组织会议活动切忌“想当然”

      会议活动组织得多了，往往会发现，出错的经常是那些“想当然”的地方。比如，筹备过程中发现问题时，“想当然”地认为有人解决；筹备过程中有关方面提出要求时，“想当然”地全盘接受；实施过程中出现疑问时，“想当然”地任其发展。这些情况难免导致差错和失误。只有用非常谨慎的态度，“较真”到底，才能保证会议的顺利进行。这里跟大家分享几个案例。

     案例一：前几年，市里的季度工作会要求现场直播。第一次筹备时，我们就想到如果会议期间停电怎么办。当时有关部门都说没事，有备用电源，短时间内就可以切换。但牵头领导继续追问：“‘短时间’到底是多久？”这一问，没人回答了。供电公司实地查看后才发现备用线路根本就没接上，即使有发电车也供不上电。为此，牵头领导召集有关部门进行专题研究，越研究发现问题越多：即便备用线路接上了，转换也要十几分钟，想要快速供电必须对线路进行改造，而改造成功后，转换也需要3—5分钟。所以后来的会议直播采用了延后播出的方式，为万一停电留出了转换时间。另外，电视台还准备了一组短片和标语，以便在线路转换不过来时备播。

      案例二：某次筹备与外商的会见活动，前期沟通时，外商提出会谈内容涉及商业敏感话题，新闻媒体不能参加，因此活动方案是按照媒体不参加的情况拟定的，领导也已经签批。但就在外商到达的前一天，突然有人提出，之前某个活动因为没有新闻媒体参加，无法达到领导提出的保留照片等资料的要求，导致工作被动。我们重新审视这次会见，感觉对方不让新闻媒体参加的主要原因可能是不想对外宣传报道。我们再次与外商沟通，对方表示确实是出于此种考虑，忽略了留存资料的问题，感谢我们的提醒。我们将沟通情况报告领导并经同意后，及时通知新闻媒体参加，并强调仅作资料留存不作相关报道。

      案例三：某次召开全市性会议，主持领导一人，发言领导四人。第二位发言领导开始讲话时，音控室的工作人员突然问我们：“有几个领导需要讲话啊？话筒可是只能同时开三个。”听后大家都有些懵了，以前在这个会场开会从未出现过这种情况。还是科长临场经验丰富，他迅速了解了会场情况：一是主持领导和前两位发言领导的话筒都没有关闭；二是我们手头没有主持词，只知道有哪些领导发言，不确定发言顺序；三是会议正在进行，已经无法告知每位领导；四是目前发言的第二位领导和接下来发言的其中一位分别坐在主席台东、西两侧。为此，三名工作人员做了两手准备，一位向有关人员电话询问领导发言的顺序；另两位分坐台下两侧，注意听主持领导讲话，确定下一位发言的领导，如果电话反馈不及时，可根据情况上台关闭或打开领导面前的话筒。结果不错，没有出现领导讲话时话筒不响的情况。

      每一次会议活动都是“现场直播”，无论在筹备阶段还是在实施阶段都不允许有任何的“想当然”。如果在筹备过程中发现问题，应及时解决、不留隐患；如果有关方面提出要求，应勤于沟通、妥善应对；如果实施中出现突发状况，应沉着冷静、积极补救。唯有如此，才能把服务做到位，事后不留遗憾。

（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第1期。作者：刘峥鹏、刘琳娜）