日常事务类、告启类文书写作

教学计划：

1、了解应用文的含义、分类及作用。

2、了解日常事务类文书：介绍信、证明信、慰问信、表扬信、感谢信、祝贺信、请柬、聘书、倡议书、嘉奖书等写作方法。

3、了解告启类文书：启事、声明、公示、公告、通告、海报、商业广告、通知、通报、产品说明书等写作方法。

教学重点：商业广告、通知

教学时间：四课时

第一课时

教学目的：了解应用文的含义、分类、作用和日常事务类应用文写法。

一、导入：

    自古以来，中华民族就非常重视应用文写作。如秦朝李斯的《谏逐客书》、汉刘邦的《求贤诏》和诸葛亮的《出师表》等。应用文写作讲究的不是文采，讲究的是规范，代表是威严和信誉。学好应用文写作，对于一个企业管理干部来说非常重要，你所写的应用文是否规范，要受到社会各方面的评说、检验，代表你所在单位的公众形象，影响到企业的美誉度和信誉度。因此，我现在就与大家一起探讨公文写作的一些基本知识。

     二、应用文的概念

1、如何理解文书、应用文、公文的概念？

有的教材这样定义：

文书是机关、团体、企事业单位和个人，在日常工作、生产、学习和生活中，办理公私事务所使用的，具有直接实用价值和一定惯用文章体式的文字材料。

应用文又叫实用文，是以实际应用为目的，为人们处理公私事务时常用的一种文体，是行政管理的一种手段，是社会交往的一种工具。

公文又叫文件，是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中所形成的、按照规定程序办理并在法定的范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书。

2、公文和应用文都是文书，通常情况下，人们习惯于把正式的加带红色文件头的称为公文，而日常事务性的称为应用文，其实这是一种概念上的混淆，两者概念内涵基本相同，广义上没有具别，狭义上应用文大于公文，包含了公文。

三、应用文的主要特点、作用、分类及写作要求

1、应用文具有广泛性、实用性、规范性（程式性）、时效性和授意性与受意性（工具性）等特点。

2、应用文具有指导、督促、协调、宣传、教育、交流、代言等作用。

3、应用文分类方式有多种，可以按用途分，按体裁分，按格式分，按行业分等。

4、应用文写作要求内容真实具体、适应时代和阅读对象、合符规范格式、文字浅显简洁。

四、常用日常事务类文书写作

1、介绍信

⑴介绍信是用于证实本单位有关工作人员身份、介绍其工作使命、凭此与其他单位接洽工作的一种证明性函件。

一种是固定格式，印刷好的介绍信格式，留存根，有编号，便于查询。另一种是公用信纸临时书写，不受限制。

⑵标题：介绍信或XX单位介绍信

主送单位：顶格书写

正文：一要写清被介绍者姓名、身份、随行人数；二要写清接洽事项和要求；三要祈请用语或谦敬语，如“请予接洽”或“请予支持”，之后写“此致敬礼”。

落款：出具介绍信单位和日期，加盖公章。

期限：括号标注“有效期X天”。

2、证明信

⑴证明信是用于证明有关人员身份或有关事实真实情况的证明性函件。

⑵标题：证明或证明信、关于XXX的证明

主送单位：顶格书写，加冒号，也可不写。

正文：提行空两格，写清证明事由，实事求是，真实可靠，言之有据，引文准确，语言简洁。结尾写“特此证明”。

落款：证明单位和日期，盖公章。

附件：复印件加盖复制单位印章。

3、慰问信

⑴定义：机关、单位、团体向有关方面、有关人员表示慰问、问候和致意的一种专用书信。

⑵标题：慰问信或XXX致XXX的慰问信

主送对象：顶格写。

正文：一是简要说明形势、背景及慰问原因，二是对被慰问者工作成绩有针对性的肯定和评价，对困难表示理解和同情，三是提出希望和勉励。

落款：单位和日期。

第二课时

教学目的：继续了解常用日常事务类文书写作

1、表扬信

⑴定义：机关、单位、团体表扬有关方面、有关人员先进事迹、先进思想的一种专用书信。可直送，可张贴，可送报刊发表。

⑵标题：表扬信或拟定题目，加副标题，如《见义勇为，堪称表率--对XXX的表扬信》

主送对象：顶格写，公开发表的可不写。

正文：一是概述表扬的缘由，简明陈述其先进事迹的梗概；二是对先进事迹作出恰当评价、热情的赞扬和充分肯定；三是表达向被表扬者学习心意，或号召群众向被表扬者学习。

落款：单位和时间。

2、感谢信

⑴定义：机关、单位、团体向有关方面、有关人员的支持和帮助表示感谢的一种专用书信。

⑵主要写法与表扬信大致相同。结尾写“此致敬礼”或“顺致最诚挚的谢意！”

