我所理解的秘书工作的核心问题是如何处理与领导的关系。做秘书工作首先要处理好秘书与领导的关系,真正弄清并正确掌握二者的关系,才能始终保持认识上的清醒和工作上的主动。秘书与领导的关系是领导与被领导、为主与从属、主导与辅助、决策与参谋的关系,是辅助与被辅助的工作关系。秘书处于承上启下的地位,是领导机关上情下达、下情上报的枢纽,是领导的左右手。
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2 ?/ L3 j, i. Y. m8 C) p+ Y# { 如果我是一名秘书,我首先得具备一定的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思列宁主义理论修养,认识问题的能力,对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这些是秘书才干的土壤和肥料,也是才干的构成部分。一个秘书,如果不懂一些马列主义基础知识,不充分了解党的现行方针、政策,那简直是不可思议与不切实际的。+ U! H+ t' ~! w% d" g0 Q
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如果我是一名秘书,我要积极增长自己的才干。才干是做秘书的基本功,秘书的才干,大体上分为三种类型:一是办事型,要求精明强干、思路敏捷,办事利落。大部分秘书人员应是这种类型。二是秀才型,是主事写文章的,他的办事能力不一定很强,但写文章很擅长,同样要求思路清楚,头脑灵活,有学有识。三是技术型比如打字、印刷,办公设备使用和维修、机要译电等。三种类型的人员,都要把自己的本事掌握好,达到熟练程度,才能与领导的需要相适应,也才能把关系搞好。而秘书的办事才干有许许多方面,即使是如领会能力、语言能力和了解领导这样在日常生活中常用上的本事,也同搞好与领导的关系有直接影响。秘书与领导人共事,经常接受任务,汇报工作。领导人说话各自有不同的特点:或简或详、或快或慢、或直或曲,千差万别。有时,他说了,就认为秘书懂了。而事实上,秘书听到的与领导人头脑中想的总是有一定差距。这当中就全靠秘书领会了。把领导人的意图领会了,把握准确了,才能很好地执行。如果秘书一知半解,懵着去干,不是不周全,就是把事情弄拧了,后果可想而知。不是所有的秘书都能熟练地写文章,但所有的秘书必须有语言表达能力。秘书说话应当简练明白,富于感染力,而且又忠于事实。秘书人员不但应有自己的特长,更重要的是要有适应能力,尽可能与领导人的特长、爱好相接近。秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来,不会也要学会,以便有共同语言,从生活上能打成一片,工作上便于服务。
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如果我是一名秘书,我会操守职业性的高尚品德。严守本份、严守纪律、严守机密, 诚实而不做假弄权,当参谋而不是自以为是,不以正确者自居,顾全大局而不介入矛盾,公正而不搬弄是非,谦虚而不傲上凌下,受批评而不急不怨。小平同志说过:“我们的组织原则中有一条,就是下级服从上级”,“对于上级的决定、指示,下级必须执行” 。秘书都是经过挑选而派任的。一般都是老老实实工作,很守本份,对上尊重,对下谦虚。好的性格也是处好关系的因素。但性格、脾气,多半也能纳入品德修养的范围。如果秘书人员自恃有才干,而不注意职业品德修养,也是搞不好关系的。& e% b# {. C" i1 y7 N- Z) w' d
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如果我是一名秘书,我会摆正自己的位置。要尊重领导,善于将领导在不同场合的讲话,特别是即席讲话进行归纳,提炼上升到理论高度;平等关系就是对领导要忠诚,这里的忠诚不单指忠诚领导,而是指忠诚我们党的事业,对工作要敢于发表自己的见解。其次要处理好与群众的关系,把自己置于群众之中,倾听他们的建议或意见,及时做好信息反馈,发挥“桥梁”、“纽带”作用。要能够领会不同领导特别是主要领导的意图,贴紧领导的思路,想领导之所想,谋领导之所需。要发挥主观能动性、增强工作预见性,增强参政议政的针对性,对单位主要领导已考虑成熟的事情,要积极协助梳理成型,对正在考虑尚不成熟的事情,要及时帮助完善和提高。
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如果我是一名秘书,我要做好办文办事工作,把握并遵循工作规律。办文办事是秘书工作人员的主要工作,只有把握其规律才能高质量、高效率地完成每一项工作。在实际工作中秘书工作人员心要细,做一个“有心人”。办公室工作无小事,面对千头万绪的工作,要不厌其烦,井然有序,不错办、不漏办、不误办。做到“全、细、精”,全就是全面掌握本单位的基本情况,胸有成竹;细就是大事小事都分层次去解决,分清轻重缓急,不漏掉任何一项工作;精就是保证工作的质量,让领导满意,让同志们满意。参加会议做好记录是秘书人员的基本工作。秘书首先要了解会议的主题,做到心中有数。其次要及时到会,专心听讲,做好记录,领会精神实质,要听出“弦外之音”—工作的重点,在起草文件或领导讲话时,要正确反映领导的意图,并上升到理论高度,指导实际工作。同时,秘书人员向领导汇报工作时要敢于说真话,敢于反映真实情况,不能唯唯诺诺,,吞吞吐吐,以保证领导掌握真实的信息。秘书人员要抓好各个时期的重点工作,根据单位的实际,每月进行分解,上旬、中旬、下旬分别进行督查,从中了解工作的进展情况,掌握第一手资料,并及时向主要领导反馈,以达到事半功倍的目的。秘书人员对文件的格式、种类等方面要了如指掌,尤其是党委、行政办公室合一的单位,更应当如此。党委和行政文件的格式既有共同之处,也有不同之处。党委文件有决议、决定等多个种类,而行政文件有命令(令)、公告等十多个种类,每个种类的应用方式也不相同,秘书人员要把握公文的规律性,只有真正掌握了每个种类的性质才能在实际应用中不出现失误。秘书人员在工作中要摆正心态,特别是在传达领导精神时应不掺杂个人意见,原原本本地执行,使之不走样、不变形、不夸张。在撰写领导讲话时,对工作突出的单位和个人进行表扬时,要不加个人恩怨。在办事中秘书人员要严格要求自己,秉公办事,坚持原则,决不能打着领导的旗号办私事,树立自己的“形象”。
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3 j8 h0 N9 ~& a 如果我是一名秘书,我会加强调研与反馈,把握事情的准确性。。
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如果我是一名训练有素的秘书,并且以后有机遇做了领导的话,我肯定不会配备秘书,因为,我就是一名秘书。$ [' t9 b7 G+ T) y8 Y1 U; l( a
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