领导批示件督办的技巧

领导批示件督办工作规范

领导批示件督办是政府办公室的重要职责，也是抓好领导决策落实、推动工作开展的一种重要和经常性的手段。督办领导批示件，充分体现了文秘人员的助手、桥梁和对政务活动的记载作用。督办领导批示件必须坚持“批必办，办必果，果必报，事事有着落，件件有回音”的原则，应把握四大要点：“及时、高效、细致、保密”。
　　一、领导批示件督办的分类
　　领导批示件，顾名思义，即领导对有关文字材料或问题的批示。领导批示分为对正式文件批示和对非正式文件批示两种。正式文件批示分为：部门行文报送政府领导审批的请示、报告、工作汇报等；上级下发的传真、文件等等。这些文件一般都由办公室秘书科专门收文办理，这一类批示一般用于解决政务工作中的具体问题，指导具体工作的开展，推动政府决策的落实。非正式文件的批示分为：部门报送的公务性非正式文件，如：会议精神贯彻落实意见、征求意见函、工作简报、重要信息等。另一类是群众信访件、举报信等。批信访件、举报信是领导了解基层情况、倾听基层呼声、体察民情的一个重要手段，也是化解基层矛盾、维护群众合法权益的重要途径。这一类文件时效性非常强，要特别注意。
　　二、领导批示件督办的基本方法和程序
　　（一）实行分类。领导对公务材料的批示与对信访件的批示，在办理时有不同的特点和要求。对批示件进行分类登记和办理，可以避免交叉办理时出错，使办理工作更加有条不紊，也方便以后对批示件的督办和查找。

（二）规范程序。 1、登记。登记事项主要包括：编号、来文单位、文件名称、批示内容、批示时间、承办单位、签收人、签收日期、督办情况、督办日期、办理结果等。 2、交办。批示件要及时转办给承办单位和承办人。领导批示件一般实行当天批示，当天转办，不得超过1个工作日。 3、催办、督办。批示件交办后，要及时或定期催办、督办，并做好记录;对紧急和重要的批示件，要随时检查办理进度，催促加快办理。一般情况下，请示批示件转办给承办单位后，承办单位必须在3工作日反馈答复意见，特殊情况不超过7个工作日。信访件、举报信批示件转办后，承办单位一般在7个工作日反馈答复意见，特殊情况为30工作日，最长的不超过60个工作日。如果部门反馈意见超过规定时间未反馈或答复的，按照办公室规定报秘书科登记备案。4、汇总结果。对部门反馈意见要及时汇总，形成部门意见汇总材料报领导批示。一般情况是当天收集，当天形成汇总材料。

　三、领导批示件督办的要求
- k- r% U; i( T5 e3 h　　（一）及时。批示件是领导对一个阶段工作的指导性要求、意见等，时效性极强，如不及时进行督办，将会影响政务工作的正常开展。批示件督办的每个阶段，都应做到及时、迅速。

（二）高效。在具体工作中，既要保证重要紧急批示件的即刻交办，又要在尽可能短的时间内将批示件交办到位;既要把握文字材料本身的重要紧急程度，还要按照领导批示中对办理速度的要求，统筹安排时间，对不同批示件分时段进行办理。　　     

（三）细致。对领导批示件督办的每一个环节都要细心，特别是在批示交办过程中，对承办单位的确定，对批示件复印页码的审核，对批示件是否被正确领取的检查等，都要细心、细致。如果一个环节粗心，就有可能造成大的失误。比如，一般批示件，都应复印一份给上报材料的单位，让其了解批示情况，但有时批示涉及的问题还在研究中，还没有定论，或批示内容本身具有机密性，不宜让上报材料的单位知道，如果在交办时不细心审核，将批示内容复印或告知上报材料的单位，就可能给领导的工作带来被动或造成不良影响。
　　（四）保密。领导批示中，有很多是针对重要问题、矛盾问题的批示，有的涉及到部门利益和部分群体的利益，有的甚至影响到千家万户。有时看似简单的问题，其实隐藏很多矛盾的方面，如果不谨慎的话，很可能造成较大的错误事故，对全局工作造成严重的后果。在督办领导批示件过程中要时刻保持高度的政治敏锐性，对每一份批示都要坚持保密的原则，严格遵守保密工作的有关规定，不仅要慎言、慎行，还要无私、无欲，对与批示应交办范围以外的任何人，都不能透露。在办理有机密内容的批示件时，应在交办给承办单位的批示件上，加盖机密件签收印章，以落实保密责任。
　　四、秘书在领导批示件督办中应发挥的作用
6 S% O5 t& U/ v8 S　　（一）助手作用。主要体现在以下几个环节上：
, Y6 h) C$ T, w+ ~　　1、收文时要进行归口把关。要及时剔除一些不属领导职权或分工范围，或不符合直接报送领导阅示程序的文字材料，以免干扰领导办公，节省领导宝贵时间。（涉及人、财、物的文件一定要加送县政府常务副县长审签）
7 m& P  P6 E* @5 b+ X　　2、收集必要的信息或材料。有些重要的材料、文件，领导没有足够的时间了解详细情况，秘书在呈送领导阅批之前，要尽可能多地了解有关信息，收集背景资料，提供给领导参考。
　　3、对领导批示内容提出建议。对一些复杂的部门请示件、信访件的处理，秘书在报送领导阅批时，可以在文件上附上处理意见单上，提出批办建议。在对领导提出批示建议时，要注意摆正自己的位置，切忌对不了解的事情提供错误信息，干扰领导决策。
　　（二）桥梁作用。督办领导批示工作，在性质上主要是上传下达，这充分体现了秘书的桥梁作用。秘书要发挥好桥梁作用，应做到以下几点：
　　1、准确地交办批示件。秘书首先要充分准确地领会领导批示的内容和精神，在交办时，要根据文件内容和批示精神，对照部门职能和领导分工，准确地交办有关部门和领导，千万不能该交办的不交办，不应交办的错交办。
　　2、做好催办督办工作。领导批示下去的工作，如果不及时催办督办，有的部门就会因重视不够，办理有难度，或者工作疏忽，不去落实，不及时落实，或落实不到位。做好催办督办工作，是更好地维护领导权威、保证领导批示得到切实贯彻落实的有效途径。
# D( \8 \$ {- P　　3、汇总和呈报批示件的办理结果。批示是否得到切实有效的落实，在落实中是否有困难、有阻力，批示本身是否符合实际情况，这些，都要通过秘书收集批示的办理情况来进行了解。将批示的办理结果或落实情况汇总后呈报领导阅知，可以为领导部署下一步工作提供参考，也便于领导进一步完善决策，推动工作的开展。
* w: ^: U# ^9 `  y$ K　　（三）政务活动的记载作用。秘书对其编号、登记，对其交办并收集落实情况，到最后装订、存档，这是对政府重要工作的详细记载，具有重要的研究和史料作用，可为后人提供学习和借鉴的素材。综合科人员对领导批示的登记记载，可以为文稿起草提供第一手资料。如：在起草工作报告、情况汇报、工作总结、述德述职述廉报告等材料时。