3、祝贺信

⑴定义：机关、单位、团体向取得突出成绩或遇上重大喜事的有关方面、有关人员表示庆贺的专用书信，也叫贺信，以电报发出叫贺电。

⑵标题：贺信、祝贺信或加上发信单位、祝贺理由。

主送对象：顶格写。

正文：一是表明贺意，二是肯定成绩，三是简要作结，结尾再另起一行写上祝语或敬语。

落款：单位和日期。

4、邀请书（请柬、请贴）

⑴定义：机关、单位、团体或个人郑重地邀请有关单位、有关人员参加某项活动、会议、工作时所使用的一种专用书信。

⑵标题：有封面的写封面，无封面的居中写标题，横排竖排均可。竖排标题写中上方位置。

应邀对象：此致 XX单位（XX同志、先生、女士）或恭候XXX光临。

正文：说明邀请事由，即写明活动时间地点，及报到有关事项。结尾“恭请（敬请）光临”。

落款：单位和时间。

印制请柬应注意：用语热情、诚恳、典雅、明白、得体。注意喜庆款式和设计艺术性，封面大方、精美。丧务请柬现多用《讣告》取代。

5、聘请书（聘书、聘约）

⑴定义：机关、单位、团体聘请有关人员担任某一职务或承担某工作时所使用的专用书信，一示敬重，二为守约。

⑵标题：居中写聘请书（聘书、聘约）

聘请对象姓名：顶格写，也可在正文中特聘XXX为XX，或在正文后写此致  XXX同志。

正文：简要说明聘请原因、职务、期限，有的还写职责、权限、待遇、要求等。

落款：单位和时间，盖章。

印制的聘书常设计一个精美、庄重、大方的封面。

6、倡议书

⑴定义：机关、单位、团体等为推进某项工作顺利进行，促进某项活动积极开展，向社会或有关方面首先公开提出的，带有号召性建议的一种专用书信。

⑵标题：可写正副双标

主送对象：泛指的可不写，如在正文写“特向XXX发出如下倡议”。

正文：分引言和主体，引言写原因、目的、形势、背景，“特提出如下倡议”过渡到主体。主体写明建议或希望大家做什么、怎么做，分条列出。

落款：单位和时间。

倡导内容要有针对性和可行性，语言有号召力和鼓动性，为扩大影响可公开张贴、广播或登报刊等。有关方面响应倡议书的发出的倡议叫附议，写法相同。

7、嘉奖书（嘉奖令、奖状、奖励证书、荣誉证）

⑴定义：机关、单位、团体对有关单位、有关人员所作出的成绩作出嘉奖、表彰、肯定的专用书信。

⑵格式：标题；嘉奖对象；正文：写清被嘉奖者在什么时候什么岗位取得什么成绩，或被评选为某某荣誉称号；结尾“特此奖励”或“特发此状（证），以资鼓励。”；落款：单位和时间，盖章。

第三课时

教学目的：了解告启类文书写作

告启类文书是指机关、单位、团体就某一具体事项向群众公开陈述、报道、解说，以使周知的一种简短应用文，通常包括启事、声明、公示、公告、通告、海报、商业广告、通知、通报、产品说明书等。

1、启事

⑴定义：机关、单位、团体需要公开向大家说明某件具体事情，或希望公众协助办理某项具体事务而使用的应用文。

启事可以处理公、私事，不便以通告、公告等公文文种行文时，就采用启事。如招领、寻人、寻物、征订、征文、征房、招工、招聘、迁址、更名、改期、更正、开业、停业等事项。启事不如公告类公文具有较强的约束力和强制性，多具祈求性、商洽性和周知性。

⑵标题：常以事由+文种为题，也有直以事由或以文种为题。不能错写成“启示”。

正文：写明启事内容，告诉大家什么事，需要大家帮什么忙，原因、目的、要求等，结尾可写特此启事、此启，或不写。

落款：启事单位、时间，加章。

语言注意：表述要明确、周到，语言要得体，祈求性的启事要真挚有礼，寻物启事要写清特征，而招领启事则要笼统含糊，以便认领核对。

2、声明

⑴定义：机关、单位、团体对重大事件、重要问题表明立场、观点、态度或主张而发表的一种公文。

一种是政府外交专用的声明，如《外交部声明》，也要两国联合声明。另一种是机关、企事业单位均可使用的通用声明，如宣布重要证件、支票、公章作废的声明。

⑵标题：常用单位+事由+文种

正文：一是发出声明的原因、目的，二是声明的主要内容，要声明立场、态度、主张，语言精炼，用词恳切，切忌笼统、含糊。

落款：单位、时间。标题已发单位的可不写单位，只签署法人代表职务、姓名，有的联署法律顾问姓名。

3、公示

⑴定义：领导机关或机关、单位、团体领导机构，需要作出涉及某项决策、人事任免、组织处理或安排等要事项的决定，在事前征示一定范围公众意见的一种周知性公文。如《干部任前公示》。

标题：最好不省略，而要按三要素写清楚。

正文：一是公示缘由，二是公示事项，三是公示要求，便于群众反馈。公示时间一般是7-15天。

落款：单位和时间，加章。

4、公告

⑴定义：向国内外或社会发布重要事项或者法定事项时所使用的一种公文文种。公告通常是国家机关使用，而企事业单位一般用通告、启事。⑵对不良事和人的处理则常用布告、告示。

5、通告

⑴定义：在一定范围内公布应当遵守或周知事项的一种公文。具有通知和告知性，也具有行政约束力和法律效力。

⑵标题：事由+文种

正文：一要简明，重要事项要写清相关法律、政策依据和奖惩办法。二要注意行文语气，一般事项带有要求协助语气，特殊事项具有强制性，语言要严肃庄重。

公告、通告、启事的联系与区别：三者都是公开发表示的告知性文书，都可在公共场所“公告栏”内张贴，但公告级别最高，范围最大，一般是国家机关发布；通告一般具有纪律、法律约束力；启事级别最小，使用灵活，适用性强，不具强制性。

6、海报

⑴定义：机关、单位、团体向公众公布有关文化、艺术、体育、科技、学术和展览等方面活动消息的文书。凡此类消息不宜用启事、广告、通知的就用海报，公布商品消息、其他事项由不宜用海报。

⑵标题：如海报或球讯、电影消息、演出海报，可以配以图画，字体活泼多变。

正文：写明活动内容、时间、地点、主办单位、参加人员、参加方式和注意事项。

落款：若已写入正文中可省略。

特点比较灵活，可以配图，巧妙设计，新颖活泼，字体、颜色都可变化；可用修辞，但不能乱吹。

第四课时

教学目的：继续了解告启类文书写作

一、了解商业广告、产品说明书、通知、通报写作

1、商业广告

⑴定义：广告就是“广而告之”，商业广告是通过一定媒体把商品、服务信息传递给人们，以便广泛宣传、促进销售的一种专门经济文书。

⑵广告对产品对企业的作业不言而喻。广告一可传播市场信息，沟通产销渠道；二可促进生产发展，提高经济效益；三要如实介绍商品，正确指导消费；四可促进市场竞争，活跃市场经济；五能开拓国际国内市场，了解市场行情；六能美化市容环境，丰富文化生活。

广告为了追求宣传效果，突破了体裁格式限制，只有原则，没有固定模式，要根据商品本身、媒体质介和消费者心理特点来设计。形式可以多种多样，追求完美的艺术性和丰富的知识性、感观的趣味性。写作时要有推销价值、要有明确的宣传对象、要有鲜明的主题、要抓住消费者心理、要讲究表达的艺术性。

