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如何做一个合格的行政秘书

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领导之友 发表于 2017-4-21 18:58:13 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 

领导秘书一般指协助领导处理信息和综合事务的专职秘书。中央“八项规定”出台后,省部级以下领导干部不再配专职秘书,但是秘书工作还需要有人来做。广义上讲,各单位办公室、综合处室帮助处理日常事务的人员,都可称为行政秘书。这项工作也大都由年轻人来承担,使他们可以尽快进入角色、适应环境。所以年轻干部要珍惜这个岗位,抓住机会,不断提高素质和能力,为个人成长和事业进步奠定坚实基础。如何做一个合格的行政秘书,笔者个人的体会,需要在以下六个方面努力。

把写好公文当作“敲门砖”。人们常常把写公文标签化,认为是笔杆子的事,其实能写是对公务员的基本要求,写得好是通向成功的捷径。一要有自信。进入机关工作的人,通过“千里挑一”的公考选拔,都具备一定的理论基础、文字功底和较强的综合概括能力,缺的只是实际工作经验,而这些都可以在行政秘书岗位上得到锻炼提高,要有成为笔杆子的自信。二要低起点。写东西不能一口吃个胖子,要从最基本的公文形式写起,把请示、报告、通知等简单公文写好,逐步把握机关公文的基本要求和写作规范,在领导的指导帮助下,逐步写总结、汇报、讲话等大一点儿的材料。写的过程也是搜集材料、构思框架、整理思路的过程,这无形中为做好业务工作奠定了基础。三要高目标。人们常说,不想当将军的士兵不是好士兵。领导干部经过职场磨炼、实践锻炼,都是公文写作的高手,级别越高掌握信息越多,视野越开阔,公文写作水平也就越高。年轻干部要想尽快成长进步,必须从写好公文做起,磨炼得越久,基础越扎实,成长的空间越大,事业的大厦也会建得越高。

把练好口才当作“基本功”。秘书工作需要转述领导指示、通知精神,需要沟通信息、协调事务等,好口才也是基本功,要真诚沟通、用心交流,做到表述准确、逻辑清晰。一要表述准确。文字信息传递的准确性强,也便于查询。而语言在传递过程中会因双方关注点不同,以及当时环境的影响,难免会有遗漏,或者选择性回避,无意中会漏掉重要信息,不能完全领会传达领导意图。好记性不如烂笔头。要养成拿笔记录的习惯,随时记下重要信息,梳理出要点,尽可能全面准确表述。遇到听不清或者把握不准时,还要向领导核实,不能怕麻烦、有顾虑,确保准确领会、不出偏差。二要逻辑清晰。无论是向领导汇报工作,还是向同事传达信息,一定要提前准备提纲,明确先后顺序,做到逻辑清晰、传达准确、信息完整。要注重语言艺术,有节奏,有顿挫,不能主次不分,自己讲得很热闹,大家听得一头雾水。三要真诚沟通。不管是给领导汇报还是和同事沟通,尽量上门面对面进行,用心交流、真诚沟通,并通过丰富的肢体语言拉近双方的距离,使沟通更顺畅、交流更融洽。同时在面对面交流中也能锻炼表达能力,增强心理素质,慢慢在讨论交流时也敢于发言、不怯场。

把能受委屈当作“垫脚石”。秘书工作事务繁杂琐碎,需要与各方面打交道,工作不可能完美无缺。人们常说,出错的都是干活儿多的。秘书受领导批评自然是家常便饭,如果干得了工作受不得委屈,不能算是一个合格的行政秘书。一要能受气。遇到领导发脾气,不管原因是什么,都要认真听、不反驳、不辩解、不顶撞,用诚恳的态度、积极的心态给领导消气灭火,尤其不能强词夺理、当众顶撞。这不是说领导就应该不问青红皂白地发脾气,而是领导工作任务重、面临压力大,他也许知道责任不全在你,批评也是一种压力释放,秘书要能理解体谅领导的辛苦,这本身也是一种涵养。二要肯吃亏。机关没有不加班的职员,把多做一件事情,看成多一次锻炼的机会。有些临时任务谁干都行,但总得有人干,你干了活儿,就替别人解了围,人人心中有杆秤,长远看没有白受的苦。中央党校有位领导讲过,中青年干部不能助长“讨巧”之风,这也是告诉人们不要怕吃苦,再聪明的人也要下笨功夫。三要愿奉献。要乐于当“无名英雄”,甘于当配角,即使做了点儿工作,也不要过分宣扬,低头做事、低调做人,只问耕耘、不求收获,在名利面前保持一颗平常心。如果干一点儿工作就提要求、要待遇,干一点儿工作就唯恐领导看不见,这不但让人怀疑你的工作动机,也会引起同事反感。

把提升品格当作“必修课”。

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把增强素质当作“终身事”。行政秘书要提高自身的素质和能力,最终还得靠学习,要树立终身学习的理念,勤于学习、善于思考、不断总结,活到老、学到老。一要勤于学习。要向书本学习、向他人学习、向实践学习,养成边学、边记、边写的习惯,记要点、写心得、谈体会,这样既巩固了所学知识,也提高了写作能力。要注重建立资料库,将业务工作、领导讲话、政策法规等内容分类存档,既便于自己学习,也便于给领导提供信息,当好领导的左右手、资料员。二要善于思考。“学而不思则罔”,思考是学习过程的延伸,要事事留心、勤于观察、善于思考,分析领导意图,研究办事规律,把握工作重点,在比较中寻找差距、提高自己,在比较中发现规律、明确方向,时间长了工作会越来越顺手。三要不断总结。总结经验才能推动工作,既要总结成绩,也要梳理失误,一件事办得漂亮,既要看好在哪里,也要看还有什么提高空间;一项工作受到领导批评,要看错在哪里,是原则性错误还是一时大意,下步怎么改,把总结和思考记下来,经常看看,时常反思,不断超越自我,不断提升综合素质和能力。

文 / 石鸿志  来源:领导之友


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精彩评论9

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hgell0 发表于 2017-4-24 10:28:09 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
办公室新人,努力学习中!
 
zmrcg 发表于 2017-4-24 12:26:30 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
不是秘书也学学借鉴,多谢。
 
zmrcg 发表于 2017-4-24 12:27:42 | 显示全部楼层
 
专业写文章
不是秘书也学学借鉴,多谢
 
就是小军军 发表于 2017-4-24 23:41:30 | 显示全部楼层
 
全面准确表述。遇到听不清或者把握不准时,还要向领导核实,不能怕麻烦、有顾虑,确保准确领会、不出偏差。二要逻辑清晰。无论是向领导汇报工作,还是向同事传达信息,一定要提前准
 
石羊绿草 发表于 2017-4-26 14:13:34 | 显示全部楼层
 
行政秘书要提高自身的素质和能力,最终还得靠学习,要树立终身学习的理念,勤于学习、善于思考、不断总结,活到老、学到老。
 
思考人生 发表于 2017-4-26 15:08:14 来自手机 | 显示全部楼层
 
内容很翔实,需要细心体会并掌握,感谢老师
 
泛舟罗布泊 发表于 2017-5-7 21:22:05 | 显示全部楼层
 
办公室新人,努力学习中!
 
放歌 发表于 2017-5-10 17:31:38 | 显示全部楼层
 
学习了  看个完整版  秘书怎么做才好
 
纳兰霖枫 发表于 2017-7-7 17:35:11 | 显示全部楼层
 
把提升品格当作“必修课”。
 
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