如何写好“短急重”材料

　　何谓“短急重”材料？顾名思义，就是指篇幅短、任务急、很重要的材料。对于从事文稿起草工作的同志来说，“短急重”材料可以说是家常便饭。笔者从事文稿起草工作已有几年时间，在工作中经常碰到这种情况，领导突然打来一个电话，要求在短时间内起草一份重要文件、汇报材料或者紧急通知。我刚开始接到“短急重”材料任务时，心里很紧张，老担心写不好，怕出错，影响工作大局。后来，经过身边写作高手的传帮带以及自己的实践锻炼，逐步能够适应要求，比较优质高效地完成任务。那么，如何写好这类材料呢？这里，我谈谈自己的一些体会。 
　　一、要领会意图 
　　干活不依东，累死白搭功。与起草其他文稿一样，起草“短急重”材料时，首先要准确领会领导意图。领导的意图包括总体性意图和具体性意图、明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图。只有充分领会这些意图，才能更好地抓住行文的主旨。一些同志畏惧“短急重”材料，写不好材料，主要是没有把领导的想法吃透、意图摸准。特别是刚从事文稿起草工作的同志，对单位领导不了解，可能会有一点怕，往往接到写作任务后，不管领导是怎么想的，不论上级是怎么要求的，喜欢冥思苦想，闭门造车，结果是无的放矢，做无用功。材料起草者要领会什么？一般来说，应该了解领导交办材料的目的是什么，材料要阐述的基本观点是什么，要解决的主要问题是什么，受文对象和发送范围是什么，等等。那么，如何准确领会意图呢？ 
　　一要敢于问。有的领导在安排任务时，会主动找写材料的同志说明意图，这是再好不过的。但多数情况下，领导只是寥寥数语简单地交代下任务。面对这种情况，材料起草者就要大胆地问，问清材料起草的目的、要求、时限等，切忌不懂装懂、一知半解。 
　　二要勤于思。领导交代工作意图，往往局限于原则性的指导，粗线条的轮廓。因此，起草者在接受材料任务之后，还要进一步精心思考，拓展思维，以便准确领会、理解和把握领导意图的精神实质。 
　　三要敏于行。领导交代任务时，要迅速动笔，将其主要观点和主张等记录下来，防止相关要求出现遗漏。有时候领导要求起草“短急重”材料，也是根据上级紧急文件、电话等要求而下达的，可通过查阅相关文件、电话记录以及询问知情人等方式，深入了解意图。 
　　二、要注意积累 
　　只有肚里有货，才能笔下有文。充分的准备，足够的素材，是写好“短急重”材料的基础。有的同志材料写不好，根本原因是不重视素材准备，未掌握第一手资料，领受任务后，不认真思考，不认真准备，随手写来，脚踏西瓜皮，写到哪里算哪里，遇到了困难，写不下去了，再去找素材，适得其反。因此，认真积累素材，充分占有素材，是写好“短急重”材料的保证。从事文稿起草工作的同志，必须高度重视平时积累，把积累作为一项基础性、经常性工作，不断积累素材、积累知识、积累思想、积累经验。对素材积累工作，我总结了三句话。第一句话是，闲时备，急时用。第二句话是，广积粮，深挖洞。第三句话是，既要储，更要用。照此而行，对写好“短急重”材料很有帮助。所谓“闲时备，急时用”，就是说要把功夫下在平时，坚持早动手、早准备，在工作中做个有心人，眼观六路，耳听八方，养成积累各种材料的好习惯，平时开会、交谈、读书、上网时，努力做到善于观察、记录、剪报、追记，设法留住材料，以备不时之需，防止临阵磨枪。所谓“广积粮，深挖洞”，就是说既要注意素材积累的广度，广泛收集生产经营、发展建设、改革调整、党的建设、维护稳定等方方面面的情况，又要注意素材积累的深度，对相关工作进行深入关注、研究分析，知其然且知其所以然。所谓“既要储，更要用”，就是说我们在积累、存储各类基础资料时，还要重视材料的使用，一旦起草“短急重”材料，就要善于利用现有资料，把掌握的情况应用于材料中。相反，如果光会储存信息资料，而不善于使用，这种积累无益于材料起草。 
　　三、要理清思路 