广告分类：按内容可分为商品广告、劳务广告、观念广告等，按传播媒体分印刷纸质广告、电视电台广告、交通路牌和公共场所广告等。

⑶广告的主要内容：一是商品原料、制作、效用、价值和价格；二是商品的性能、特征及对消费者作用、意义；三是商品的竞争优越性；四是商品的用户反映；五是选购的好处；六是商品制造者（厂家）、经销商及其成功声誉。

⑷广告原则：一是法律性原则，必须遵守《广告法》；二是真实性原则，货真价实；三是思想性原则，以先进的思想、正确的舆论、高尚的精神，引导消费者，不能包含迷信、**及颓废的内容来刺激消费者；四是战略性原则，要与企业产品总的战略目标和长远利益出发策划制作广告。

⑸广告的一般结构：标题、口号、正文、落款。

报刊广告标题很讲究，不仅集中醒目表现广告主题，而且吸引消费者注意，诱发阅读兴趣，促使购买欲望。有直截了当式标题，有间接性标题，复合型标题。写法常有四种，一是新闻式，如“XX交易中心隆重开业”；二是问答式，如“谁不希望牙好胃口就好？”三是赞美式，如“财旺福旺--旺旺雪饼”；四是格言式，如“犀利砂带磨世界不平”。

广告口号又叫标语，在广告文字中常反复使用，是企业、商品的形象标志，有的是企业服务理念、宗旨、精神，如福人药业造福人人。便于记忆和传播。

广告正文一般有开头、主体、结尾三部分，写法不拘一格，体式多样。最后要落款，尽量告知购物地点、运输方式、付款方式、厂商名称、地址、电话和银行帐号等。

2、产品说明书

⑴定义：介绍产品的性能、特点、构造、使用、保养、维修等有关知识的说明性经济文书。

⑵产品名称：注明型号、商标、批准生产文号

产品说明：一是性能、特点、功用；二是原料组成或基本结构；三是规格或指标（主要参数）；四是产品使用方法；五是保养和维修；六是注意事项，如三包“包修、包换、包退”条件等。

⑶产品说明书要讲究实用性、真实性、条理性。在内容上要写出产品的知识性、实用性，在说明上要注意准确性、科学性，在取舍上要抓住重点，突出特点，在表达上注意通俗性条理性，不要滥用科学术语和行业用语。为了便于外国消费者，还要译成英语等。

广告的目的在于宣传企业，介绍产品简略，讲究艺术性；说明书侧重介绍产品知识，要详细，简洁平实。有的产品将其编入“用户手册”中。

⑷标题：产品牌号+名称+文种

正文：开头简要括产品概况，主体详细介绍产品有关知识，一般采用条款式写法，结尾写主体不便介绍的内容，如运输、保存、禁忌等等。

落款：厂名、厂址、电话、帐号等。

3、通知

⑴通知是一种最常用的公文，用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。具有知照性和通用性。

⑵格式主要由标题、开头语、主体、结束语和落款构成。

标题：除极简单的事只写“XX通知”外（如会议通知、停电通知等），一般都应在通知前加上发文机关和事由，便于尽快了解通知的主要内容。有的还要加“紧急”、“重要”、“补充”等字样。

主送对象：受通知的对象一般要写全。

正文：要交代发文的原因、意图、目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。正文大体可分为总分条文式、归纳式、篇段合一式。

落款：正文右下方注明发文机关和成文日期。

⑶工作通知写法：一般包括通知缘由、通知事项、通知要求，多数采用总分条文式结构。通知缘由写出发通知的背景、依据、目的等，是文章的主旨。通知事项是主要部分，要写明做什么、怎么做，即工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。通知要求是结束语，一般以要求、希望结束。

⑷会议通知的写法比较简单、灵活，写清开会的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议报到时间和地点、需要准备的材料等。机关内部小型会议通知在单位内张贴或广播，只写清时间、地点、到会人员和议题就行了。

⑸批转、发布性通知针对批转、转发的文件或发布的行政规章、管理规章而发的，通知是正件，原文件成了附件。

任免通知写法极为规范单一，只须简明扼要写胆任命或免职的根据和内容，有的写清任期、聘期和待遇。

事项通知与通告、启事相似，但用法不同。

4、通报

⑴通报是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达重要精神或交流重要情况，以推动面上工作的一种下行公文，一般分表彰通报、批评通报和情况通报。

⑵标题：事由+文种，也有新闻式双标题

主送机关：写专指对象，普发的可不写对象，文后注明发至范围。

正文：分直述式和转述式写法，材料务求真实、准确。表彰的典型要有普遍意义，批评的典型要有典型性，针对性不强，普遍受表扬或普遍挨批评，对群众起不了教育作用，对工作没有指导性，宁可不发。

落款：注明单位和日期。

⑶表彰性通报包括先进事迹、评价、表彰决定、希望和要求四部分。

批评性通报除批评处理错误外，还要着重从中吸取教训，引起有关方面警觉，防止类似事件再发生。

情况通报多为一事一报，灵活自如，因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，针对问题提出要求和希望。

  

作业

在表扬信、启事、商业广告、通知、通报、产品说明书中任选一种试写一篇应用文，内容从《宝塔村》第一、二期文章中自选，字数为100-1000字。

  

第二讲  机关事务类、计划类文书写作

  

教学计划：

1、了解常用呈报性事务文书请示、报告、函等写作方法。

2、了解会议类文书会议工作报告、专题讲话和开幕词、闭幕词、主持词、会议记录、会议纪要等写作方法。

3、了解计划类文书计划、总结的写作方法。

4、了解信息简报和新闻消息、通讯、新闻评论的写作方法。

教学重点：会议报告、计划、总结、简报

教学时间：四课时

第一课时

教学目的：了解常用呈报性事务文书的写作

一、简要点评上一讲作业完成情况。

二、讲授常用呈报性事务文书的写作

1、请示

⑴定义：用于向上级机关请求批准或指示的一种上行公文。凡是下级无权解决、无力解决及按规定要经上级决断的问题必须向上级行文请示。

⑵标题：发文单位+事由+文种，不能将文种误写成请示报告、报告或申请，不宜写成“关于请求（或申请）XXX的请示”。

主送机关：一般只写一个主送机关，若同时要送其他机关应抄送。一般不要写给领导个人名字。

正文：一般由请示原因、事项和结语组成。请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据，不宜太多太长。请示事项是重点，请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项，所提建议和要求要切实可行，一般应写“拟”怎么办。请示结语常用“妥否，请批复”、“特此请示，请予批准”、“请批准”、“请审批”、‘请指示”等，不要用“可否（妥否、当否），请批准”不合逻辑的用语作结。

