政务接待相关礼仪规范

政务接待相关礼仪规范

一、排席礼仪

    (一) 会议或仪式主席台座次安排

    1、主席台必须排座次、放座席牌或站位牌，目的是方便领导对号入座，避免上台之后互相谦让。

    2、主席台座次排列，领导为单数时，1号领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在l号领导右手位置，如5人时⑤③①②④；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在l号领导右手位置，如4人时③①②④。在这里关键是：只要记住左手永远是第2就比较容易安排了；还有要避免一种误区，很多人记得不扎实往往是将位置认为成了左边和右边，由于面向和背向的不同，造成了错误，其实正确的叫法是以1号领导为参照物，他（她）的左手和右手位置，而不是左边和右边位置。

   3、注意事项：①是对主席台上的领导能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。②是领导同志到会场后，一般会安排在休息室稍候，这期间要逐一核实，并告之上台后所坐（站）方位。如主席台人数很多，还应准备出座位图或站位图，座位图和站位图都是以面向安排。③是如有临时变化，应及时调整座次、座席牌或站位牌，防止主席台上领导座席牌或站位牌出现空缺或差错。④是还要注意认真打印和核对座席牌和站位牌，谨防错别字出现。⑤是要注意现场布置，包括鲜花、水果、水杯以及话筒音响等，特别注意的是要根据讲话领导的人数和位置布置话筒的数量和位置，提前对音响进行试音保证音响的最佳效果。

(二) 宴席座次安排。宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副陪的右手，4号客人在副陪的左手，其他可以根据领导之间的关系或其他因素随意安排，尽量做到客人和陪客领导都高兴和满意。需要注意的是，如果宴会大厅有两桌以上时，必须定好两桌的大小，把握的原则是，以主陪为正位，以右手为1号桌，左手为2号桌，②①；如场地排有三桌，则以中间为1号桌，右手为2号桌，左手为3号桌，③①②（与会议或仪式个人排序不同）。

注意，当来客人员层次较高、人数较多或主宾比较陌生的时，需给每位就餐人员摆放就餐席签，还要给主副陪准备《就餐安排》，方便主副陪了解掌握宴席客人的姓名和职务。

    (三) 签字仪式的座次安排。签字仪式中，主方安排一位仪式主持人，主持人宣布签字仪式开始后，签字双方入座，主人在左边，客人在主人的右手。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。双方助签人员分别站在各自签字人的外侧，协助翻揭文本，指明签字处。签完后，礼仪小姐送上香槟酒或红酒，主客双方干杯相互祝贺。双方简短致词（主先客后）后合影留念。

(四) 乘车的座次安排

1、小轿车。如有司机驾驶时，以后排右侧为1号座，2号座在司机正后边，3号座在司机旁边副驾驶位置 (如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间)。注意事项：如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为1号座，后排右侧为2号座，司机正后边为3号座，而后排中间座为末席。还需注意的是，着裙装的女士登车，正规的的礼仪是不要一只脚先踏入车内，也不要爬进车里，需要先站在座位边上，把身体降低，让臀部做到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝保持合并姿势。

2、吉普车。吉普车和轿车乘坐座次安排不同。吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排副驾驶位置为1号位置，后排右侧为2号位置，后排左侧为3号位置。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。需要注意的是，并不是所有的领导或者客人都喜欢坐到或者一定会坐到副驾驶位置，所以，就我们来讲，应在车外等候领导先上车，如果已知车内除司机外只上2人乘坐的情况下，领导或者客人选择了后排右侧或左侧坐，则工作人员尽量选择做副驾驶位置，而不要选择和领导并排的另一侧。

3、中巴车。中巴车1号位置在司机后边的第一排的临窗的位置。后排依次为小。

二、接待过程中的相关礼仪

（一）着装礼仪。接待工作是严肃的礼仪性活动，通常均属于比较隆重的社交，在这类活动中，接待人员必须着礼服或正装，以示对客人和主人尊重。

1、一般男士的正装为西服。在正式接待场合，必须穿颜色素雅的套装，以深色、单色为宜，需要注意的是西装的钮扣分为单排扣和双排扣两种，双排扣一般不宜敞开。一般常穿的是单排扣，在非正式场合一般可以不扣钮扣，在正式场合中，要求将实际扣（除最下一粒钮扣以外的其他钮扣）必须扣上，最下一粒钮扣为样扣，不必扣上。

