浅谈党政机关公文格式规范化应把握的几个问题

　　中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发［2012］14号，以下简称《条例》）已于今年7月1日正式施行。党政机关公文格式规范化，是机关公文的最基本要求，是保证公文质量和提高公文办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征的重要标志。公文采用特定的格式，目的是为了规范公文处理工作，解决公文处理中体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，做到运行有序，提高工作效率，使公文处理工作制度化、规范化、程序化，确保党政机关制发的公文得以顺利贯彻执行。
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  A. {: K% ?4 |& G　　公文分为版头部分、主体部分、版记部分三大块。具体包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。
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　　一、版头部分六要素要规范

9 H, A2 N- f4 c" G+ ?" D# _　　（一）公文份号标注要规范。份号即公文印制的顺序号，涉密公文应当标注份号。它在工作中用处很大，涉密公文标注份号，有利于加强公文的管理，便于掌握公文的去向。通过查看份号，可以掌握文件发给了哪级党委或政府、哪个部门，各部门也可以知道每份文件都发给了哪个单位，秘书部门可以掌握每一份文件的流向。按照《条例》规定，公文份号在公文首页左上角用阿拉伯数字标注。具体标注方式是：涉密文件可标虚位，一般标四至六位，如果是两位数的文件共20号，则从0001号开始编码，一直编排到0020号；如果是四位数的文件共2012号，则从000001号开始编码，一直编排到002012号。
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　　（二）密级和保密期限标注要规范。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝 密”“机 密”“秘 密”和保 密期限。公文应当根据涉 密程度合理标注密 级和保 密期限，但是高标密 级或低标密 级都会给文件的使用和管理带来不便，因此要合理把握和确定密级，本着实事求是、利于保密的原则，准确合理地进行标注，并根据其文件内容明确标注保 密期限。密 级和保 密期限都要标注在公文首页的左上角，用阿拉伯数字标注。例如：秘 密1年、机 密3年、绝 密长期。

　　（三）紧急程度标注要规范。这是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。“特提”是指须即刻办理的事项，“特急”是指须2日内办理的事项，“加急”是指须4日内办理的事项，“平急”是指须6日内办理的事项。公文的紧急程度要在公文首页左上角标注。不能将正常运行的公文也不分轻重缓急地随意标注为“急件”。现在有些部门上报或下发的公文，不急的公文却标注了紧急程度，缓急程度标注过高，有的部门为了让领导和领导机关对文件更加关注或是到了限定反馈上报的日期，故意将上报公文标注为“特急”或“特提”，给上级领导机关增加了压力，带来了不必要的麻烦。

　　（四）发文机关标志要规范。这是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，此类文件是机关或部门的大头文件，一般是指上报或下发的政策性文件；文件头也可以使用发文机关全称或者规范化简称，文号编在版头下方红线以下，一般用函类公文较多。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。要取消一些部门“发文机关名称加括号并标注文种”的文件标题格式，例如：XXXX厅（通知）、XXXX局（批复）等，统一采用“发文机关全称加文件”二字或者“发文机关规范化简称”形式，再根据文件内容确定使用的文种。
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" X7 F% H& R7 w4 b　　（五）发文字号标注要规范。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合发文时，使用主办机关的发文字号。现在一些部门发文时经常出现不规范的问题。一是发文机关代字概括不准确。如有的领导小组办公室的机关代字太长，有的提炼概括不够准确。二是发文字号标注不规范。有的年份标注不正确，将2012年标注为[12]；应用六角括号标注的却使用方括号、圆括号、方头括号等；发文顺序号编虚位，如某部门XXX[2010]009号（应为9号），有的前面还要加“字”、后面加“第”等，误写成“XXX字[2010]第009号”，这都是极不规范的。三是发文字号的标注位置错误。有的上报公文的签发人标在右侧，发文字号却排在居中位置；有的上报公文发文字号在左侧顶格书写。
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" s! ^' Z+ W6 X. j2 C& p, Q: X9 U　　（六）签发人标注要规范。上报公文应当标注签发人姓名。不同层次的文件签发人不同。如果是以市委文件形式上报省委的公文，签发人就是市委书记；如果是以市政府或省直部门文件上报省政府的公文，签发人就是市长或部门的一把手。现在经常出现签发人不规范的现象，一是上报公文不标注签发人，二是联合上报公文时只标注主办部门的负责人而不标注其他协办部门负责人，三是签发人标注不规范，排列不整齐，签发人姓名不用楷体而使用黑体或者与“签发人”3个字字体相同。