落款：发文机关和日期

⑶请示写作要注意一文一事，切忌把几件事写在一起，制发时要注意各方面协调，不宜多头主送、多级主送，一般送直接上级，不得越级上报。越级时要抄送被越过的上级。不得抄送下级。正式印发的请示应在文头注明签发人、会签人姓名。

⑷批复：用于答复下级请示事项的一种下行文书，包括标题、主送机关、正文和落款。正文中批复对象要针对请示单位，批复事项要明确，直截了当，不同意的要表明态度和观点理由。结语一般“特此批复。”

请批函：指向平级或不相隶属的业务主管部门制发的请求批准函。

商洽函：平行单位之间商洽工作、联系有关事宜的函。

询问答复函：上下级之间相互询问答复处理有关具体问题的函。不宜用指示、通知、批复、报告、请示等较正式公文时一般用函。

2、报告

⑴定义：用以向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的一种上行公文。一般分工作报告、情况报告、答复报告、报送报告。

⑵标题：发文机关+事由+文种

主送机关：力求单一

正文：由报告缘由、内容、结语构成。内容是重点，依靠事情的发展变化脉络、认识处理问题由浅入深来写。也可按基本情况、经验、教训或问题、改进意见或建议来写。不能夹带请示事项。结语一般以“特此报告”、“请审阅”等，也可不写。

落款：写明机关和日期。

⑶综合性报告要注意处理好点与面、事与理、详与略的关系。专题报告一文一事一报，专题总结工作经验或教训，可以工作中期写，便于反馈情况。

工作报告：向上反映经常性的工作情况，包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训和今后意见等，根据实际情况各有侧重。

情况报告：常用于向上汇报偶发性的灾害、事故、案情、敌情和重要社情、民情、商业行情，或督促办理、检查某工作，举办重大活动、会议，对某项工作失误和问题进行检讨和反思等等。

答复报告：针对性强，有问必答，答其所问，以示负责。

报送报告：向上报送工作，极为简单。

议案：用于各级人民代表按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务会提请审议的事项。

提案：是政协委员的专用文种。一般有正式的格式纸。

第二课时

教学目的：了解会议类文书写作

1、会议工作报告和专题讲话

⑴会议工作报告：是主要领导人在代表会议、工作会议上代表领导机构所作的，说明成绩和经验、问题和教训，介绍形势与工作情况提出任务与措施的全面性报告。

专题讲话是有关领导人在会议上围绕形势与任务，就某方面工作、某一专门问题所作的指导性讲话。

⑵会议报告极富政论性和鼓动性，成文具有群体性，代表领导班子集体，甚至在一定范围内征求意见，具有临场性和不确定性。

⑶标题：一般由事由+文种，会议名称+文种，新闻式双标题，正题突出报告中心，副题说明会议名称、文种，有的还写明报告人和时间。

签注：标题下通常注明报告者姓名、职务和报告时间，标题已注明人、时的不再签注。

称谓：一般为“各位代表”、“同志们”。如果有重要来宾，还可专指性称呼，以示礼貌。称谓要涵盖所有与会者。

正文：一般分开头、主体、结尾三部分。通常是开头部分揭示报告的内容范围，或开门见山揭示主旨，或概述背景和形势，或说明报告缘由。结尾提出希望、表示祝愿和态度。主体是重点，或分析形势，总结成绩，阐述经验教训；或指明方向，布置任务；或提出目标，说明措施办法；或摆事实讲道理，阐述大家关注的热点问题。多采用递进式和并列式、总分式。

⑷写作会议报告一要把握主要内容的分寸，一般回顾前阶段工作，总结经验和规律，指出不足和教训，提出下阶段目标和任务。要注意内容的全面，重点的突出，总结成绩要实事求是，指出问题不要与成绩自相矛盾，提出目标任务要切合实际。二要吃透上下两头。认真领会上级政策、方针、路线和最新指示，从大局大背景上考虑本单位工作，克服地方本位主义和小团体主义，站在服务群众的立场。要全面掌握本单位各战线工作业绩，实事求是，讲真话，报喜不夸喜，报忧不缩忧，提目标不吹牛，不提过头口号，不要好高骛远。三要写出新意，写出特色。克服报告雷同化，只要深入实际，认真研究本单位工作规律和特殊性，就能写出有个性的报告。四要就事论理，逐层递进，顺理成章。语言简洁、明快、易懂、好记、诚恳、真挚，符合报告者的讲话习惯，少用长句，少用结构较复杂的复句。

⑸专题讲话一般注重专一性和集中性，只在内容侧重上有所不同。

会议总结报告一般由会议主持人在会议结束时，对会议基本情况进行归纳，对会议讨论作出总结，对有争议的问题阐明领导核心的倾向性看法，对主题报告、专题报告进行概括性强调、归纳、补充，并提出贯彻落实要求。可以代替闭幕词。

2、开幕词、闭幕词、主持词

⑴开幕词是大型会议开幕式上有关领导对会议所作的开宗明义的短篇讲话。郑重宣布大会开幕，简介会议的形势和背景，阐明会议宗旨，指导思想，目的意义、会议中心和议程，提出开会的纪律和要求。结尾常写“预祝大会圆满成功。”

⑵闭幕词是大型会议闭幕式上有关领导对会议所作的总结会议的讲话。结尾部分用坚定有力的语言对与会者发出号召、希望，用热情真挚的语气感谢大家对会议的支持，表示真诚的祝愿，最后郑重宣布会议胜利闭幕或散会。

⑶主持词，将开幕词和闭幕词串起来，加上中间承接会议各项议程的过渡语言。一般一天以内的会议议程只写主持词，一天及以上则要分开写开幕词和闭幕词，及主持串词。

3、会议记录、会议纪要

⑴会议记录是开会的过程中由专门记录人员把会议的基本情况、研究和讨论的问题、报告和发言的内容、形成的决议和各方面的意见，如实记录下来的书面材料。要求真实笔录，作为分析会议、研究会议精神的依据，是撰写会议纪要、会议简报、会议总结报告的基础，是检查工作备查资料。

