三点：
一是寒暄要适度。这是写全文的引题时需要把握的。要尽量避免说吹捧过度的话、过分谦虚的话，让人感到不自在，甚至产生反感。 二是目的要明确。引题是为正文服务的，具有很强的目的性。整个论述，都要注意围绕主题展开，无关的话尽量少说或者不说。 三是论述要简明。引题作为铺垫，不论是全文的引题，还是每一部分的引题，都不能太长，要尽量用最简短的话把问题讲清楚，使听者有一种“开门见山、推窗见月”的感觉。
第二，主题要鲜明，防止“跑”。就是抓题扣题要准，既符合上级的意图，又符合主讲领导的思想，还要符合单位的实际。汇报材料从哪里进入，顺着一条什么样的主线展开，是汇报能否成功的关键。
主题怎么定，主要有三条途径：
一是依据上级意图“悟”。上级意图是我们准备汇报稿的“定盘星”。领导机关下基层听汇报都有明确的意图。只有先把上级领导机关的意图搞清楚了，才能不偏主题、不失方向。否则，上级想听的没有写，不想听的搞了一大堆，只能适得其反。一般来讲，领导机关下来，事先都要发一个通知。通知虽然很短，但包含了上级的意图和有关要求，只有逐字逐句地去领悟，才能避免盲目性。有时上级的通知很简单，不是很明确，这时就要打电话去询问，特别要注意询问领导的随行人员，以便获取更多的有用信息，为选定主题服务。
二是围绕本级领导思路“想”。领导的思路是我们准备汇报稿的“主心骨”。依据上级的意图，究竟要讲些什么，一般领导个人都有自己的思考。动笔之前，要用心去掏一掏领导的想法。这样，既有利于把准主题，又有利于使自己准备的汇报材料在领导那里好通过。通常可以采用三种方法。一种是“抛砖引玉”式。自己先准备一套简要思路，向领导汇报，看领导有什么想法。一种是“相互切磋”式。时间比较紧，来不及事先准备，这时可以讲明情况，让领导带着自己一道梳理思路。一种是“调查研究”式。汇报的内容很重要，时间又允许，可以建议组织一些调研座谈，集中大家的智慧。
三是着眼实际情况“抠”。实际情况是我们准备汇报材料的根本点，脱离实际是最大的离题。起草汇报材料时，必须关注全局、研究实际，围绕上级关注的重要问题、全面建设的真实情况、单位工作的特色优势，进行深入思考，力求挖出一些有份量的东西。
第三，条理要清晰，防止“乱”。汇报稿的主题选定后，接下来就要区分层次，理清脉络，搭起结构严谨的框架。条理不清，脉络不明，往往影响汇报效果，使听者感到缺乏逻辑、没有章法。
层次的区分，通常有两种方式：一种是纵向式，一种是横向式。
所谓纵向式，就是按事物发展的逻辑顺序，按照是什么、为什么、怎么办三个层次展开。这样的层次结构简单，条理清晰，符合认识规律，容易被人接受。
所谓横向式，就是截取座谈内容的横断面，从它内在的组成要素上去扒拉观点，破开层次。①破内容。就是把汇报内容一一拆开，每个小内容提炼出一个观点。 ②破要求。任何一项工作、任何一项活动的开展，都有其内在的要求，把核心的要求逐条梳理出来，每一条就是一个观点。 ③破特点。就是围绕汇报的主题把主要特点找出来，每一个特点作为一个层次。 ④破问题。就是针对问题梳理层次，每个问题就是一个观点。这方面，一般有三种出题方式：问题对策式、正反结合式、单点问题式（就是把问题梳理出来，每个问题作为一个观点来汇报）。 ⑤破矛盾。任何事物都有其自身的矛盾性，把这些矛盾关系找出来，区分层次也就水到渠成了。这种方法通常用于研究型的调研汇报。
第四，文法要对路，防止“偏”。俗话讲：“话不投机半句多”。一份成功的汇报材料，也少不了投其所需、投其所好。因此，在准备汇报材料时，必须先看座谈汇报的对象、用意和类型。
通常要做到三看：
一看召集。领导召集的座谈会与机关召集的座谈会，特点和要求是不同的。一般来说，机关主要是想听闪光的思想、鲜活的事例、生动的语言，写材料时好用。而领导则有所不同，注意力往往在工作的思路、决策的执行、当前的问题、今后的对策和建议上，对思想性、针对性要求很高，不喜欢花里胡哨的东西，喜欢实实在在的干货。
二看类型。前面把汇报稿的类型区分为四种，每种汇报稿都有其自身的内在要求。综合型汇报稿，一般要按照“好坏两面分，今后怎么办”的思路，把主要的做法和成效反映好，把存在的矛盾和问题说清楚，把下一步的工作打算讲明了。经验型汇报稿，如果是到本单位来具体了解情况，要注重列出几点做法、几点变化、几点启示等等，所做工作既可以单列、也可以揉到经验里面写，然后再说些不足、谈些打算；如果是大会交流的经验汇报材料，就要把主要经验作为标题挑出来。研究型汇报稿，需要把矛盾问题挑得很尖，讲矛盾、摆困惑、说扣子，可以系统地说出几个不一样、几个不适应、几个差异、几个弱化、几个倾向、几个误区，等等，然后有针对性地提出自己的对策。
三看主讲。汇报稿是为谁准备的，事先必须搞清楚。因为每个领导的讲话风格都不尽相同，有的喜欢文一点，有的喜欢新一点，有的喜欢有思想的，有的喜欢有事例的。只有把领导的讲话风格研究透了、把握准了，才能对路用文，投其所好。否则，自己感觉再好，领导也不一定满意。这方面，需要我们平时做一个有心人，注意研究领导的思想风格，把握领导的语言特色。
第五，素材要翔实，防止“空”。文章的结构是人体的“骨骼”，事例则是人体的“肌肉”，肌肉干瘪，骨架再好，也只能是干瘦如柴、面容憔悴。一篇让人觉得很厚实的汇报材料，必须事理丰满、以事说理，这样汇报起来才能有血有肉，听起来才会感到有滋有味。
这方面，应注意把握三点：
来源：办公室主任
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