　　二、主体部分九要素要规范

　　（一）公文标题标注要规范。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，不能缺项。公文标题要能概括公文的主要内容，使用文种正确，做到准确、精练，通过标题使受文者能够及时了解文件的主旨和要义。标题中要尽量少用标点符号，可以在标题中使用的标点符号有书名号、引号、括号，其他标点符号不能在标题中随意乱用。例如《河北省人民政府关于做好“721”洪涝重灾区恢复重建工作的指导意见》《河北省突发事件应对条例（草案）》《中共中央办公厅　国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》等都是规范的文件标题。在我们接触的公文中，一是有的公文制发时不标明发文机关名称，如有的公文只标注“关于XXXXXX的通知”，省略了发文机关；二是有的重复使用介词结构“关于”，如“XX市关于印发关于XXXXXX规定的通知”等；三是有的重复使用公文文种，如“老秘网转发XXX部转发XXX部印发关于XXXXXX规定的通知的通知的通知”；四是有的文种使用不当，如“XXX厅关于XXXXXX的请示报告”等，有的在法定公文文种以外随意创造文种，如“XX厅关于XXX的建议”“XX厅关于XXX的说明”“XX厅关于XXX的对策”等；五是有的在标题中随便使用标点符号，如“XX厅关于XXX、及XXX的通知”等；六是有的公文标题内容缺项不能准确概括反映公文内容，如“XX市人民政府关于XXX非法售油被焦点访谈曝光情况的报告”缺少“整改”二字，“XX厅关于奶款拖欠问题的报告”缺少“及对策建议”。
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　　（二）主送机关标注要规范。主送机关就是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。《条例》规定：“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”现在主送机关标注不规范的主要问题有：一是多头请示。如有的市政府向省委、省政府同时报送“请示”，有的机关向上级机关报送请示时，其同一个文件又向多个上级机关报送却不注明分送情况，造成上级机关交叉批示，给公文办理带来极为不利的影响。二是不按隶属关系行文，如省直某部门给省政府报送报告主送“省政府并国家XXX部”，把不相隶属的两个上级机关并列随意主送。本文由老秘网推荐，对待这样的上报公文，报告事项为主的上级机关用主送，报告事项为辅的上级机关则用抄送，不能把两个不相隶属的上级机关并列主送。三是有的违反党政分开的原则，以市委、市政府名义给省政府写请示，有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文，还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省政府并XXX省长”。
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　　（三）正文表述要规范。

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& x: C8 V" I# ]: z　　（七）印章加盖要规范。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。各级机关在印章使用方面不规范的现象较为普遍，有的用印位置比较随意，不居中、不端正、不清楚、不规范；有的联合行文用印时，印章相交或相切，有的联合行文只盖主办部门的印章而不盖协办部门的印章；有的印章与发文机关标志不符。

　　按照2012年7月1日正式实施的《党政机关公文格式》国家标准的规定，这些方面有新的要求。一是加盖印章，单一机关行文时，成文日期右空4字编排，发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编排，印章端正居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文1行之内。联合行文时，应将各发文机关署名和成文日期顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切。二是不需加盖印章，单一机关行文时，在正文或附件说明下右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关右空字数。联合行文时，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 　　附注标注要规范。附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的传达范围或联系人姓名、联系电话等，一般加括号标注于成文日期左下方。上报公文必须标注联系人和联系电话，以便于上级机关在办理该公文时与熟悉该公文的人员联系沟通，协调事项。