   2、女士的正装为西装套裙。在接待工作中穿着的西装套裙要注意不宜选择色调过于鲜亮的色彩，以冷色调为基调较为合宜。在正式接待场合中，西装套裙上衣扣子必须系好，不得脱下。内里必须穿着一件款式适宜的衬衫，在穿着西服套裙时，只能搭配高筒袜，着高跟或半高跟皮鞋，其他任何搭配都是不适宜的。

（二）见面礼仪

1、迎候礼仪。无论是在两区交界处还是到宾馆、机场、车站等地方迎接时，工作人员一般至少提前20分钟到场，迎候客人抵达。 客人到达后，主要接待人员应主动上前问候，并作自我介绍和引见，上车时应请来宾先上车，并根据来宾意愿，主动搬送物品，核准来宾人数。

2、引导礼仪。在走廊引导时，接待人员在领导或者客人二三步之前，配合步调，并且让客人走在内侧，接待人员在客人外侧；引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，下楼时，接待人员走在前面，客人在后面，上下楼时，都要让客人走楼梯内侧，接待人员走外侧，接待人员和客人的距离一般保持在两个台阶，不要走得太快。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，达到时，接待人员主动按“开门”按钮，让客人先走出电梯。当引导入会客厅或宴会厅时，接待人员尽量要用手指示客人的座位坐下，客人坐下后方可离开，如果不熟悉客人座位，进入客厅或宴会厅时，可请服务员或其他工作人员帮忙指示客人座位，引导入座。

3、握手礼仪。是最基本的礼仪。与男士握手时，要稍微用些力，太轻会给人以轻视的感觉。手接触的时候双方要有眼神的交流。握手时间要适中，一般在心里默数5个数后再松开。需要注意的是，在实际运用中，如果同上级或有身份的人握手，根据当时情况，如果客人有意和你握手，应在客人将要伸手之前，主动把手伸出去，如果对方握手后马上松开，作为下级就不要拘泥于形式依然握着不放数5个数，如果对方无意和你握手，就不要勉强。与女士握手，女士如果不主动伸手，男士就不可贸然上前握手。握手时不可以戴手套。

4、介绍礼仪。见面握手后，宾主一般会相互介绍，一般而言，顺序是，先将主人介绍给客人；先把年轻的介绍给年长的；先把男士介绍给女士，掌握的关键点是，为什么先介绍给客人、年长的和女士，因为这样的目的是表示对客人、年长的和女士的尊重，掌握这样的原则就好记了。介绍团队时候，应按照职务高低依次介绍。具体介绍时，应有礼貌地用手示意，简要说明被介绍人的单位、职务，如“这位是老秘网市老秘网区××局王局长”；在被第三者介绍给对方时，要说“您好”“久仰久仰”或“见到你非常高兴”之类的话，并主动点头示意，表示友善。创造良好气氛。需要注意的是，对女同志的称呼要讲究，尤其是在外事活动中，对国外女性的称呼分夫人、太太、小姐、女士四种，对没搞清对方是否已婚时，千万不能称太太，一般称女士或小姐为好。  

5、交换名片礼仪。介绍结束后，还要适时拿出名片就行交流。要双手递交，如果对方是外国朋友，要把印有英文的一面朝上递给客人。如果不愿意和对方交换名片，千万不要说忘带了，这样会给别人一种不尊重的感觉，可以委婉地说“名片刚刚发完”。接受对方名片的时候，也尽量用双手，接到名片后，注意要认真看一遍，对客人名片上所列出的单位和职务，也可以有意识地读出声音来，以示仰慕，然后将名片放到包裹或上衣口袋中，以示尊重，不要看都不看就放好或扔掉。

三、办公礼仪

1、接打电话礼仪。接电话时，要遵守“铃声不过三”的要求，即要在铃声响三声之前接起电话。如果来电的号码熟悉，最好接电话时直呼其姓名或职务，如王局长、李科长。如果来电号码陌生，接起电话时，可以简单说一句，“你好”，以表示礼貌。接起电话应首先应通过对方的声音辨别对方是否熟悉，在交谈中尽量能了解对方是谁，比如可以主动询问：“您那里，贵姓”等。如果对方是上级机关或其他单位下达通知，最好用笔进行记录，记录内容包括对方打电话人的单位、姓名、来电时间、来电内容以及联系方式等，以便向领导汇报。在挂电话时，如果对方是上级领导或比较尊敬的人，应该先等对方挂电话，等听到挂电话的声音后，自己再挂。打电话时，如果给上级领导打电话汇报，应看事情是否紧急，如果事情不太紧急，可以等领导方便的时候或者回单位以后再汇报，如果事情较为紧急，或这件事情领导需要提前知道，就需要给领导去电话，接通电话后，应主动报单位和姓名，并询问领导是否方便，如果领导方便，应尽量将汇报做的简洁明了，以便领导决策。

