公文标题、正文结构层次句、煞尾句及抄送机关中标点使用规范

      公文标点的著录与使用，除了要遵守国家颁布的标点符号用法的相关规定外，还要遵守国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》 （下简称幼、法》）和国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》 （下简称《格式》）的相关规定。在实际工作中，公文标题、正文结构层次句、煞尾句和抄送机关中标点符号的使用仍然存在着界定不明、使用混乱等问题，迫切需要厘清和明确，以推进公文格式的标准化建设。

         一、公文标题中除“法规、规章名称加书名号外”，一般还可使用哪些标点。

          幼、法》第三章第十条第六款规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。既然是一般不用标点符号， 那么哪些特殊情况下可以使用标点符号呢？首先必须明确为何要对公文标题做“一般不用标点符号”的规定。公文标题要做到准确简要，就必须删繁就简，不仅“惟陈言之务去”，对可有可无的符号也必须删除。从这个意义上说，公文的标题以“简、短、明”为上，对于标点符号的使用，可用、可不用的坚决不用。那么，哪些情况下必须使用呢？不少教材提出，除《办法》规定的之外，下列五种情况必须使用标点：第一，标题中的缩略语或特定含义用语，必须用引号；第二，标题中某一部分需要注释或说明，用括号；第三，标题中出现并列词语，中间用顿号；第四，标题中出现报刊名、书名时用书名号；第五，有正副标题时，副题前须用破折号

           以上五种情况的界定是否恰当，笔者认为主要有两个标准：一是标点符号本身的功能规定，二是实践使用情况，尤其是权威机构的使用情况。从标点符号本身功能来说，引号的功能之一是“具有特殊含意的词语，用引号标示”，括号的功能之一是“行文中注释性的文字，用括号标明”，顿号的功能是“句子内部并列词语之间的停顿”，书名号的功能是“歌曲名、书名、篇名、报纸名、刊物名等，用书名号标示”。对照此规定，出现第一至第四种情况，公文标题中应该使用相关的标点符号。

          破折号的功能在于“解释说明、话题突转、声音延长和事项列举”，在文章副题之前使用破折号是一种约定俗成的做法。党政机关18个文种只有而且只允许有一个标题，即只有正标题没有副标题。但在工作实践中，有的单位对“会议纪要”这一文种在正题之外还另加副标题，诸如《今年的党风要有一个根本性好转——中纪委X年×次党风廉政工作会议纪要》。这类标题属于新闻式标题，在形式上体现出一定的变化性和活泼性。如果运用于一般事务文书如工作总结、调查报告等文书中也无可厚非，但如果应用于正式的党政机关的公文标题，显然有失严肃和庄重。笔者认为，包括会议纪要在内的所有公文标题，必须由发文机关、事由和文种（会议纪要）三大要素组成，不应生出旁枝。

         所以“除法规、规章名称加书名号外”，在第一至四种情况下，公文标题中加入相应标点符号符合标点符号的功能和公文标题撰写规则，是恰当的。比如， (1)使用引号， 《国务院办公厅关于继续深化“安全生产年”活动的通知、》 （国办发[2011] 11号）； (2)使用括号，《国务院办公厅关于加快煤层气（煤矿瓦斯）抽采利用的若干意见》 (国办发[2006) 47号）； (3)使用顿号，《国务院办公厅转发文化部、建设部、文物局等部门关于加强我国世界文化遗产保护管理工作意见的通知》（国办发[2004] 18号）； (4)使用书名号，《国务院关于落实（政府工作报告）重点工作部门分工的意见》（国发[2011)7号）。标题中使用破折号的情况，在目前国务院办公厅所发文件中尚未发现，因此可以视之为禁止使用。

        二、公文正文层次结构句后是否使用句号。

        在意见、决定、通知等内容丰富、体量较大的文书中，经常把复杂的内容分成几部分来表述，这样在正文中就会形成诸多层次结构性语句。诸如将一个会议通知分成“会议时间”、 “会议地点”、“会议议题”、“会议要求”诸项，分别用结构层次数字“一、”“一”“三、”“四、”来列举。这些层次结构句句末是否使用标点符号（通常使用句号），不仅应用写作教材中表述不一，国务院办公厅的现行文件似乎也不规范。现以《国务院办公厅关于印发2011年公立医院改革试点工作安排的通知》 （国办发[2011] 10号）为例，将正文结构层次句末标点符号的使用情况呈现如下。

