论当代公文写作的基本规律与表达技巧

   在当今公文写作实践活动中，常常出现一种十分奇怪的现象:公文一看就懂，一写就错。特别是当一批被誉为“写作高手”的大学生、研究生充实进各级党政机关、企事业单位的管理岗位以后，这种现象非但没有被遏制，反有进一步扩大的趋势。当这些新生力量一上手公文起草工作后，他们就立即会感到从事这类写作力不从心、十分棘手，有的甚至会在文件起草中闹出笑话或酿成大错来。究其原因，主要是由于他们并没有真正认识到公文文体的特殊性，还没有掌握公文文体写作自身的基本规律和要求，而是简单地将已经习惯了的文学写作的那一套照搬到公文写作中来。因此，为了更大限度地发挥公文在改革开放和社会发展中的作用和效能，不断提高公文写作的质量，我们有必要对公文写作的基本规律与表达技巧进行深入的探讨和研究。
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1 n) L) Q  P2 ]- m4 P    文学写作与公文写作的主要区别
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    其实，文学写作与公文写作区别是十分明显的。主要有以下差异:
    从人类的思维活动上看，文学写作主要采用形象思维，公文写作主要采用抽象思维。因为，公文是用来制定党和国家路线、方针、政策的文章，重在考虑它们的科学性、严密性、连续性。而文学是用来塑造各类艺术形象的文章，重在考虑它们的鲜明性、生动性、独特性。
/ E& [% L7 ]  i( y    文学写作表达的是作者本人的意志，即写自己头脑中思考成熟的东西，故文学写作活动往往表现得更轻松、更愉快；公文写作表达的是领导或领导集团的意志，即是写他人头脑中思考成熟的东西，故公文写作活动往往显得比较困难、比较痛苦。
( {# X9 {8 y: r; i- C    文学写作通常是作者主动为之，是作者的创作灵感和写作冲动催其动笔:公文写作通常是作者被动而为之，依领导的指令或工作的需求而命题作文。
    文学写作通常是以情动人，笔下要倾注作者个人的发自内心的真情实感，嬉笑怒骂皆成文章:公文写作通常是以理服人，公文代表单位或组织表明态度和主张，忌讳个人情感在文章中的流露。
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     公文写作在表达方式运用中的基本规律

    人类的写作活动，总离不开掌握和运用五种基本的表达方式，即:叙述、描写、抒情、说明、议论。这五种表达方式各有各的特点和功用，在各种不同体裁不同风格的
( t0 V* X1 k; [  p    文章写作中发挥着各自的优势和作用。叙述的特点是“重过程”，有时间、地点、人物、事件、原因、结果“六要素”，有顺叙、倒叙、插叙、平叙、补叙等具体方法。描写的特点是“重形象”，是对客观事物刻画和描摹的表达方式。有场面描写、环境描写、景物描写、人物描写，正面描写、侧面描写等具体方法。抒情的特点是“重渲泄”，是有感于客观事物而对内心情感予以表达的一种方式。有直接抒情、间接抒情等具体方法。说明的特点是“重特质”，是对客观事物介绍、解说的一种表达方式。有定义法、诊释法、图表法等具体方法。议论的特点是“重说理”，有论点、论据、论证三要素，有归纳法、演绎法、类比法、例证法、引证法、归谬法等具体方法。
    作为一类特殊体裁的公文，其写作在表达方式运用中的基本规律可以概括为:
    公文的表达方式主要使用叙述、说明、议论这三种，原则上不能进行描写和抒情。
    公文中的叙述，通常使用概括性、简略性叙述，而很少使用详细性叙述。
5 h3 h* F( D& C1 Q- e3 i+ \) Z公文中的议论通常是就事论事，三言两语，画龙点睛似的议论，原则上不搞长篇大论。
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    公文语言运用的基本规律