⑵标题：单位+事由+名称

会议组织情况：时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人。

记录时把握三点：一是记载会议中争议的问题时应将争议的观点的详细记录；二是关键问题、要害问题要详细记录；三是最重要发言人或主持人的归结性发言要记录清楚。学习速记，用自己的话记，忠于原意，字迹清楚。结束后要请主持人与记录人签名，以示负责。

⑶会议纪要是记载和表达会议主要精神和议定事项的公文文体。有五个特点，适用对象的特定性，撰写内容的纪实性，表达方式的纪要性，作用范围的特定性，行文用语的规定性。

会议纪要是记述会议成果的，纪会议之“要”，在分析综合之后提炼“要”。一般用“会议讨论了以下几个问题”，与会同志认为，会议提出、会议指出、会议决定、会议强调、会议要求、会议号召之类语言。

第三课时

教学目的：了解计划类文书写作

1、计划

⑴计划是机关、单位为做好某阶段工作，完成某项任务，从本单位、本地区实际出发，事先写出工作目标、相应措施办法和完成任务的步骤、时间等文书。

⑵计划具有预见性、可行性和模糊性。是领导指导工作的重要手段，是建立正常工作秩序，提高工作效率的重要前提，是检查工作、总结经验的重要标准。按性质和用途分类为规划和纲要、要点、设想和打算、方案、安排、意见等。

⑶规划和纲要是时间较长、范围广、内容概括的长远计划，一般是3年及以上。

要点是一种粗线条式、提纲式的计划，一般为一年计划。

设想和打算一般是初步的、预备性的或非正式的计划。

方案一般是专项工作、专业性较强的具体计划。

安排是时间较短、范围较小、内容单一、具体的计划。

意见作为一种计划时，对下级某阶段工作提指导性或建议性的计划。

⑷计划的四要素包括目标和任务、措施和办法、步骤和时间、检查和督促。

⑸计划的格式：

标题：单位+时限+事由+文种

正文常分开头、主体、结尾三部分。开头主要交待制订计划的依据、目的和要求、指导思想或背景材料等。

主体部分可采取条文式、分部式、贯通式写法，也有表格式。

结尾提出希望和号召或提出问题和困难，提醒防患于未然，也可不写。

落款：写单位和日期，有的注明报送单位。

表格式计划，如工作日程安排表、行事月（周、日）历。

2、总结

⑴总结是对前一阶段工作回顾、反思和分析研究，找出成绩和问题、经验与教训，用来指导今后工作的应用文。

⑵总结是自身实践的本质反映，是对客观事物规律的认识反映，必须实事求是，有群众基础，阐明“为什么做得这样”。通过总结可以肯定成绩，发现问题，分析成功与失败的经验或教训，认识客观事物发展规律，便于制订工作计划，为领导机关提供决策参考。

总结分为综合总结、专题总结和个人总结。

⑶标题：一是四项式标题，单位+时限+事项+文种；二是新闻式双标题；三是公文式标题。

正文通常包括开头、主体和结尾三部分。开头简明扼要，紧扣中心，有吸引力。常用概括式、结论式、提示式、对比式或提问式。

主体包括一是做法、成绩和经验；二是问题与教训；三是今后工作设想和努力方向（也可作为结尾）。主体部分写作结构常用分部式，如“情况--成绩--经验--问题--意见”、“主旨--做法--效果--体会”；阶段式，把工作过程按时间顺序或工作进程划分几个阶段来写；总分式，先概述主要情况后，再逐条逐项排列，或以工作经验体会为序分条列项，或以工作项目、工作成绩为序；贯通式，围绕中心按时间或事物发展顺序，抓住主要线索，层层分析说明，总结工作全过程；统计图表式，把工作情况、成绩分门别类列项统计，图表显示，并加以文字说明，直观，便于比较分析。

落款写总结单位和时间。

⑷总结根据侧重点不同可分为成绩总结和经验总结，各有所长。但总结一要实事求是，切忌虚假；二要突出重点，切忌平淡；三要写出特色，切忌平庸；四要注重分析，切忌肤浅。

第四课时

教学目的：了解信息类文书写作

1、简报

⑴简报是机关、单位、团体用来汇报工作反映情况、传递信息、交流经验的公文。简要的情况报告、情况通报。综合性很强，集多种应用文特点、优点之大成，具有简、快、新、活的特点。

⑵简报为上级提供各种情况、信息，便于决策和指导；便于兄弟单位和部门之间互通情况、交流信息，互相学习和借鉴、协调工作；及时向下级推广经验、通报情况、传递信息、传达领导意图、提出工作意见等。

简报分为工作简报、社会动态情况简报、会议简报等。

⑶标题，要求贴切、简明、醒目，可用说明式、提问式、警句式、双标题式等。

正文，没有固定格式和写法，要求观点鲜明、材料精当、条理清楚、语言简洁，常采用总分条文式、消息报道式、讲话发言摘要式、列小标题分部式、集锦动态式、简要通讯式、数据图表分析式。

落款注明作者或供稿者。

⑷简报文面格式常包括报头部分，套红大字版头，期号、编印单位和日期、密级；主体部分含标题、正文、作者；报尾部分在最后一页下部用横线与正文隔开，含报送对象、印数。

简报有时可以加上按语、编者按或领导按，是编辑对所编发简报稿附加的说明、批注、评析或者建议的文字。

2、新闻消息

⑴新闻也叫消息，将已经发生或正在发生的事通过报刊、广播、电视、网络等传媒发布出来的一种常用记事文体。企业厂报厂刊也常发布内部消息，作用和性质近似于简报。

⑵消息的特点是真、短、快、新。真，用事实说话；短，语言简炼，篇幅短小，一事一报，俗称“豆腐块”；快，迅速快捷，讲究时效；新，要求是首次发生或正在发生事情中的最新变化，也有旧闻第一次披露现象。

