论信息系统项目成本管理

摘要：

2014年5月，我作为项目经理，参与了某省某保险公司影像业务流内容平台项目的建设，通过该项目的建设，实现了该公司统一的平台管理服务，统一的内容采集服务，统一的内容传输服务，统一的影像查询服务，统一的OCR识别服务，统一的外部接入服务以及统一的内容存储服务，解决了原始档案采集，存储，传递等环节存在的高成本，低效率问题，从而降低了该公司的整体运营成本，提升了业务服务质量。

该项目投资500万元，建设工期为1年，2015年5月，该项目通过了甲方的验收，赢得了用户的好评，本文结合作者的实际工作经验，以该项目为例，讨论了项目的成本管理，主要从制定成本计划，成本估算，成本预算，成本控制四个方面展开论述。

正文：

随着某省某保险公司业务的高速发展，原始档案纸质管理的低效率，高成本根本无法满足该公司的业务发展的需要，该公司急需一个统一的影像工作流内容管理平台，来实现原始档案的信息化管理以降低公司的整体运营成本，提升客户服务的质量。该项目因此而立项，我公司中标该项目，并于2014年5月正式启动该项目的建设工作，我被任命为项目经理，项目总投资500万元，建设工期为1年。该平台分为影像采集平台、影像存储管理平台（内容管理平台）、影像业务流程平台（工作流平台）三大核心功能平台，根据具体的业务需求，将影像技术和工作流技术结合起来，实现数字化影像工作流，进而实现了该保险公司统一的平台管理服务，统一的内容采集服务，统一的内容传输服务，统一的影像查询服务，统一的ocr识别服务，统一的外部接入服务以及统一的内容存储服务，解决了该公司原始档案采集，存储，传递，查询等环节存在的高成本，低效率问题,最终形成了以影像为核心的，高效率，低成本，低风险的统一业务流作业平台。

系统采用基于J2EE框架的3层BS模式，使用Java语言开发，实现了与该公司核心业务系统，单证管理系统，批量打印系统的对接问题，提高了该平台的易用性与兼容性，数据库采用oracle11G，中间件采用weblogic并做集群。项目采用矩阵型组织结构，从各职能部门抽调骨干员工组成项目团队，我被任命为项目经理，主要从事项目管理工作。

由于本项目的顺利上线，涉及到了业务的考核，因此，在本项目中成本管理尤为重要，我作为项目经理在做好其它领域管理的同时，特别重视项目的成本管理，主要从制定成本计划，成本估算，成本预算，成本控制四个方面对成本进行管理。

1：制定成本计划

凡事预则立，不预则废，成功的项目必须在约定的时间、范围、质量及成本要求下，达到相关干系人的期望，作为项目经理我深知要做好项目的成本管理，一个切实可行的成本管理计划必不可少，因此我特别重视成本管理计划的制定。

我首先从公司的组织过程资产中找出成本管理计划制定的模板，制定了包含成本组成结构，成本估算，成本预算和成本控制的标准的初步的成本管理计划，然后召集项目各干系人就该成本计划进行评审，修改完善该成本管理计划，最终形成了一份经过签字确认的、科学的、合理的成本管理计划，用于指导如何进行成本的估算，成本预算和成本控制工作，并随着项目的推进渐进明细。

2：成本估算

成本估算就是依据项目的范围说明书，wbs分解结构，wbs字典中描述的完成项目所包含的活动，进行活动资源估算的过程。我首先依据wbs分解结构，识别出成本的构成科目，（比如该项目包含各类开发人员，测试人员，质量保证等人员的费用，项目所需要的硬件设备的费用等），然后根据识别出的成本构成科目，估算每一科目的成本大小，最后分析成本估算的结果，找出可相互替代的成本，协调各成本之间的比例关系，以此来完成成本估算工作。借助于ms-project项目管理软件，依托wbs分解结构，参考公司的成本估算模板，采用自上而下的成本估算方法，快速的得到了初步的成本估算结果。为了保证成本估算的准确性，我对项目的硬件设备，比如项目所采用的银之杰影像采集设备、柯达扫描仪设备等硬件设备使用了确定资源费率的方式来进行成本的估算。另外，我考虑到范围、进度、质量等等因素的变化或者风险的发生有可能会引起成本的变化，因此在成本的估算总值上增加了百分之十的资金作为应急储备用于项目中来应对已知的未知事件。通过上述活动，最终形成了一份比较合理的成本估算结果以及相关的技术支持细节文件，为项目下一步的成本预算打下了良好的基础。