一、工作思路

二、开展重大体制机制综合改革试点

（一）推进管办分开，深化公立医院管理体制改革。

1．加强卫生行政部门全行业管理职责……

（二）推进政事分开，完善公立医院法人治理机制。

（三）推进医药分开，完善公立医院补偿机制。

（四）推进营利性与非营利性分开，完善医疗机构分类管理制度。

三、推进公立医院服务体系建设发展

四、在全国推行惠民便民措施

五、充分调动医务人员积极性

六、推进形成多元化办医格局

七、有关要求

            该文共分三个层次来表述。第一层次语末未用句号，第二层、第三层句末却都使用了句号。在秘书学界人们一般认为，在公文正文结构层次句中，如果该层次句单列一段，那么句末一般不用标点，如果结构层次句与后面阐述的文字为一段时则用句号。如果照此说法，例文中第一层是单列段，句末不用标点似乎是合规的，但第二层次也是一个单列段，句末为什么用了句号呢？这显然是相互矛盾的。从结构层次句的内容意义上说，第一、第二、第三层次是一样的，它们都是对某段或几段内容的总括；从语法要求来说，每个层次都是一句话，既然是一句话，那么就应该标注句末标点。所以，公文正文层次结构句句末应该加上句号。否则，这种层次结构句就只能是一个短语。通常意义上，公文正文当中出现没有标点的短语是不合适的。

           当然也有人说，文中的“一、”“（一）”等领起的结构语句是分标题，可以不加注标点。这种观点似乎有点道理，但有几个问题难以解释。其一，假如文中结构语句是小标题，按照一般标题的书写要求，不应该在前面加结构层次序号“一、”“（一）”等，同时应该居中排列。其二，如果结构语句是文中标题，那么就应该存在一级标题、二级标题甚至三级、四级标题，而上例中一级标题没有加注标点，二级标题却加了标点。问题的关+键在于：这些结构语句从语义上讲，本身就是文章层段的一个组成部分，在层段中有统领和提示作用；在版式上通常也是段前空两字，与常规段落版式要求一致，这显然是将之作为一个完整的语句来看待的。既然结构语句是文中的常规语句，与下一级正文有着上勾下连的关系，那么在其末尾理应加注标点。

          三、公文正文煞尾句末是否使用标点。

         在日常生活中，人们在请示、批复、命令等公文中常会看到“特此请示”“专此批复”“此令”“如无不妥，请批转各地执行”等惯用语，有人称之为煞尾句。“煞尾”，按《现代汉语词典》的解释就是“文章、事情等的最后一段”。公文中的煞尾句除了有结束全篇的功能之外，在手写公文时代，还是防止篡改公文尤其是添加公文的一种措施。煞尾句后面要不要使用标点符号，应用写作教材也是众说纷纭、莫衷一是。有的教材表述为“紧接正文之后的，需要加上句号；另起一行空两格书写的，就不加标点”，有的教材表述为“无论是紧接主体正文，还是另起段都需要加上句号”。在实际使用过程中更是五花八门，随意性很大。

           判定煞尾句末是否使用标点符号，关键要明确煞尾句到底是正文的组成部分还是类似于“附件说明”“附注”之类的格式标识。笔者认为，煞尾句是公文正文的组成部分，这是毫无疑问的。因为煞尾句与前述公文有内容上的语义联系，不是一个简单的语言标识。譬如煞尾语“此复”，它的意思就是“以上就是批复的内容”。从内容联结上说，它与前文关系密切，因此当然是正文的一个组成部分。既然是正文的一部分，就肯定应该作为句子来加注句号。

            当然，在现代公文写作中，由于现代办公手段的运用，纯粹为防止公文被篡改的煞尾语已不常使用，且呈现出萎缩甚至消失的倾向。在近几年国务院办公厅的发文中，笔者再没有发现使用煞尾语的现象。至于像“本决定自2011年8月1日起施行”等煞尾语，本身就是正文重要的表述内容，并非传统意义上的煞尾句，其句末自然应该加上句号。

           四、公文“抄送机关”之间用逗号还是用顿号。

          公文的抄送机关如果不止一个，它们之间是用逗号还是顿号，目前各规定或示例尚不统一。《格式》规定“抄送机关间用顿号隔开……在最后一个抄送机关后标句号”。《格式》条文释义中又解释为“抄送机关间用逗号隔开，最后要标注句号”。国家质量技术监督局发布的《格式》所附图例中，则使用了逗号。这些规定的不统一，给实际使用带来了混乱。

          因此，多个抄送机关之间用逗号还是用顿号，还是二者均可，应该有一个明确规定。《标点符号用法》明确规定：逗号主要用于句子内部不同句子成分之间，诸如主语与谓语、动词与宾语以及复句内分句之间的停顿；而顿号用于“句子内部并列词语之间的停顿”。《格式》明确要求公文抄送机关“在最后一个抄送机关后标句号”，显然把一组抄送机关作为一个完整的句子来看待。所以，对照两个标准，公文抄送机关之间用顿号是显而易见的事情，用逗号不伦不类甚至是错误的，应该予以纠正。

        标点符号作为汉语言架构中一种独特的文化现象，在一般人的眼中可能是雕虫小技，但其正确、规范使用关系到“经国之大事”，绝不可以等闲视之。公文作为传达党和政府意旨的载体，在标点符号使用的规范化方面应该比其他文体有更高的要求和标准。这一方面需要文秘工作者着眼于语言发展规律进行有益探索，同时也需要公文规则制订部门对它的使用作进一步的解释或修订，这对于推进现代公文的规范化建设大有裨益。口 张松祥