作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准,《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而,公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误,你中过吗?
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# `. q7 ` n9 }6 R# \1 G4 X>>>>错误1:密级公文未标注公文份号,或使用三位阿拉伯数字标注,标注位置较随意。
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8 i! t; H, k# B. c/ ~( i( r0 M正确做法:密级公文应标注份号,并用六位三号阿拉伯数字,顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。
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5 f, N" v! Y9 I S>>>>错误2:涉密公文密级过高或过低,保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等;公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。
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: o- _+ I, ~; G正确做法:涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限,用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置,保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。 * w$ T, Q: h J) M2 \. x
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( \' }1 c- W) I+ C>>>>错误3:不急的公文标注紧急程度,且未按规定位置标注;在标题中的文种前面加注紧急程度,如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。 8 V2 y8 F# [3 X" h
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: V$ e; v- Y! p, }8 j正确做法:紧急公文应分别标注“特急”“加急”,用三号黑体字,顶格编排标注在公文首页版心的左上角;如需同时标注公文份号、密级和保密期限,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 0 E! E" E9 X/ i% a$ R
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>>>>错误4:发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。
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$ n1 {4 W, G1 {* v5 f/ f+ m- C; M0 E0 K正确做法:发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成(也可不加“文件”二字),但发文机关名称后不能加文种。
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/ f0 A+ p% m9 m' ]/ ^2 A+ O" |3 b>>>>错误5:发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重,字数过长;年度使用“()”或“[]”括入,发文顺序号前“0”占位,且加“第”字;上行文的发文字号标注的位置不准确。 - C O% ]# Y3 r5 F
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7 o; ]2 U$ t+ v* T正确做法:发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别;年份应标全称,用六角括号“﹝﹞”括入;发文顺序号用阿拉伯数字标注,前不加“第”字,不编虚位(即1不编为01);上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置,居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
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6 O T9 J3 _( E>>>>错误6:没有标注签发人;标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人;签发人标注了职务。 0 j+ [0 S0 {8 e, y8 v- y
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正确做法:上行文应标注签发人姓名,签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人,签发人员标注姓名,不标注职务。
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$ S3 c, b; f0 c5 M- U, B- h) d>>>>错误7:公文标题中省略发文机关名称;把文种作为公文标题;公文标题的字体字号使用不规范,排列呈长方形或沙漏形等。
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: K' W. [2 ?/ G! o0 W! u9 i正确做法:公文标题由行文机关名称、事由和文种组成;使用二号小标宋体字标注;标题回行时,排列应为梯形或菱形。
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( Y( J6 O5 J6 J, B" n6 W7 v7 |>>>>错误8:公文正文中,结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号, 如:“(一)、”“1、”“(1)、”;同一篇公文中结构层次序数语书写不统一,使用好几种结构层次序数语,如:使用“首先”“其次”“再次”,又使用“其一”“其二”“其三”,再使用“第一”“第二”“第三”等。 6 j2 t$ Y* h T3 J5 k
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- S! K3 a. c* R正确做法:公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“(一)”“1.”“(1)”;字体第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注;一篇公文中的结构层次序数语,使用同一种书写,以体现上下文表述的一致性。 ) u4 P$ G$ w5 w& t! i! C9 N
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- `0 q0 Q; y6 H% y9 E* F>>>>错误9:附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注,未与附件名称的首字对齐;附件名称后使用标点符号“;”或“。”。 2 [5 M# l4 n+ L+ K% J. ?
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正确做法:附件名称较长需要回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐;附件名称后不加标点符号。 / d/ r9 K% g6 R1 W y6 I( S
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; n3 a' W/ H1 ]! J除了格式上的常见错误外,尚有三个问题值得关注,即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面,仍然不统一。比如,党的机关公文正文用17磅仿宋体字,每行26个字,而行政机关公文正文用三号仿宋体字,每行28个字;党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关,而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关;党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印,只标注行文机关署名和成文日期,而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章,不作署名。以上这些问题,需要公文处理工作人员重视,学透用好相关规定,避免错误发生,闹出笑话。 " Z2 V7 c1 z3 \% t; _
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究其原因,主要有几个方面:一是相关规定、标准仍然存在不完美之处,存在可以改进的空间;二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够,有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性,认为格式规范不规范无所谓;三是相关培训机制不健全,公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。
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' J2 u; y5 ~/ P. B. R( \公文格式的不统一、不规范,影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此,应采取以下措施:一是强化意识,增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性,各级党政机关带头践行公文格式新标准,自觉维护公文的严肃性和权威性;二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑,鉴于“国家标准应用指南”中部分释义与规定不完全一致,有必要作出解释说明;三是健全培训机制,推进培训工作常态化,对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导,特别是对新上岗人员做好传帮带工作;四是建立公文格式错情通报制度,各级党政机关办公厅(室)可结合公文办理工作,及时指导纠正来文单位的格式错误,还可深入基层,现场检查纠错。 $ N' L) f! s- x+ _$ H) i; C
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4 Y6 C7 C( M6 D1 s( [(文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者:刘文森)
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