" I' p, `" [5 W  K    公文语言是汉语语言学的一个细小分支，是近30年来我国语言学研究中新开辟出的一个领域。公文语体有自身的特点和规律。
    准确、简明、朴实、庄重。准确，是公文语言的第一要素、基本特点和本质要求。要求我们要精选中心词、善用附加语、巧选关联词、慎用模糊语等。简明，指语言要简洁、明快，可读性强、浅显易懂。朴实，指语言要平易、朴素、实在。庄重，指公文的语言要端庄、郑重、严肃、认真，不用戏谑语，不追求诙谐与幽默，使用现代语、书面语、偶尔使用文言。
; q- S9 z5 }  N9 j7 K* y# a    在公文写作中，通常应使用现代语言、书面语言、一般不使用文言、口语和方言土语。只有在特殊情况下，才使用个别至今仍然保持生命活力的文言文，如:“你局<关于······……的请示》( x x[2011]x号)已收悉”中的“悉”字及“当否”“妥否”等文言。
, d' X5 y# o# Y8 t8 A9 m8 j3 g9 P常常使用公文专用语。在长期的公文写作实践中，已经形成了为数不少的公文专用语。主要有:称谓用语。如自称用语(我、本)，对称用语(你、贵)，他称用语(该)等。领起用语。这类专用语主要用于会议纪要、公报、决定、决议等公文文种的写作，如:会议听取了、会议认为、会议指出、全会要求、全会号召等。承启用语。这类专用语主要出现在公文的开头即将结束，主体内容即将展开的时候。如:“为此，特作如下通知”，“现将情况报告如下”等。结尾用语。公文的结尾用语可分为三类:表强调的结尾用语，如:特此通知，特此函复等:表指示的结尾用语，如:以上各项望各单位遵照执行，以上规定望各地切实贯彻等:表祈请的结尾用语，如:当否，请指示:以上请示如无不妥，请批复等。
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    公文结构的基本规律及各部分的写作技巧
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: t# Y0 ]6 {/ P    公文的篇幅长短不一，差异很大。有的洋洋洒洒数万言，有的却寥寥数语一小段。然而，从结构学的角度去研究，公文万变不离其宗，其组成形式通常是规范的“三段式”结构，全文一般由开头、主体、结尾构成。
    公文的开头。公文的开头亦称公文的发文缘由部分。虽然党政公文文种众多，加起来共有18种，且每个文种的开头各有不同，但概括起来，无外乎有三种开头的方法:
+ Q* u% h$ q; z) h    常规式开头法。公文的这种开头方法适应用于绝大多数文种的开头，通常要交代清楚四层意思，一旦将这四层意思交代清楚了，公文的开头就完成了。一是发文的原因，其常用的关键词是:由于……因为……鉴于……等。二是发文的根据，其常用的关键词是:遵循……遵照……依据……按照……等。三是发文的目的，其常用的关键词是:为……为了……等。四是文件形成的过程，其常用的关键词是:经……研究，现将……等。下面我们以某市遭受自然灾害为由，按以上规律，代该市人民政府起草一份文件的开头:进入7月下旬以来，由于我老秘网市连续遭受暴雨和特大暴雨的袭击，致使我老秘网市境内部分地区发生江水猛涨、山洪暴发、山体垮塌、泥石流等严重自然灾害，根据国家防汛指挥部的统一部署，为了把自然灾害造成的损失降低到最低程度，有效地保卫国家和人民的生命财产，经市人民政府第巧次常务会议研究，特就全市杭洪抢险工作作如下部署。
" @5 b( p4 u& z    引据式开头法。公文这种开头方法仅适应用于批复、复函等少数几个文种的开头。如:你单位<关于…………的请示》(x x[2011]6号)已收悉，经研究，现作如下批复。
    情况式开头法。公文的这种以说明的表达方式行文的开头方法主要适应用于会议纪要、公报、通报、决定、决议等几个文种的开头。如通报的开头，往往首先要简介被通报对象的基本情况，以及该通报对象的先进事迹或斑斑劣迹。会议纪要、公报、决定、决议等开头往往首先要简介该会议的概貌。下面我们以某市已召开经济工作会议为由，代该市起草一份会议纪要的开头:12月26日一28日，中共某某市委、某某市人民政府联合在某某宾馆召开了全市经济工作会，会议传达了中央经济工作会议精神，认真地回顾了过去一年经济工作中的主要成绩和存在的问题，并全面部署了2011年全市的经济工作。出席会议的有各区县、大型企业、大专院校党政负责人，市级机关各部门的主要负责人，会议由市委副书记、市长某某某主持，市委书记某某某在会上作了主要讲话。
    我们只要掌握了公文开头的规律和要领，公文写作开头难的问题就迎刃而解了。
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    综上所述，当代公文的写作是有规律可循的。一旦我们掌握了公文写作的基本规律与表达技巧，再难的事情也就杏得容易了。
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公文的这种以说明的表达方式行文的开头方法主要适应用于会议纪要、公报、通报、决定、决议等几个文种的开头。如通报的开头，往往首先要简介被通报对象的基本情况，以及该通报对象的先进事迹或斑斑劣迹

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