成功秘书的秘笈-----学会坚持原则

    坚持原则。由于秘书处于从属地位，所以一些领导人经常会对秘书软硬兼施，让他们充当从事不法经营的“白手套”。面对这种情况，秘书应有清醒的认识，坚持原则，最好能劝阻上司放弃这种做法，因为从长远来看，即使做成了也会损害公司的利益。但秘书毕竟只是秘书，在大多数情况下很难改变上司的决策，如果上司不听劝阻，逼你去做，那你就要主动辞职，否则就有可能像小康这样成为上司违法的陪葬品。守信：言必行，行必果小苏原来是北京九鼎文化发展公司总经理办公室的一个普通文员，由于她的勤快和热情，不久前被安排给常务副总经理做专职秘书，负责处理他的日常杂务。在做文员时，这个请她复印，她满口答应，那个找她扫描，她毫不犹豫……现在她的工作虽然变了，但是座位暂时还没有调，因此有些人还是习惯找她帮忙。成了副总的专职秘书后，她的工作量自然就多了起来，而且身份现在变了，再让她给同事们“打杂”，她心里自然有些不乐意，但她又不好意思直接拒绝人家，于是，她口头上还是那么热情，可就是办事的速度越来越慢，特别是对那些想通过她约时间找副总汇报工作或帮忙的人，她总是回答对方“好”，但到最后经常是不了了之。久而久之，同事们发现她开始学会敷衍别人了，于是找她帮忙的人也越来越少了。这天下午一上班，老总就跟小苏要几个财务数据，小苏马上给财务部门打电话，可财务部门的人也如法炮制，口头上说马上去找，可小苏去电话催时，对方不是说具体经办人不在，就是说人家正在忙做报表……快到下班了数据还没有要过来，老总只好自己给财务部打电话。不久，老总就把她给换了，她仍然继续“打杂”……从表面上看，是财务部的人故意跟小苏过不去造成的，实际上是小苏自己不讲信用造成的。
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    对于秘书来说，信用是一种宝贵的资源，是上司和同事信赖你的基础。没有信用，秘书在工作中可以说是寸步难行。从你成为秘书的那天起，你的上司和同事就已经开始通过你的言行，在悄悄地给你做信用等级评估了。上司让你这个星期三下班之前把报告交上去，你却拖到了星期五；老周请你帮他扫描份文件，你答应在吃午饭前给他办好，可你快到下班了还没动手……由于多是些鸡毛蒜皮的小事，上司和同事不一定都会跟你计较，但会慢慢地形成一个你“说话不算数”的负面印象。如果你总是不注意，那这种负面印象就会慢慢地降低你的信用等级。问题是上司和同事们对秘书信用等级的要求比一般员工高得多，因为在很多时候你代表的是上司，说话必须算数，一言九鼎。
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    一些秘书之所以会养成敷衍人家、不讲信用的坏习惯，根源是因为他们身上那种高人一等的无形优越感。在他们看来，总是别人在“求”自己办事，例如，市场部经理今天“求”自己让上司尽快把市场促销报告批下去，明天销售部经理求自己安排时间向上司当面汇报工作。而自己可以说是“万事不求人”，需要对方配合的时候，说是领导交办的，对方不办也得办。所以，在别人“求”自己办事时，也就不必那么认真了。敷衍人家的时候的确很轻松，既不必费心，也不会有什么损害。但你有初一，人家就会有十五；你今天敷衍人家，人家明天肯定也会敷衍你。因为秘书部门与职能部门的这种“求”是双向对等的，秘书也需要各部门配合与支持自己的工作，只不过秘书的“求”经常是以上司的指令形式出现罢了。例如，上司要你给他整理一份关于明年市场预测的材料，你就要“求”市场和销售这两个部门给你提供素材；又例如上司外出办事，你就要“求”行政或总务部门提供车辆等方面的配合。如果你老是敷衍市场部和销售部的人，那他们在给你提供素材时，不仅有可能在时间上找借口拖延，在质量也可能会打“埋伏”，让你在上司那里不好交差。
     真诚待人。做秘书确实不能事事较真，但为人一定要真诚。在处理各种人际关系时，必须从长计议，而这种长，不是一年或两年，而是10年、20年。与人方便，与己方便。当自己将来从事另外的工作，这也是种宝贵的资源。

