把好公文撰写的最后一道工序：修改校核

修改是公文撰写的最后一道工序，可以说，一份高质量的公文，无一不是经过认真推敲、反复修改而成的。

初稿写成后，因其大多只是“毛坯”，需精雕细琢才算告成，特别是那些重要的大型文件，更需要反复修改。由于人对客观事物及其规律的认识，需要经历一个由表及里、由浅入深、由粗到细的逐步精深和渐趋完善的过程，因此，在草拟文稿时，也要受这一规律的制约，即便开始考虑得极其周密、详细，但随着写作实践的不断深入，思维的活跃，总难免有这样或那样的疏漏和缺欠。这就需要修改，加以丰富、充实和完善。可见，修改是使文章走向成功的必由之路。

对公文的初稿一般应从哪些方面进行修改？写作实践表明，主要包括以下几点：

（一）订正观点

即要检查在思想内容方面是否符合党和国家的方针政策以及上级机关的指示精神，所要说明和解决的问题是否清楚明确，是否切合本单位、本部门的实际。

因为思想观点是文稿的灵魂和统帅，观点站不住脚，整个文稿就失去其存在的价值，因而要以极大的努力反复推敲，精心审核。这里，还要特别注意文稿本身的观点应始终如一，不能自相矛盾。

（二）增删材料

在材料的使用方面，着重检查其是否符合文件的特殊要求；是否能有力地表现主旨；是否事实可靠，具有说服力。要做到这些，首先要看材料的来源如何，是撰写者亲自调查而得，还是从其他文件上摘引的，无论属于哪种情况，都应认真核对一下，做到准确无误。其次要看材料的价值，即这一材料的使用，是否必要？删掉有没有影响？再次要认真检查一下材料中涉及的人名、地名、单位名称等是否准确无误，特别是文件中要肯定或否定的单位或个人，更应如此。最后还要看材料是否与思想观点达到了有机地统一，即材料是否恰当、有力地证明了论点，如此等等，都要认真考虑。鉴此，在修改过程中要遵循的原则是：对那些基本可靠但不够充实完善的材料加以补充或调整，对那些没有确切把握而又限于时间和条件难以查证的，干脆将其撤下，切不可随意“凑合”，否则，将会贻误工作，造成不堪设想的后果。

（三）调整结构

主要看全篇的结构布局是否合理、自然、严谨，包括层次是否清楚，段落是否适宜，开头、主体和结尾是否贯通，标题排列是否美观得体，各部分之间的联系是否紧密，过渡和照应是否自然、顺畅。具体地讲，主要有以下几个方面：

(1)格式是否正确。这里讲的“格式”，包括文种的使用格式以及构成公文各要素的编排方式。现行公文在这方面存在的问题颇多，主要表现在对文种的混淆滥用上，较为突出的就是“报告”和“请示”不分，“公告”、“通告”滥用，“决定”、“通报”混淆，甚至有的还自造文种。还有，对结尾语的使用也极不规范。结尾语的使用旨在使行文庄重典雅，简洁有力，如通知：“特此通知”；布告：“此布”；批复：“此复”，等等。但目前不少机关在制发文件时对结尾语的使用有失规范，其中以“报告”和“请示”这两个重要的上行文种为最。如请示文种常用“当否，请批示”，报告文种常用“以上报告如有不妥，请批示”、“以上报告是否可行，请批复”等。造成这种现象的原因有二：一是混淆了请示与报告文种的界限；二是模糊了批示与批复的区别。对此，应当给予足够的重视。

(2)层次是否清楚，条理是否分明，过渡和照应是否得体，开头和结尾是否妥当。一般来讲，在内容的先后次序安排上，要使用开门见山的写法，将最重要的问题放在前面，次要的放在后面，做到主次分明，详略得当。需要分段的，应紧紧围绕主旨表达的需要，予以恰当合理的安排，使前后文气畅通。如有脱节之处，一定要给予弥补，用过渡词语连接；颠倒之处，也要予以调整。

