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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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/ s, U& g: ~1 C/ z/ z, I4 A一、会议记录3要素 8 N4 p z9 G B$ j/ N+ m/ U
. b% K" m) O& o- _2 H 1、准备工作细致到位（前期）
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议 ! K4 L( Z- O; ^+ \- B9 b
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决议等做到心中有数。
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 " S9 @3 |( V7 W* y+ o- {
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。 3 e3 J) q1 x ~. o3 u
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2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 $ y' ?1 c M: S0 L
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3、整理准确及时 0 s4 M4 d) I8 B2 @$ z
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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$ T/ U" X( ~( c 一是对记录内容查漏补缺；
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； 4 f/ o: V) X6 I
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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) U" k# [, z) Z6 i. O* T4 G二、电子邮件4提示 l6 ^( s: E0 o7 U- L
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1、信箱名称
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8 A& g# K- u2 ]7 h7 ^$ l# r: A首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 7 e. y* @; h4 z+ Y4 @ a
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2、邮件标题 6 ?" z9 |; |* x8 U. j/ T5 D
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 # c& R7 y. ?3 N3 |# j& v
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3、邮件正文
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1 @$ O1 S/ E! R% F" |2 n邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 / O+ A- I) o3 j7 P& v$ K& T0 Q$ z
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- ^% z5 ~ J5 E( y& f9 g. T; d% P行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 0 y0 R: _- F9 _3 w; n
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4、邮件附件 $ f S# _0 Z0 X" O/ F2 e
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- ~$ q* I) \4 P" c2 N' c' A( \( f8 O- B& e名称清晰规范，注意反复核查。
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 + i1 n9 z8 P+ O& o- i: K) q
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三、负分公文5宗罪 " M9 j( Q2 L+ w! O
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" K# o# T1 x. c, P为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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1.文种选择错误
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 / g p; q* |9 X6 m/ X+ W
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 3 Z' H6 [( x% k& |" O+ P. l F
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（1）文种选择的重要性 0 p2 R7 _, W) N* [1 b
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, j) m4 B& _) J在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 & V1 [" Y* k( [" }' n- y5 Y
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+ w* q! s U; F, @& D+ g2 C（2）常见错误例子
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8 X5 E$ p9 k! C, s, s# F) }% ]. ?a.错乱 & H8 _# u5 {" c" o9 b' l
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) T" w; t, E; Y$ B如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 * z; |( q6 R, ]; r/ B. a
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b.缺失
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+ [3 f3 X5 U5 G 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。 ! I" D. q( X2 p m4 O- G7 w, q
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c.非法
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超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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d.重叠
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1 [. F+ k% y- \5 T0 o/ t% K故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 0 \8 N2 P1 L7 K3 t
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2.重要信息重复或者失误
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7 | A1 A( k1 c( e4 J0 a9 ?' T “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 7 e: z) T. j6 P
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3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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+ n5 P4 u* G q7 u+ m$ _4.内容冗长，关键信息严重滞后 ! z! g8 m G: O
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
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, ]# e( Z9 K% B3 k5.修饰性词语贫乏单调 & M( H) B, }. ?6 m# |
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一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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8 \. W4 Z6 U+ l% A! C8 q7 \, e四、结语
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% `2 v q5 s9 r1 o' @; B! ~希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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