⑶消息结构一般包括标题、导语和主体、结尾四部分。标题分单标题、双标题、三标题，三标题前为引题，中为正题，下为副题，双标题舍去引题或副题，单标题只留正题。导语是开头第一段，前以“本报讯”、“新华讯”载明来源，“通讯员XXX报道”、“记者XXX报道”载明作者。一般导语用一句话交待清事情的最主要内容或最精华内容，吸引读者读下去。主体，上承导语，回答导语中所概括的内容。写法灵活，但一般六要素必须齐全。消息的结尾可有可无，一般是收束全文的最后一句话或一段话，强化读者印象，与导语或标题呼应。有的消息还要加入背景材料，在后叫新闻链接，在前就叫引子，有的是编者加上的“按”语。

3、通讯

⑴通讯是一种综合运用叙述、描写、议论、说明等方式详细形象地报道典型人物或事件的新闻体载。一般分为人物通讯、事件通讯或工作通讯。

⑵通讯特点是新鲜及时，形象生动，还可以评论说理，手法灵活，内容丰满，现场感强。

通讯写作要注意选材，典型突出，反映时代精神，是新人新事新风尚，事中写人，人在事中。要注意运用多种表现手法，增强文章的感染力和感召力。有别于纪实性文学报告。

4、新闻评论

⑴新闻评论是报纸常用的一种议论性文体，对重大新闻典型进行点评，提炼其社会意义、价值和影响、风尚等。

⑵一般包括社论、短评、特约评论、评论员文章、编者按语、编后短论、记者述评以及杂文、随笔等。具有鲜明的政治观点和理论立场，强烈的新闻眼光，就事论事，一针见血，画龙点睛。

  

作业：

重新修改各自个人或部门2007年工作总结和2008年工作计划。

  

第三讲 规章类、经济类文书写作和应用文的写作技巧

  

教学计划：

1、了解管理规章类文书规定、办法、章程、细则、守则、规范、制度、公约的写作方法。

2、了解经济类文书市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、经济合同等写作方法。

3、了解应用文写作的一些基本技巧。

教学重点：市场调查报告、经济合同和写作技巧

教学时间：四课时

第一课时

教学目的：了解规章类文书的写作

一、点评上一讲作业完成情况

二、了解规章类文书的基本含义和类别

1、为了实现管理的制度化、规范化和科学化，常需要制订一些法规、规章和管理制度，作为人的行为准则。

先要具分清法规、规章和管理规章的涵义。

法规是国家省级以上行政机关、人大会根据宪法、法律和有关规定按照法定程序制订发布的具有法律强制执行力的规范性文件的总称。常用“法”、“条例”。

规章是为执行法律、法规需要，在本部门本区域内依照权限和程序制定的规范性文件，常用条例、规定、办法。

管理规章是单位在其职权范围内，为实施管理和规范工作、行为，而制定出的具有行政效力的文件，也称规章制度。

2、规章类文书写作格式基本相同相近，结构规范成形。

标题：（1）适用范围或对象+规范事项+文种

     （2）公文式标题，如“关于XXXX的规定”

签注：或落款，注明发文单位和日期

正文：（1）章断条连式，总则、分则、附则三部分，以章为序，以条为则，连续编号。

（2）条文并列式，从头至尾用条文组织内容。第一、二条说明目的、根据、原因和适用范围，最后一两条说明实施要求和生效时间、解释权。

（3）总分条文式，如《党章》。

3、写作规章文书的基本要求：有法律、法规依据；内容周到严密；语意准确无歧义，不带感情色彩词句和修辞手法，态度鲜明，文字简洁，概念科学；还要求结构合理，层次分明，条文内容单一完整，互不交叉包孕，合符逻辑；发扬民主，广泛听取群众意见。

4、注意事项：注意区别设定权利和义务的词语，如“可以、应当、必须、要”等。大量使用“的”字结构短语设定规范或责任。慎用单音节词。准确使用近义词。指示代词一般用“其他”，不用“其它”。以上、以下、以内等均包括本数，不满、以外则不含本数。

三、了解规章类文书的具体写法。

1、规定、办法

规定、办法用途较广，既可用于法规、行政规章，也可用于管理规章。

规定多用于对某方面工作作出部分规范和要求，着重写明应该、必须、可以做什么，不能、禁止做什么，违者如何处理等内容。办法多用于某项工作作出具体规范和要求，重在处理的可操作性，着重写明应该怎么做，强制性语气比规定稍弱。

2、章程

⑴章程是规定一个集体的性质、宗旨、任务、组织机构、组成成员、活动规则等事项的管理规章。应注意全局性、严密性和共容性。国家行政机关和职能部门一般不使用。一般党派、学会、协会、董事会等使用。

⑵章程的结构一般由标题、签注和正文组成。

标题：组织（团体）+文种

签注：章程的权威性和执行效力标志，注明通过章程的会议和日期。

正文：分条分章的条连式或条文并列式。总则部分写明组织名称、性质、任务和指导思想等。分则各自为章，写明组成成员条件、组织机构、经费、业务范围、活动内容和方式、其他事宜等。附则常说明生效日期、实施要求、修订权限、办事机构地址等。

章程与简章不同，简章不等于简要的章程，更接近于启事。

3、准则、细则

⑴准则是单位团体对所属成员提出较高标准的行为品德规范和要求，必须认真遵守的一种管理规章，写法与守则类似。标题为适应对象+准则，标题下签注，也可正文后落款，一般比较简短，常为同一单位中各种规章中最重要的行为规定。

⑵细则为具体执行、实施有关法规、规章而制订的一种解释性、操作性的管理规章，常用法律法规的补充。写法与规定、办法类似。

4、守则、规则

⑴守则是在一定范围内对有关人员的行为和品德作出规范的管理规章。如《中学生守则》。

⑵规则是在一定范围内对某项工作、活动作出行为规范的管理规章。如《阅览室规则》。

相同之处写法相似，作用有局部性、单一性特点。不同之处守则侧重制约人，规则侧重制约工作、事项、行为。

5、规范、规程

⑴规范是对某项工作质量标准、质量要求作出的规定。常用来确定岗位责任、实行目标管理。如《质检科工作规范》。

⑵规程是对某项工作、某项活动的操作过程、实施办法作出的有序的规定。一般用于程序性较强的工作，如《电工操作规程》。

6、制度、公约

⑴制度是机关、单位对某项具体工作、具体事项制订出一些必须共同遵守的行为规范的规章。如《保密制度》。内容要求合理合法，职责分明，具体明确，结构单一，条文简短，语言简明，一看就懂，便于施行。