3：成本预算

成本预算是成本控制的基础，成本预算就是将项目的成本估算的结果分配到项目的各项具体工作上，以确定项目各项工作和活动的成本定额，结合项目进度计划，形成项目预算支出基准计划的过程。成本预算是按计划分配项目资源的活动，保证了各项目工作能够及时的或者所需的各种资源，同时成本预算也是一种控制机制 ，可以作为度量各项工作在实施过程中资源使用数量和效率的标准，为项目管理者监控项目施工的进度提供了一把标尺。

成本估算与成本预算都运用类比估算，参数模型，自下而上等工具与技术，都依托于wbs分解结构来展开工作。成本估算是近似估算，它的输出是成本估算，不需要管理层的批准，而成本预算的是汇总所有单个活动或者工作包，建立一个经过批准的成本基准的过程，精确度较高。

根据成本管理计划，结合项目的目标，我将成本估算的结果，分配到每一个工作包中，为每一个工作包制定了具体的成本预算，对针对复杂的工作包设置了成本控制的标准，确保所有的工作包累加不超过项目的总体预算。在此基础之上，我将每个工作包的成本再次分配到各工作包的具体活动之上，结合进度计划，确定了各项活动的成本支出时间，同时，考虑到项目的管理储备，对于复杂的工作包，按照5%的额度设置了管理储备金，最终形成了项目预算的支出基准计划。为了保证项目资金支出不出现大的波动，我采用了支出合理化原则，来保证项目所需资金的及时到位。

4：成本控制

成本控制就是监督控制项目活动所发生的成本，与项目的预算支出基准计划进行比对，发现偏差，及时进行纠偏，使项目的实际陈本控制在计划于预算范围之内的管理过程。我要求项目组成员每周提交工作周报，按照百分比率来量化任务的完成情况，我再依据各工作周报汇总成项目周报，借助于ms-project项目管理软件，清晰的显示项目的任务基准与实际成本信息，以此来管理项目的实际绩效信息。

同时，借助于每月的挣值分析例会，通过计算项目的EV,PV，AC，来查看项目的进度与成本的执行情况。例如，项目进行到第6个月的时候，通过监控项目得知，项目的EV=240万，PV=250万，AC=255万，通过计算得知项目的CPI=0.94，SPI=0.96，项目出现了进度滞后，成本超支的情况，通过分析得知，成本超支是因为项目服务器所需的硬盘价格上涨引起的，进度落后的原因是为了避免返工，最近项目测试人员加大了测试的力度，导致测试进度滞后。我及时跟公司申请增加了一名专业的测试人员来加快测试的速度，同时动用应急储备金来解决了成本超支的问题。

经过我们项目组成员的共同努力，在公司与客户的大力支持下，该项目于2015年4月试运行成功，同年5月通过甲方组织的验收，赢得了用户的一致好评，目前，项目运行良好，通过项目的建设，实际解决了该保险公司传统原始档案的电子化，影像化的高效流转，安全存储，高效查询。同时，项目的最终成本为485万，结余15万元，项目的成功得益于我科学的成本管理计划与合理使用成本管理的技术与工具。然而，项目成功的背后还存在着一些不足，主要是在项目的沟通与进度管理方面还存在不足，还有很大的提升空间，通过该项目的建设，我收获了宝贵的经验，在以后的工作中，我将不断的提升自己的项目管理水平，为中国的信息化建设贡献自己的一份力量。