( f6 s8 W! A! f$ ]6 A+ S5 l　　附件标注要规范。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件要另面编排，与公文正文一起装订，如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件序号。附件要准确规范进行排列。
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7 i0 Q( Y& N& {- ~2 r　　三、版记部分三要素要规范

$ }( G) M& C2 ]! Z& Y　　抄送机关标注要规范。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一是抄送机关可以是上级、平级、下级和不相隶属机关。二是抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。具体排列上，依照先上级机关、再平级机关、后下级机关的次序排序。抄送单位一般不写领导机关或部门负责同志个人。

7 w; R8 X& t! ~" n　　还有一个新的变化，《条例》规定，从2012年7月1日起，公文取消了主题词，今后各类公文都不再标注主题词了，这一点要特别提请各级党政机关和各部门的办公厅（室）引起注意，严格遵守。

　　印发机关和印发日期要规范。这里是指公文的送印机关和送印日期。制发公文的部门印发机关一般写其部门办公室，而不写其部门，如“XXX厅办公室印”，时间写“2012年10月8日印发”（印发时间用阿拉伯数字标注，不能用汉字标注）。
& W6 q) R' K4 y* O" s# h　　页码标注要规范。这里是指公文页数顺序号。公文的页码标注有两种标法，一是公文正文包括几个附件，其中都是正文的组成部分，这样就必须把所有附件内容列入整个公文的整体部分，统一编排页码，印刷版记标在公文的最后。如领导干部出访的请示，包括请示内容、出访代表团人员名单、出访国家邀请函、出访国家大使馆复电等内容，都必须作为整个请示的整体内容统一编排页码，不能单独列出附件；二是公文有几个附件，但是各有其独立性，或者是单独排版，或者是单独装订自成体系，这样就不能统一编排页码了，应按其文件的内容特点编排。
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. s6 M/ I: s! ]9 R* X) }　　此外，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准有关要求执行。尤其是公文用纸的版头，除了下发公文外，上报公文的格式从文件标题到上天头不再留12厘米，一律要求从公文标题到上天头（上白边）距离37毫米，这是新的公文格式的统一要求，请各级党政机关和各部门按照新的要求修改原来的文件头版式，凡是不符合现行要求的文件头版式一律改过来。
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% ?- A& C( G, x) u& v　　严格规范公文格式。一篇公文制作完成后，制发公文的秘书部门或办公室要对即将上报或下发的公文进行复核，认真审查公文文种选用是否适当，秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、发送范围、抄送机关、印制版记等是否准确规范、符合要求。只有各项内容都符合要求了，才能正式送印。以确保党政机关或部门上报、下发的每一件公文格式准确、规范。作者：河北省人民政府办公厅法规处张茂叶）

主送机关标注要规范。主送机关就是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。《条例》规定：“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”现在主送机关标注不规范的主要问题有：一是多头请示。如有的市政府向省委、省政府同时报送“请示”，有的机关向上级机关报送请示时，其同一个文件又向多个上级机关报送却不注明分送情况，造成上级机关交叉批示，给公文办理带来极为不利的影响。二是不按隶属关系行文，如省直某部门给省政府报送报告主送“省政府并国家XXX部”，把不相隶属的两个上级机关并列随意主送。本文由老秘网推荐，对待这样的上报公文，报告事项为主的上级机关用主送，报告事项为辅的上级机关则用抄送，不能把两个不相隶属的上级机关并列主送。三是有的违反党政分开的原则，以市委、市政府名义给省政府写请示，有的未经上级机关同意就给上级机关领导同志个人行文，还有的市政府或省直部门给省政府报送公文写“省政府并XXX省长”。

右空4字编排，发文机关署名在成文日期之上，以成文日期为准居中编排，印章端正居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文1行之内。联合行文时，应将各发文机关署名和成文日期顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切。二是不需加盖印章，单一机关行文时，在正文或附件说明下右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关右空字数。联合行文时，应先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下