⑵公约是一定范围或有关群体的群众为正常进行工作和社会生活的需要，经过讨论协商而制订的某一方面的行为准则和品德规范。如《宝塔大道绿化爱护公约》。尊重群众意愿，内容单一，条文较少，易读易记，多用四字句，或顺口溜式押韵句。

第二课时

教学目标：了解经济类文书写作方法

经济类文书是经济管理和经济活动领域经常使用，并与经济工作直接有关的专用文书。是传递经济信息、提供经济决策依据的必要途径，是实行经济活动调控职能的重要手段，是建立经济关系、加强业务联系的纽带，是日常经济活动往来的重要凭证。

经济文书分为信息交流类，如市场调查报告；经济关系类，如经济合同、协议书、责任书；商品介绍类，如商业广告、招投标启事；经济管理类，如会计凭证、审计报告等。

1、市场调查报告

⑴市场调查报告是运用科学方法，有目的、有计划地对市场情况进行调查搜集和分析研究的经济文书。

⑵市场情况包括供与求、产与销两方面现状、变化和发展趋势，一是产品及其类别、销售环境、需求量、市场价格、流通渠道、竞争结构等；二是消费者对商品的需求欲望、购买动机、要求和意见。

⑶作用：市场调查报告对企业在生产营销过程中起着分析市场、提供信息、帮助决策作用；对流通部门起着促进销售的作用；对消费者起着指导消费、从优选购的作用；对领导部门起着掌握市场动态、把握全局，以便加强宏观调控的作用。

⑷内容：一是关于用户（消费者）情况的调查，包括现有用户数、构成、分布，用户经济状况、购买力，用户购买动机、消费习惯和心理；用户购买次数、数量、时间和地点；用户对企业评价等。二是关于产品情况的调查，包括产品的质量、性能、规格、价格、外观、包装、商标、使用方法和技术服务，产品的使用状况、用户满意度，产品在市场上的地位、竞争情况、库存等。三是关于销售情况的调查，包括商品在市场的销售状况、销售能力和潜力、销售环节和利润、渠道，开辟新的销售渠道的可能性，仓储和运输情况，广告情况（广告信息、媒介、效果、费用等），销售人员素质、组建、分布、培训、考核和报酬等。四是关于市场情况的调查，包括市场对企业产品的总需求量和潜在需求量，产品在同行市场占有率，市场的销售指数、发展趋势，竞争对手情况，国内、国际市场拓展开创情况。

调查方法常采用观察法、询问法、实验法。写作要求客观真实、典型合理、清楚简练。

⑸结构包括标题、正文、落款。

标题：项目+文种

正文：一是前言，简要写出调查的时间、地点、对象、目的、范围、方法等；二是主体，一般由情况和问题、分析和预测、建议或对策；三是结尾。

落款，署名和日期。

2、市场预测报告

⑴定义：以经济理论为指导，运用科学方法，对市场供销发展变化趋势及其规律，进行分析、研究和预测后，推测市场未来情况的经济文书。

⑵内容包括对市场商品需求的预测，对商品资源发展趋势的预测，对市场商品价格变化的预测，对消费结构和消费者心理及其变化的预测，对企业经济效益的预测。基本原则要注意系统性、客观性、连贯性、实效性。

预测报告的特点：预见性、科学性、时效性。

⑶调查报告与预测报告的异同：都是以市场调查所获得的信息为基础，为市场决策、生产经营调整服务，调查报告中也有预测，预测报告前提也是调查。不同之处是调查报告侧重市场现状，介绍“情况；预测报告侧重市场未来，发展趋势，写作难度更大。

⑷预测报告分类：按范围分，有全国性的、区域性的；按内容分，有社会需求、价格变动、市场占有率、资源资金等；按时限分，有短期（一年内）、中期（1-5年）、长远（5年以上）；按方法分，有定量和定性预测报告，定量主要采用数字图表，定性用文字分析。

⑸结构主要有标题和正文。标题一般由预测的范围、时限、对象加文种，如《通城县2008年电动车销售趋势预测报告》。也可拟新闻式双标题。

正文，开头可写一个“前言“，简要介绍预测时间、对象、范围、目的和结果；主体包括现状、预测和建议三部分。

现状包括产销情况、同行业经营情况、购买心理和支付能力、本企业生产能力和技术设备等。预测是核心部分，应对所调查的材料、数据进行科学分析，去假存真，去粗取精，分析判断有根有据，预计、推测合乎事物发展逻辑，符合市场发展必须规律。建议是为了正确决策的依据，要符合客观事实，切实可行，不能好高骛远。

写好市场预测报告要加强市场理论学习，懂经济、社会和心理学等，要深入调查，广泛收集信息，要突出重点，把握关键。

第三课时

教学目的：继续了解经济类文书写作

1、经济活动分析报告

⑴定义：是经济部门或企业根据有关经济资料和调查获得的信息，对经济活动状况进行分析研究，作出正确评价的经济性文书。

⑵经济活动分析是以国家政策法规为指导，对一定时期全局或局部经济活动--生产、流通、分配、消费为对象，以计划指标、统计资料、会计核算资料和调查材料为依据，进行科学系统的分析和研究、评价。

作用：有利于管理部门发挥出管理职能，有利于科学地编制和调整经济计划，有利于企业改善经营管理，提高经济效益。

特点：注重分析，注重数据，注重总结。类似于经济工作总结和经营决策报告，更注重将经济活动经验上升为理性认识。

⑶结构：标题、正文、落款，正文包括前言、主体、结尾。

标题，单位名称+时限+文种

正文，前言有导语式、简况式和概述式写法。主体通常分为情况、分析、建议三层。结尾照应开头。落款署名和日期。

写作要求：要全面掌握国家相关政策法规，要大量占有材料，如计划、报表、总结、统计、帐簿等，还有各方面真实情况，要运用科学的经济方法进行分析，揭示经济活动规律。常用比较分析法、因素分析法和预测分析法。

