成功秘书的秘笈----提升职业素质

    素质是人与生俱来的性质和才能，但是，素质也可以通过长期自我内在的修炼逐渐提高。如果素质不能通过自我修炼而提高的话，那就完全否定了我们接受教育和追求上进的价值。提升职业素质就是为了增加自我发展的内在动力。
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' C2 s& {4 R8 E. V' w% j& d+ S    忠诚：秘书的职业生命小宋是北京海鑫科技发展集团总裁办的秘书，这天下午她给总裁送份刚收到的传真，正准备离开时，总裁让她坐下来聊一会儿天。聊着聊着，总裁突然说：“小宋，近来公司似乎有人在议论吴总生活作风上的事，你主要是负责吴总的工作，知不知道一些这方面的情况？”听总裁这么一问，小宋知道总裁是有所指的。上个星期五下午，公司负责市场的吴总匆匆忙忙地把小宋叫到自己的办公室，拿出一个精致的锦缎盒和一张写有地址的纸条对小宋说，由于广州那边的市场出现了意外情况，他现在必须马上去机场飞往广州，所以委托小宋帮他给朋友送个礼物。第二天下午，根据吴总的纸条，小宋找到了礼物的主人——一位看上去不到30岁的漂亮女士，她接过礼物时高兴得几乎跳了起来：“啊！吴哥连我的生日都还记得，真是太好了，谢谢吴哥！”小宋当时就觉得这事有些怪怪的，所以，她估计总裁问的就是这件事。但是小宋觉得这是吴总的个人隐私，因此，她这样回答总裁：“没什么事呀！”
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  l9 g2 d% j. H6 |% L9 f   “真的没什么事？”总裁反问了一句。
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   “真的。”小宋更加坚定地回答。于是，总裁有些失望地说没什么事了，让小宋回去了。没过几天，人力资源部的人通知小宋从下个星期起到销售部上班，当普通业务员。当时小宋感到五雷轰顶，她问为什么，对方悄悄地告诉她：原来总裁打算让小宋给自己当秘书，但她在上次有意设计的忠诚度测试中没有合格，所以让她转岗。这时，小宋才后悔自己没有说实话，轻易地断送了自己的职业生命，于是提出辞职。小宋错就错在她回答总裁的问题时只想到了是否对得起吴总的那份信任，而忘记了自己作为秘书的职业操守。的确，中国历来有“士为知己者死”的传统美德，对于吴总的这份信任，在一般情况下小宋应替他隐瞒。但是当公司的最高领导人专门抽出时间来过问吴总给人送礼物这件事时，那送礼的事就不再是单纯的个人隐私了，肯定与工作有关。至于这件事与工作是一种什么关系，总裁会怎样处理这件事，那不是需要小宋过问的事情。因此，小宋为吴总“两肋插刀”的做法，只能算是一种个人之间的“义气”，并不是现代职场所需的“忠诚”。从另外一方面来说，总裁主动问起这件事来，就说明总裁不是在捕风捉影，而是有备而来。在这种情况下，即使小宋想把事情瞒过去也是做不到的。所以，小宋身上的这种“义气”不仅对吴总没有任何意义，而且把自己也搭了进去。
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    对于秘书来说，忠诚就是他的职业生命。特别是对于那些快速成长的高科技公司，或者以服务业为主的公司来说，秘书忠诚度更为重要，因为这种新兴的公司在市场中的核心竞争力，可能就是一项专利，是一个技术诀窍，或者是一个创意，有时甚至只是一条商业机密，就像当年的可口可乐公司一样，只有一个配方。如果秘书为了钱，或者为了泄私愤，那他完全有可能利用职务之便，出卖公司的这种无形资产，而且可以做得人不知、鬼不觉，甚至把老板卖了之后老板还会夸他精明。因此，有人把秘书比作“埋在领导身边的定时炸弹”。如果一个秘书对他服务的领导或公司没有忠诚感，就不能算是一个真正的职业秘书，充其量只是一个勤杂工。
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    在现代企业中，职业经理人与职业秘书之间的关系，就像一个交响乐团中的乐手与指挥的关系一样，乐手不是为指挥而演奏的，而是按指挥的手势与指挥一起共同为观众而演奏的；秘书不是为上司而工作，而是与上司一起共同为企业而工作的，只不过秘书是根据上司的指令而工作罢了。因此，秘书与上司的关系本质上是一种工作关系，不存在任何人身依附关系。既然秘书与上司只是一种工作关系，那秘书就必须首先忠诚于自己所在的企业，优先考虑公司利益，而不是与上司个人之间的关系。
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7 ^. a- I! I+ N. T$ }7 y    因此，面对总裁的问话，如果小宋一五一十地把事情的经过对总裁说出来：“上星期五下午，吴总到广州去出差之前，他让我第二天送一包东西给一位女士。那位女士收到东西后说：‘谢谢吴哥送我的生日礼物’。”那她就能得到总裁的信任而不会让她转岗了。当然，在吴总知道小宋“出卖”自己后，也可能会对小宋有想法，小宋是需要考虑这些问题的，但是即使这样，那也是无可奈何的事！
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　　实事求是，如实汇报作为职业秘书必须坚持自己的职业操守，如实向领导汇报自己知道的事情，既不添油加醋，也不掐头去尾。这既是做秘书的天职，也是做人的道德底线。诚实：聪明莫被聪明误小唐是某市电器制造行业上市公司总裁办的秘书。最近，公司为了实现产业升级，正在收购另一家上市的生物制药公司的股份。为了避免两家公司的股票在二级市场上大幅波动，两家签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道。这天，负责与对方秘密谈判的公司副总从对方的所在地给总裁秘书小唐打来电话，说谈判已经完成，让小唐赶紧用快件寄3张公司法人代表（总裁）的照片过去，以办理有关手续。这天总裁正好在市政府开会，小唐一时找不到总裁的照片。就在小唐不知怎么办才好时，她看到挂在自己胸前的胸卡，想起半年前公司为了实施CI战略，公司公关部统一为公司每个员工拍照制作胸卡，便估计公关部留有总裁照片。小唐给公关部打电话，对方接电话的正是小唐中学的同学小马。小马是公关部的办事员，公司所有人的照片都是她拍的。她说他们那有总裁的照片，并答应马上给送过来。当小唐刚刚松口气，公关部的胡经理来电话，问小唐要照片干什么用。小唐当然不能告诉他真相，也听不惯他那咄咄逼人的口气，于是顺口说：“是××报社的记者要的。”因为总裁前几天接受了该报记者的专访。
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) @$ z$ [9 I( P0 |    胡经理马上说：“不对呀，我刚才还与某记者通电话，她没有提这事呀！你没说实话！为什么与报社打交道绕过我公关部？你们这是什么意思？”事情朝着这个方向发展，小唐已无法控制事态的发展，于是两人在电话里吵了起来……从表面上看，事情的起因是由小唐无法自圆其说而引起的，只是一个工作方法的问题，但最根本的原因是小唐耍小聪明，为人不诚实，是人品问题。
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    秘书必须为人诚实，诚实就是要说老实话，办老实事，做老实人。秘书部门是一个企业的神经枢纽，秘书每天要与各方面打交道，需要各方面的配合与支持。秘书要做好本职工作，让大家配合并支持你的工作，就要让上司和同事信赖你。那么，如何让上司和同事信赖你呢？只有诚实。如果大家都信赖你，那你在与他们打交道时，可以省去许多说明和解释，事半功倍；相反，如果大家都信不过你的为人，那你在与他们打交道时，即使你说得再对，他们也不一定听得进去，更不会乐于配合并支持你的工作。因此，诚实与否是做好秘书工作的关键。