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　　四、要借力把关 
　　“短急重”材料虽然篇幅不长，但往往因为材料要得急、领导催得紧、时间不充裕，容易出现差错，而不能像正常情况下，在写初稿之前，可以全面收集资料信息，带着要解决的问题找一些人座谈，广泛听取各方面的意见，初稿形成后，打印出讨论稿，征求意见，然后进行修改，以保证材料的质量。特别是一个人起草“短急重”材料时，即使想得再周到、再细致、再全面，也难免存有局限性。因此，起草者要善于借助外力，请本部门的同事或相关专业部门的同志对材料进行把关，确保材料质量。从把关的内容来看，主要包括政策关、文字关、数据关、程序关等。政策关，就是说材料内容要符合党和国家的方针政策、法律法规，符合上级单位的制度要求；文字关，是指材料要做到观点明确，语言精炼，结构严谨，条理清楚，层次分明，直述不曲，无错别字等低级错误；数据关，是指材料中引用的相关数据要真实可靠，不得弄虚作假，并应当使用国家法定的计量单位；程序关，是指材料发出前，必须经过相关领导逐级审阅同意，特别是对公文还要按照行文要求完成核稿、签发、用印等程序。我原来一个同事，就有过这方面的教训。有一次，领导因参加省里组织召开的座谈会，要他紧急起草一份1500字左右的发言材料。他就没有用好“借力把关”这一招，独自一旁匆匆把材料写完送给领导，却受到了领导的批评。原来，在他的材料里，不光有错别字，还有几个财务数据未及时更新，有几个专业术语搞混淆了。如果他在起草材料时，善于借力，请同事帮助校对一下文稿，请专业部门把关一下数据以及专业术语，就完全可以避免这些问题。 （摘自《办公室业务》作者：中国石化巴陵石化公司办公室陈樟文）

       写文章既是个大命题，涉及很多方面、很多类型、很多技巧，想讲好讲透并不容易，同时也是个小命题，不同的人有不同的体会，不同的经历有不同的看法，难有标准统一的答案，然而，笔者认为，熟悉文章写作的十个很重要，或许对写作历程能有些许启发、对文章构思能提供思路借鉴。

       吃苦精神很重要。金一南教授在《苦难辉煌》中讲道：仅从个人苦乐出发，中国永远也出不了孙中山、毛泽东。就文章写作而言，缺乏吃苦精神、没有拼命劲头是难以写好写精的。有一个段子这样说道：我们只看到马云的成功，却不知道马云曾经一天工作20个小时；我们只知道马云很有钱，却不知马云曾经吃了九个月的泡面；我们只知道马云座驾豪车，却不知道马云曾经骑单车上班了三年。许多同志很羡慕单位的“笔杆子”，思路清、出手快、成果多，却不知，能写文章的人，哪一个不是吃苦“吃”出来的，哪一个不是加班“加”出来的，哪一个不是深夜“爬格子”熬出来的？当前，各级任务重、工作多、头绪杂渐成常态，无论是身处机关、还是任职基层，多数同志既要完成本职工作、还要应对临时任务，很难有大块时间、清静环境用于思考、投身写作，同时，提高写作技能是一个循序渐进的过程，不可能一蹴而就，这就要求我们必须摒弃“功利”心态、“捷径”心理、“苦累”心情，充分发扬能吃苦、吃大苦的精神，利用好休息时间、积攒好零散时间，耐得住寂寞、守得住清静、抗得住诱惑，舍弃放松的机会、减少娱乐的次数，遇到难题不怵头、遭受挫折不回避，持之以恒，终会有苦尽甘来的一天。

        资料积累很重要。古人说：“博观而约取，厚积而薄发”。文章写作，如果没有广博的见闻和厚实的积累，很难想象会有“窥斑见豹”的明锐目光、触类旁通的敏感思维。实际写作过程中，常常会有这样的感受，或者思路不流畅，难有文思泉涌之效，或者素材不丰富，只是纯粹的理论来理论去，缺乏相应的数据、实例支撑，或者词句不出彩，文章表述过于平淡，难见神奇之笔。导致上述现象的一个重要原因就是资料积累不够。结合实际，笔者认为可积累好四类资料：一个是对上级文件的梳理，对下发的各类红头指示、传真电报、通知精神要及时做好登记梳理，在遵守保密规定的情况下，对重要内容要分类保存；一个是对日常工作的整理，单位领导的讲话、撰写的各类汇报材料、经验文章都要及时整理入档，平时工作中思考的小成果、闪现的小火花都要及时记录，方便需要时迅速调阅；一个是对网络资源的搜集，养成上网浏览学习的习惯，经常逛逛人民网、新华网，把一些好文章、好思路、好观点及时下载、整理汇编，充实到个人的资料库；一个是对报刊杂志的剪辑，《人民日报》、《光明日报》、《领导文萃》里面的文章都值得品读学习，把好段落、好句子摘抄记录下来。

