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. c0 T9 V0 d6 n' l" V* p! o- {* {3 ]mso-font-kerning:0pt">2012 ; D1 y4 e& b, v, C1 d" U
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 % N- Q+ E% C) r# A, P! d
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容0 H; R' Z1 @: p4 A8 u
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& ?& @3 s! v, Z5 T( w/ ]) v4 ~* D+ H9 X9 J
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。) _$ f3 E" `2 ]; _: H
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mso-font-kerning:0pt">1. % { T* E# Y4 ]" B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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8 K4 ]+ m h6 G+ D; R* ]* l9 e+ }9 E0 U) \& v/ q8 o5 Cmso-font-kerning:0pt">2. " H" v. a( I0 z \% s ~7 Y+ k. Y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 + M7 Q4 g$ `0 h, @! f& w5 c
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; c5 Q; [1 q7 mmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。8 v2 D; y' d/ e( ]color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 T9 b* S m$ Z+ t& ~" z! L8 E
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mso-font-kerning:0pt">1. ) y4 m) f/ N' x+ }$ Z8 D p) @7 j- T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 + x4 p) b# ?) p6 @/ X
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, V! T. ^3 A3 ]9 r% y2 lmso-font-kerning:0pt">2. 3 i6 m: a- G" o2 c h& K: A0 r宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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+ }8 W3 K) Y, ]/ n8 i. L) m: {- d% j' wmso-font-kerning:0pt">3. B% m6 z! s: S! @& |8 G8 ?宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 6 I4 h6 A9 r/ @9 I L! Z- D
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2 e9 { d: ?* z: r4 B- S* y/ ~font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;( n+ t1 `& p5 U
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。8 M5 A* C: n9 S. y6 F! j8 S5 D
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mso-font-kerning:0pt">1. : v% [' v" R6 O5 R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 " s) b* W/ P8 |; y- g1 g
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mso-font-kerning:0pt">2. * D) [! B8 e1 _9 E! t4 I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 $ W P- o4 Q+ }
0 n8 e! S+ i/ k4 g t' W. \0 Q5 Y) j8 t4 w1 i" Amso-font-kerning:0pt">3. * p3 Q/ u, o e4 {. ?5 W宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 $ ~! R3 D4 |9 z9 }9 c
3 d) Q# L) j4 u2 B1 \+ U; ~, T+ d- Q* i
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。; [1 Y0 t# D a1 g/ R F0 \
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : x% U, h$ ?/ {+ f5 a+ p
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mso-font-kerning:0pt">1. 4 Y( L' U' l% b: ^+ c/ w7 f, F1 k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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, ]. q$ G2 y( J$ Jmso-font-kerning:0pt">2. ( x: C2 _) L/ U+ _3 d: l
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. 8 { S! `% E- V
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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6 |/ t& i8 K! x( rmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。& F k1 i# c2 u+ tcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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) Z( R2 u+ _0 U4 H1 ?. R' D8 S5 z, B' |mso-font-kerning:0pt"> 1 E: t' ^% _. \3 m# t5 _% @; l宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 c8 D" X% k/ r" q4 y$ i
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考8 P6 Q' u6 _ q# H7 O$ e
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 2 d+ g) w# O( L& ]8 N' \6 U8 l/ X
+ I: L% q! Y( A" e3 S4 g5 e2 T) w' o/ u$ Z( t12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:" f& r5 R" f, T5 X, d3 ~- `
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 & e, ~9 o2 k5 r0 X* m" pcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:( t. U) V; r) B
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