  X/ H7 a1 a: g! h6 c" \    面对胡经理想知道照片用途的要求，如果小唐这么答复胡经理：“对不起，我暂时不能说。”那么胡经理对这种婉转而又明确的拒绝方式，不仅能坦然接受，而且也能理解，因为大家都是职场中人，知道什么事该问，什么事不该问。你点到为止，对方就能心领神会。这样，既保持原则，又不伤双方的面子和感情。

$ G2 W: d! ^% J) ]    诚实就是该说的就说，不该说的坚决不说既然两家公司签订了严格的保密协议，规定这件事双方只能让少数人知道，而胡经理又不在“少数人”之列，那小唐就必须坚持原则，不能把事情的真相告诉他。

$ z0 n. {3 U; y    学会婉转拒绝的艺术秘书需要诚实，但诚实并不等于毫无城府、实话实说。因此，秘书要学会婉转拒绝的艺术，既保持原则，又不伤对方的面子和感情。如果小唐不会婉转拒绝胡经理的要求，怕伤了他的面子而说出了真相，小唐就违反了秘书的职业操守。这事一旦被总裁知道了，小唐就有可能从此失去他的信任。失去了上司的信任，秘书就很难有发展前途了。谦逊：职业发展的护身符小程是北京海蓝文化发展公司总经理办公室的秘书。小程进公司不久，总经理秘书就出国留学去了。由于小程谦虚、勤奋和聪明，总经理秘书这个空缺就被她填补了。随着职位的变化，同事们开始发现她有些飘飘然了，因为他们从她说话的口气中感受到了她那种无形的优越感。市场部倪经理原来是总经理办公室副经理——小程的顶头上司，这天他打电话找总经理，小程回答说：“总经理出去了，等他一回来我马上就与您联系。”没想到当天下班时，总经理就提醒小程为人要谦虚，注意搞好与各方面的关系。
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