    婉言谢绝。由于秘书身处特殊位置，经常会有人求你帮忙办事。无论是对公司内部的职员，还是对公司外部的客人，不合理的或自己做不到的请求，当然要拒绝，但是在拒绝之前，最好先要耐心听对方把话说完，不让人觉得你在敷衍搪塞。对于有些人的要求，你虽然拒绝了，但是可以针对他的情况，提出自己的建议。如果是能提出有效建议或替代方案，对方一样会感激你。另外，拒绝时除了提出替代建议，还可以每隔一段时间，去问问对方的情况，让他们也了解自己的苦衷与立场，这样就可以减少因拒绝而带来的负面影响。
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   量力而为。由于一些秘书没有学会拒绝的艺术，所以人家一求她，她就应承下来，结果不是因自己忙不过来而没给人家帮忙，就是自己根本办不到而让人家失望。例如，财务部副经理交来一份文件，让你赶紧交给上司，在下班之前批复给他，你说没问题，上司现在不忙。可你交给上司之后，上司只扫了一眼，继续思考自己的问题，但你又不能给上司下“指示”，这样你就在财务部那里就失信了。守纪：以服从上司为本职小魏是北京唐龙公司常务副总万刚的专职秘书。在小魏的眼里，万总非常霸道，跟电影里那些军阀没什么两样。她给万总当秘书快半年了，几乎没有一天感到舒心过。昨天下班之前，万总叫她今天一上班就去邮局给他在老家的父亲寄一包药。今天一上班，总经理办公室主任就叫她赶紧帮自己起草会议通知。通知刚写完，总经理让她去做临时会谈记录……中午，万总开完营销会了，见包裹还没有寄走，就朝她发火说：“怎么搞的？这点东西还没寄出去！”小魏也是刚做完总经理的会谈记录才回来，整整忙了一个上午了，连上洗手间的时间都省了……她正想解释，不料万总根本不听她解释，说话口气很凶：“你一天到晚在忙什么？只知道吃干饭！”见万总不分青红皂白就这样骂自己，联想起万总平时对自己的霸道，“新仇旧恨”一起涌上小魏的心头，她也怒不可遏：“我就是吃干饭的，有本事你自己的事自己做好了！”听她这么顶撞自己，万总就更凶了：“行！我会马上通知人力资源部，今后你就什么都不用干了！”万总用炒鱿鱼来吓唬她，以为她会害怕，没想到她气更傲，嗓门更大了：“不用你炒！我还不想在这里给你打一辈子杂呢！”虽经同事劝阻，小魏很快就偃旗息鼓了，但是她还是被炒鱿鱼了。

   小魏的确有些冤枉，忙活了一个上午，不仅没什么鼓励，反而被说成是在“吃干饭”。但是炒她的鱿鱼一点也不为过，因为她违反了职业秘书的起码准则，公开顶撞上司，这是所有公司都不会宽恕的！家有家规，国有国法。秘书直接与上司对着干，就如同在太岁头上动土。绝大部分公司会采取“斩立决”的方式，处理那些拒不执行的指令、公开与上司对着干的秘书。人们都知道，服从命令是军人的天职，军队之所以强调服从，是为了保证纪律的严格执行。例如，部队在作战行军途中，首长因种种原因而出现了指挥失误，在这种情况下，如果有战士公开指责首长，并且拒绝执行命令，那这种行为所造成的后果，远比首长指挥失误所造成的后果严重，因为它损害了首长的威信，会从整体上动摇军心，从而严重伤害部队的战斗力，最后有可能不战自败。商场如战场，秘书在执行上司的指令时，同样是无条件的。面临激烈市场竞争的公司，实质上就是一支正在行军作战的部队，所有的员工都是正在冲锋陷阵的战士，因此，秘书应当像军人一样服从上司的指令。如果你认为上司指挥有误就拒不执行，甚至直接顶撞，那你实际上顶撞的不只是他一个人，而是对公司的管理制度进行直接挑战。因此，秘书当面直接顶撞上司，在任何时候都是一种职业自杀行为。
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头上动土。绝大部分公司会采取“斩立决”的方式，处理那些拒不执行的指令、公开与上司对着干的秘书。人们都知道，服从命令是军人的天职，军队之所以强调服从，是为了保证纪律的严格执行。例如，部队在作战行军途中，首长因种种原因而出现了指挥失误，在这种情况下，如果有战士公开指责首长，并且拒绝执行命令，那这种行为所造成的后果，远比首长指挥失误所造成的后果严重，因为它损害了首长的威信，会从整体上动摇军心，从而严重伤害部队的战斗力，最后有可能不战自败。商场如战场，秘书在执行上司的指令时，同样是无条件的。面临激烈市场竞争的公司，实质上就是一支正在行军作战的部队，所有的员工都是正在冲锋陷阵的战士，因此，秘书应当像军人一样服从上司的指令。如果你认为上司指挥有误就拒不执行，甚至直接顶撞，那你实际上顶撞的不只

小魏的确有些冤枉，忙活了一个上午，不仅没什么鼓励，反而被说成是在“吃干饭”。但是炒她的鱿鱼一点也不为过，因为她违反了职业秘书的起码准则，公开顶撞上司，这是所有公司都不会宽恕的！家有家规，国有国法。秘书直接与上司对着干，就如同在太岁头上动土。绝大部分公司会采取“斩立决”的方式，处理那些拒不执行的指令、公开与上司对着干的秘书。人们都知道，服从命令是军人的天职，军队之所以强调服从，是为了保证纪律的严格执行。例如，部队在作战行军途中，首长因种种原因而出现了指挥失误，在这种情况下，如果有战士公开指责首长，并且拒绝执行命令，那这种行为所造成的后果，远比首长指挥失误所造成的后果严重，因为它损害了首长的威信，会从整体上动摇军心，从而严重伤害部队的战斗力，最后有可能不战自败。商场如战场，秘书在执行上司的指令时，同样是无条件的。面临激烈市场竞争的公司，实质上就是一支正在行军作战的部队，所有的员工都是正在冲锋陷阵的战士，因此，秘书应当像军人一样服从上司的指令。如果你认为上司指挥有误就拒不执行，甚至直接顶撞，那你实际上顶撞的不只是他一个人，而是对公司的管理制度进行直接挑战。因此，秘书当面直接顶撞上司，在任何时候都是一种职业自杀行为。& e/