成功秘书的秘笈----树立问题意识

    树立问题意识。为了追求更高的效率，秘书无论是在处理日常性的工作中，还是在应付一些偶然性的事件时，都应在头脑里这样多问问自己：“事情为什么会出现这种情况？”，“用这种方法处理就一定完善吗？”不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：“如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？”“除了这种方法，就没有其他更好的方法处理了吗？”对于秘书来说，如果对一些偶然性事件多加留意，就能从中悟出一些规律性的东西来。
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　　创造性地工作。秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令，因此，在一些秘书看来，秘书工作很难与“创造”一词联系在一起。的确，秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。在很多时候，秘书对那些千头万绪的琐碎工作连应付都应付不过来，还要创造性地工作，谈何容易！但是事实上，秘书创造性地工作是非常必要的，因为只有创造性地工作，秘书的工作水平才能一步一个台阶往上升，为上司节省更多的时间、搜集更多的信息、提出更多的合理化建议；反之，如果秘书总是按部就班，不求创新，那就如同逆水行舟，不进则退。那么，秘书怎样才能创造性地工作呢？其实，就创造本身而言，秘书工作并没有什么特殊的地方，和其他工作一样，只要你明白了自己工作的目的，在工作过程中，不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“除了用这种方法处理，就没有其他更好的方法了吗？”创造性就会自然而然地在这种求解的过程中发挥出来。世上的事从来都是如此，功夫不负有心人。例如，秘书经常协助上司处理各种文件，在看各个部门送上来的请示报告或汇报材料时，秘书就要在心里琢磨，这些报告的内容是否应更充实一些，或者应写得更为简便一些。
    及时建议。由于这种日积月累，秘书往往会对某些问题产生独到的见解，因此，秘书要及时向上司或有关职能部门提出建议。也正是因为如此，秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系，得到他们的信任，一方面是为了掌握更多的信息，另一方面也是为了使自己的建议能被各方面接受，产生积极的作用。求精：提高“打杂”的附加值小琼是天津万维软件公司的总裁秘书。万维公司这几年从无到有，年营业额接近10亿元人民币。这天上午，总裁正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监许总给小琼打来电话：“小琼，你好！我是财务部的许杰。”
0 f3 \! a' c" m) {& G, \    “许总，您好！”
    “大老板(指公司总裁)这几天能抽得出时间来吗？北京星河证券公司的罗总想过来拜访他，一起吃顿饭。”
    “老板开完会后，我问一下老板的意思，回头给您电话。您看可以吗？”
    “谢谢！”对方放下电话。

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无论是在处理日常性的工作中，还是在应付一些偶然性的事件时，都应在头脑里这样多问问自己：“事情为什么会出现这种情况？”，“用这种方法处理就一定完善吗？”不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：“如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？”“除了这种方法，就没有其他更好的方法处理了吗？”对于秘书来说，如果对一些偶然性事件多加留意，就能从中悟出一些规律性的东西来。

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