(3)引申发挥之处是否必要。在公文写作中，为了更好地表现主旨，往往需要对所提的某些观点或见解进行必要的引申和发挥，许多新鲜观点的形成通常如此。但应注意，引申发挥一定要坚持服务于主旨的原则，切忌随心所欲，信笔由“缰”。那种游离于主旨之外的“发挥”，无论其多么具有说服力，也只能成为全文的赘疣。

（四）推敲语言

语言是公文的“细胞”，没有语言这个载体，任何文章都将是一纸空文。在对语言的修改方面，主要应注意做到如下几点：

(1)要规范。指公文所涉及的有关专用名词、数字、简称、时间等的表达要规范。

专用名词在文稿中第一次出现时要用全称，人名要写全称，不能只写姓不写名，如有必要，还应在姓名之前冠以职务。地名也应写全称，如广州不能写“穗”，成都不能写“蓉”。但是，如果两个以上的著名省份或著名城市并联使用且表意非常明确时，可以使用简称。如“京津”、“宝成铁路”等。要特别注意不能随意苟简，有些专用名词如“中共十一届三中全会”就不能简称“三中全会”。这样写，时间长久，就会造成麻烦。还有，对国家已明文规定不用的名称，应坚决避免。

对于时间的表述应注意：第一，要用具体日期，尽量避免使用时间代名词，如“昨天”、“今天”、“明天”、“本月”、“过年”等等。重要会议记录、紧急文电还应注明时分。第二，年份一律用公元全称，不得随意省略。如“二OO三年”不能省称“O三”年”，以免时间久远造成混乱。第三，涉及公元以外的其他纪年时，应加注公历年份，如“民国十六年（公元1927年）”等。第四，草拟公文引用旧资料时，应特别注意准确核实其中的日期，以免失实。第五，应尽力避免使用农历日期，如非用不可时，则须使用汉字数码，如“腊月十五”，不能写成“腊月15”。第六，“星期几”一律使用汉字数码，如“星期五”，不能写成“星期5”。

对于数字，要注意弄清下列几种情况数字的使用：一是“二”与“两”。这两个数字在意义上相同，并且在度量衡单位称数上可以通用，但也有很大不同，即“二”仅用于表示序数、小数、分数；“两”仅用于表示概数和一位数的基数。二是倍数。倍数用于表示数量的增减，常与“为”、“到”、“了”配合。增加时，要注意将除原数外的增加数和增加后的和数表述准确，如“增加”、“上升”、“提高”、“扩大”、“增长”等词后面附带“到”、“至”、“为”字，是用以说明加上增加数的和数；附带“了”或不带“了”字，则不包括本数在内。

减少时，如“减少”、“降低”、“缩小”等词后面附带“到”、“至”、“为”字，是用以说明原数减去减少数后的差数，带或不带“了”字，则不包括本数在内。

三是比例关系。如降低到过去的70%，是指过去为100，现在为70；提高到过去的130 010，是指过去为100，现在为130，现在比过去提高了30；比过去提高80%，是指过去为100，现在为180；比过去降低80%，是指过去为100，现在为20；由过去的60%提高到80%，是指过去和现在两者的基数均为100，过去为60，现在为80；由过去的80%降低到60%，是指过去和现在的基数均为100，过去为80，现在为60。四是“零”和“点”。凡用汉字并加位数词的数字，除年份可用“O”外，其他一律用“零”。如“二OOO年”，但“二百零三公里”，不能写成“二百O三公里”。“点”仅用于汉字数字，阿拉伯数字不用，如“零点六”或“0.6”，不能写作“零．6”或“O点6”。五是“以上”和“以下”。按习惯，“以上”和“以下”等词与其前面的数字连用，应包括本数在内，如“十人以上”含“十人”，“百人以下”含“百人”。如果“以上”、“以下”连用，则应将本数特别标出，以免造成歧义。

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浑然天成、自圆其说、收好口

好材料。值得学而不思则罔，老秘网是个好地方，十分感谢。