        立意角度很重要。判定一篇文章质量高低，总的原则是思想性强、创新性强、针对性强、操作性强，基本的标准就是立意新、角度小、内容实、语言活。立意新，指的是撰文要多点“别有用心”“别出心裁”“别出一格”，想人之所未想，察人之所未察，言人之所未言，力争达到让人“眼前一亮”“耳目一新”的效果。比如，有篇文章《加强外来流动人员管理的思考与对策》，对如何加强临时务工、施工、临时办事、业务往来、家政服务等外来人员的日常管理进行了思考，把大家熟视无睹的问题揭露出来，结合实际较紧，比较有新意。角度小，指的是撰文不要贪大求全，最好突出一个方面，开小口，挖深井，这样往往能写得透，也便于结构内容把握，否则就很容易贪多嚼不烂，比如，有篇文章《与打不打“招呼”真的无关》，针对上级日常检查中的打招呼与不打招呼两种方式进行了分析思考，这个角度就很小，文章效果很容易出来。内容实，指的写文章要突出解决问题这个目的，不泛泛而谈，不无病呻吟，紧紧围绕提出问题、分析问题、解决问题这个思路展开，让人看了能有思路借鉴、能有办法可循。语言活，指的是写文章用词要鲜活，多用流行语、大众语、草根语，多用一些形象生动的比喻，比如，“鞋子合不合适，自己穿了才知道”讲一个国家发展道路的选择，用“碗与勺子难免相碰”来形容与周边国家的关系，等等。

        内容选择很重要。关于写文章，有的同志常常很有热情，但具体到写的时候，却不知写什么，没思路、没观点、没想法、没灵感，踌躇半天定不下主题、明不了方向，以致写作愿望落不到实处。文章的创意从何而来？写什么？什么好写？这就是个内容选择的问题。笔者认为，可借鉴六种方式：一是从抄中来，这是写作的最初模式，倘若不知道写什么，可以上网看看别人都在写什么，通过赶时髦、随大流找到写的方向，比如，当前纪念建党九十六周年，庆祝香港回归等，都能引发大家共鸣，值得一写。二是从问中来，问题就是写作的“靶子”，可针对当前单位建设中存在的矛盾问题撰文，如提高治理水平、加强工作的规范运行等。三是从干中来，工作中勤于总结梳理，把工作过程中的心得体会加以提炼，形成文字成果，达到理论与实践的双促进、双丰收，如此既避免脱离实际写作，也有利于提高工作水平。四是从读中来，通过读别人的文章、日常业务学习，把心中的感想、观点、见解整理成文，比如，可写一些读后感，也可针对同一个主题从不同角度撰文。五是从看中来，日常工作中看到的一些现象、电视新闻中看到的一些时事，都可成为写作的素材，讨论现象、分析原因、提出对策。六是从听中来，领导的一些讲话、官兵的一些牢骚、战友的一些话语，只要有心，都会成为思想的火花、写作的源泉。

        法规政策很重要。法规政策是指上级下发的纲要、条例、规定、意见、指示等文件，是指导工作开展的参考依据，是文章撰写的尺度准绳，而不能偏离与违背。从实际看，有的同志写文章对相关政策不了解、不熟悉，以致问题点不准、现象析不透，文章缺乏指导性、实践性。要知道，任何单位建设都有着一套完整、成熟的法规体系，熟知法规政策，对发现问题、察觉矛盾有着较好地促进作用。关于法规政策，要融入经常学、结合实际学，平时多翻翻上级下发的红头文件，撰写相关的文章要先熟悉法规政策，不能想怎么写就怎么写，天马行空、信口开河，如此很难把文章写好。

        调查研究很重要。毛主席说过，没有调查就没有发言权。个人认为，写文章要“能上”，就是掌握好法规政策，也要“能下”，就是要熟悉实际情况，上下结合写出来的文章才能既准确又生动。当前各级都在转作风改文风，一个着力点就是要搞好调查研究，通过听民声、察实情获得文章撰写的素材。如何调查研究？方法很多、途径很多，既可以开个座谈会、搞个问卷，也可以通过平时所看、所听得来。这方面，有过基层任职经历的可能感触更深、体会更深，对于基层建设现状、矛盾困难往往有更为直观的感受，知道群众在想什么、问题是什么，相比基层经历较少的同志有点优势。搞好调查研究，能给文章写作注入新鲜活力，避免呆板八股的印象。近几年，央视推出的新春走基层系列就是取自群众身边的鲜活素材，这样的文章接地气、语言活，网友反响很好。类似的报道在网上也有不少，有心的同志可以多多关注身边的一些事例，用群众的语言加以描述，或许有意料之外的效果。