2、办公室接人待物礼仪。最基本的是要来有迎声，去有送声。如果上级领导来办公室，应主动热情，最好主动起身，并询问领导有什么事，或者有什么需要。如果其他同事或朋友到办公室，最好有招呼声，而不要闷头工作，冷落来访者。如果来访者为领导或比较受尊重的人，最好给来访者倒水，以示欢迎。在来访者离开时，要有送声，比如：“再见”或“下次再来”等，如果是领导或者比较尊敬的人离开，最好起身相送到门口，以示尊重。如果去领导办公室汇报工作，在领导办公室遇到熟人，要主动打招呼，比如“王局长，你好”或点头示意，在工作不紧急的情况下，最好能主动退出办公室，待客人走后，再行汇报。

3、下级与上级交往礼仪。首先，下级要自觉维护领导及其职位的尊严，不可在公共场合下采用有失双方身份的交流，如确有意见，可在适合的场合交换，达到统一或部分统一的效果。其次要遵从领导指挥，如上级指挥有失误，应主动向上级陈述，如被否决，可保留意见，但仍要执行上级指示，不可赌气，执行中尽量减少损失。第三，与上级交往要注意仪态，不要私自闯入领导办公室，不随意翻阅领导的公文和信件，不可有过分的举动，不可吹吹拍拍、拉拉扯扯。

四、政务接待活动的礼仪应用

举例，如果有外地客人准备来老秘网参加其投资的或下属的公司与区政府的签约，按照程序大致应做如下工作：

一是提前获取信息。要设法提前确定来客时间、人数、姓名、职务以及所乘坐的交通工具，根据所掌握的信息做好《接待方案》，包括时间、地点、背景和横幅内容、参加人员、重要节点安排，并附项目简介、房间安排、会见安排、宴请安排、主席台站位安排等。

二是接站安排。如果乘坐火车、轮船或飞机，要根据领导安排确定好前去接站领导和工作人员，并设法获知车次或航班号以及详细到达时间，根据来客人数准备合适的交通工具前去接站，同时尽量提前落实好客人离开的日期，方便安排返程（一般来讲，很多客人都是定的航班往返票）。

三是会见和宴请安排。将来宾接到下榻的酒店后，根据来客人数和职务，安排好休息房间、会客厅和宴请，会见和宴请要提前确定好陪客领导，如果客人层次较高，可提前邀请市领导出席会见和宴请。

四是签约现场安排。确定双方签字人员，落实好主持人、致辞人、出席人（需要摆放座席牌），以及主席台站位，仪式现场要布置背景台，悬挂横幅，摆放鲜花，要准备签字笔、文件夹、香槟酒或红酒。如果需要还要准备礼品。另外如签约现场不在来宾下榻酒店，还要准备好到车辆，接送来宾到达或离开签约现场。

五是送站安排。根据离开的客人人数和职务，安排好送站领导、工作人员和送站车辆，与火车站、码头或机场联系，落实好详细离开时间，方便送站。

五、工作感受

一是业务熟练是基础。要熟练掌握接待工作的程序和礼仪，做到遇到接待活动，在时间、来客人数和职务、接待地点、接待日程等方面能第一时间全盘成章，心中有数。

二是活动前的准备工作是关键。要将功夫用在前面，要把整个接待活动的全过程想细、想全、想周密。只有这样才能减轻活动时的工作压力。

三是要多请示多汇报多沟通。接待工作具有较强的突发性和系统性，突发性表现为往往定好的安排在实际操作中会有一定变化，遇到这种情况切忌慌乱，应及时向上级请示汇报，如情况非常紧急，应在不失原则的前提下灵活应变（很多情况靠的是经验），事后也要及时向上级请示汇报；系统性表现为接待工作不是单一科室就可以完成的，还需要其他科室或单位的帮助和支持，因此要同其他工作人员保持良好的合作和沟通，才能圆满完成工作任务。

四是要注意保密。