2、经济合同

⑴经济合同又叫经济契约，是经济活动中的当事人双方或多方为实现一定的经济目的，明确相互权利和义务关系而依法签订并共同遵守的契约性文书。

⑵经济合同是市场经济专业化协作的纽带，有利于加强企业的经营管理，有利于国家对企业进行有效的监督，有利于对经济工作的宏观调控，有利于提高经济活动中当事人的法制观念。

⑶特点：一是内容的经济性，明确双方经济业务关系。二是法律的约束性，要依法成立，合同确定的责权利是法律保护的凭证，必须遵守，签订双方一般要求具有法人资格，一旦签订即生法律效力，发生纠纷可以通过仲裁和起诉。三是效能的时限性，写明履行合约的期限和日期，超期则违约。四是合同各方的对等性，权利和义务平等，同等受法律保护，等价有偿，不得采取胁迫、欺诈手段；五是格式的规范性，工商部门有专门的示范文本和签订制度。

种类，按内容和功能分，主要有购销合同、建筑工程承包合同、加工承揽合同、货物运输合同、供用电合同、仓储保管合同、财产租赁合同、借款合同、财产保险合同、科技协作合同等。

⑷结构，分为标题、签约各方名称、正文和落款。

标题：常写明合同性质，标题下方标注合同编号。

签约各方名称：写明签订合同各方单位名称和代表人姓名。甲方、乙方，卖方、买方，供方、需方等。

正文，包括开头和主体两部分。开头写明双方签约的目的和依据，如“根据国家有关法律法规，经双方协议，订立如下条款，以资共同恪守。”

主体，一是标的，合同权利和义务双方所指对象，如货物、工程等；二是数量和质量，标的的具体数量、计量单位和规格质量和验检质量标准；三是价款或酬金，当事人履行各自义务的价值尺度，标明标的的价金或计算标准；四是履行合同的期限、地点和方式；五是违约责任，违约或不履行责任应采取的防范或制裁性措施；六是合同的份数和保存，写明一式几份，分别由谁保存，一般是双方各执一份，如有鉴证机关，则也存档一份。

如有附件，要将附件名称、件数、页数写在正文后面，材料附合同后面。

落款，署名要写明合同双方单位名称全称和签约代表姓名，并盖章，有上级鉴证单位的加盖鉴证章，签订日期。有的为了防止造假，正文和附件每页中加盖章或手印防伪。

⑸经济合同的签订原则：一是当事人要具有法人资格，二要符合国家的政策、法规；三是双方协商一致；四要体现平等互利；五要坚持等价交换。凡违背五条原则的可视为无效合同，一是当事人不具有法人资格或没有取得符合国家政策许可的合法资格；二是法人代理人超越了代理权限；三是超越职权或经营范围；四是无履约能力的法人；五是违反国家法律、政策、计划，违反国家利益和社会公共利益。

⑹写作要求，一是内容的条款必须具体、明确，不得遗漏，注意细节。二是经济合同的语言表述或格式填写要准确清楚，用语指代清楚，不可产生歧义，语气肯定，不能含糊不清，语言简练，书写工整。三是最好采用国家有关部门统一鉴制的示范性合同文本来写。

第四课时

教学目标：了解应用文写作的一些基本技巧。

一、应用文写作的一些基本技巧。

1、应用文写作特点：写作主体的服从性、被动性，不能随意创作，任意发挥；写作活动的群体性，文章不是代表个人，而是代表集体；写作过程的及时性，来得快，发得快；构思行文主要运用逻辑思维。写作时，要顾全大局，吃透两头，坚持实事求是，一切从实际出发，依法行文。应用文要注意接受对象的求实、求新、求尊、求近、求简、求知、求利等心理特点。

2、应用文标题：除法规、规章加书名号，一般不用标点符号。可加引号。公文式标题“关于”的用法，表求对事由在中心词语起关涉、介绍、提示、隔离的作用，与事由部分组成介宾结构，大多数情况下不能省略。标题常用黑体或宋体，字号在三号至二号之间。

3、应用文的开头：概述情况；说明根据，常用“根据”、“遵照”等领起；介绍目的，常用“为了”、“为”等领出下文；交代原因，常用“由于”、“因于”、“鉴于”等；阐明观点；表明态度；提出问题；慰问祝贺；引述来文；列序号开头等。

4、应用文正文结构层次：第一层为“一、”第二层“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。正文字体一般为三号仿宋体字，行距一般在25-35磅。用纸国际上通用A4纸，党委机关常用16开纸。页边距左右常留28mm,上下常留25mm。页码常选“1”、“-1-”。

5、应用文结尾：收篇点题；提出希望；强调说明；表示祝贺、慰问；自然作结。

6、应用文落款：单位名称要写全称，或者规范化的简称，标题下有签注的则不落款。日期可用“二○○八年三月十日”、“2008年3月10日”，用文件头发的公文只用能前一种。常见错误“二00八年三月十日”中的零用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替。有些规章、命令、契约式的应用文，下发时落款单位下一行还要写明签署领导人职务和姓名，如“县长 XXX”、“厂长 XXX”。

7、应用文盖章：一种是单一发文的印章，盖章就代表单位，因此不再打单位名称，将章直接盖日期上。讲究“上不压正文，下骑年盖月”，不得采用“此页无正文”的写法盖章。另一种是联合发文印章，相互不交叉，不相切，不远离。

8、应用文的表达方式：常用说明、叙述、议论三种。

说明分为定义说明、释义说明、分类说明、举例说明、比较说明、引用说明等。议论由论点、论据、论证三要素构成，有例证法、引证法、对比法、因果法、反证法。叙述分为顺叙、倒叙、插叙三种。

9、应用文的语言：常用专用语，分为开头语、称谓语、经办时态语、引述语、期请语、征询语、期复语、表态语、综述转接语、结尾语等。介词短语，表对象范围，“对”、“向”、“关于”等；表目的，如“为”；表根据，如“依据”；表时间，如“当前”等。数字术语，准确、科学，注意增、减的表达，确数和约数的区分，以阿拉伯数字为主。模糊语言，如“基本上”、“大多数”等。“的”字短语，在规章中常用，如“情节严重的”。