       初期模仿很重要。文章写作初期，模仿学习很重要。当代著名作家茅盾认为：“模仿是学习的最初形式”。入门阶段，要想快速进入情况，就必须注重模仿，学着干、照着做。可从句子仿写入手，参考优秀文章的经典句式进行模仿、改写，尔后进行“片断”模仿，最后对全文模仿，看别人如何立意构思、谋篇布局、开头结尾，同时认真揣摩、领悟，不断熟悉掌握技巧。在具体写作过程中，可多找些相关的文章参考，以便开启思路，触类旁通。不过要注意，模仿既不等同于全盘抄袭、简单搬运，也不能仅仅停留于这个阶段，如果每次动笔不模仿就不会写，也是个问题，必须不断摸索，逐渐形成自己的写作套路。

        文章修改很重要。为什么要把文章修改单独突出来？因为这往往是许多人容易忽视的一点。修改，是对文章内容、形式的检验、梳理、加工和修正，是一个再思考、再组合的过程。对此，鲁迅先生曾说过：“文章写完以后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜”。毛主席在《反对党八股》一文中指出：“鲁迅说‘至少看两遍’，至多呢?他没有说，我看重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改”。由此可见，文章修改的重要性。从网上一些编辑的个人论述来看，许多稿件往往经过多次修改才最终敲定，这样出来的文章精品的概率也较高。文章修改，按照从大到小的顺序，有立意和结构、观点和材料、格式和语言三个内容，要深思精思，反复揣摩文章各部分内容能否支撑文章题目，相关素材能否印证所述观点，各部分之间有无重复交叉；要多读多磨，各级标题要提炼总结好，尽量工整、对仗，此外，对文章语言也要精简精简再精简，切忌啰嗦繁琐。

         日常练笔很重要。俗话说，台上一分钟，台下十年功。文章写作是一个长期实践、反复积累的过程，我们常常看到别人撰文文思泉涌，似乎不费力，其实里面包含了许多未曾看到的内容，“没有十月怀胎，哪来一朝分娩？”有人说，对于一个想法而言，想到它的时候是气态的，随时会飘散；说出来后就成了液态，虽然会流动，但已经比较好掌握；等到把它写出来的时候，它就成了固态，变得完全可以把握。由此可见，读书、思考、交流最终还是要靠文字来反映。练笔没有什么捷径，“苦笔头才有硬功夫”，只有经过“宁静的夜晚、寂寞的灯光、痛苦的思索、反复的推敲”，有空就琢磨着写个稿，坚持不停地想、不停地写，有目标牵引着向前走，就一定会成功，个人理性思维能力也会在勤于练笔中得到提高。这里我建议大家，尝试一下“周写一文、月读一书、季投一稿”，此外，单位日常的一些材料任务，建议多担当、多参与，还有各类推材料的场合，也是难得的锻炼提高、思维磨砺的机会，不要怵头，要硬着头皮上，要有股不入虎穴、焉得虎子的狠劲，只要长期坚持，必有收获。

        总结反思很重要。文章写作也要经常总结、时常反思，想一想经验是什么、教训是什么，想一想为什么别人的稿子能刊发、自己的却被退稿，想一想编辑的提醒话语、审稿建议，否则难有进步，或者进步不大。其实发表稿件说难也难，说容易也容易，能发表证明不了什么，但不发表却能反映一些情况。就市、省、中央三级媒体而言，要求无疑是逐渐加高的，标准是渐渐加严的，其中既有“高大上”的文章，也有“草根”之作，关键是我们如何定位、如何选择？怎样在短时间发稿，考量水平，也体现悟性。记得一位编辑曾讲过：知之愈深，出之愈真。个人觉得，写稿还是要多写自己熟悉的、写自己经历的、写自己擅长的，结合本职搞研究，如此既能解决时间的问题，也能避免闭门造车的尴尬，同时要经常站在编辑、读者的角度予以反思，自己的稿子有没有让人耳目一新、眼前一亮、为之一振的感觉？假如你是读者，能从这篇稿子中获取什么？得到什么？假如你是编辑，这篇文章什么能打动你，是思想上的？还是实践上的？还是兼而有之？多想想、多练练、多写写，终会有成果的。