办公室是承上启下、联系部门、沟通协调的关键。“外面千条线，里面一个口”，学会沟通是办公室工作的关键。随着电话这一高效通信工具的普及，打电话也成为沟通工作的最重要的途径之一。参加工作以来，我一直都是在办公室工作，对做办公室电话工作也有自己的一点体会，现在与大家一起交流一下，希望能够得到指点。
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我认为在办公室工作，无论身处哪个岗位，无论接到的是什么样的任务，首先都应该在态度上端正认真，精心做好准备工作，从每个细节、每个步骤细节入手，提高工作的水平和效率，打电话的工作也不例外。 6 \- D# i' x+ l* p) Y Y! o6 C
: N* \; k/ U9 \# ^ 一是准备好心态，用最诚恳的态度拿起电话。办公室是窗口环节，代表的是一个部门、一个单位、一个公司的整体形象，注重礼仪是打电话的第一个准备工作。你拿起电话的态度不仅决定着你的工作效率，同时也决定着别人是否会真正配合你的工作。我们在日常工作中，有时会因为工作的需要在深夜、节假日或者别人不方便的时候拨通别人的电话，“一秒钟决定成败”，你的“开场白”就可能决定通话的成效，善用“您好”“打扰”“不好意思”“谢谢”等恰当的文明用语，不仅体现了你的个人涵养，更加能够使对方乐于配合你的工作。你的一句礼貌用语，在这个时候就可以替代一张笑脸、一杯热茶、一张凳子、一份热情，为更好地沟通打下基础。
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C9 S! o o9 z/ K 记得在乡镇工作的时候，一次办公室的一位同事打电话催促某镇直单位的负责人上交一份材料。当时老秘网的这位同事因为刚刚被领导批评了，所以心情可能不是太好，所以打通电话直接就来了一句“某某某，昨天催你上报的材料到现在还没有送来，诚心找领导批评啊？”结果不但没有及时地收到材料，反而给别人留下了不好的印象。 5 s+ I* G5 r/ q n, w1 K
" a& s+ m+ n& g: d 办公室的工作繁重复杂、条件艰苦，加班熬夜是习以为常的事，睡梦中被叫醒、饭桌上被请走、外出中被召回的现象也是家常便饭；办公室的工作细小琐碎、默默无闻，其他部门的同事因为完成某项任务被表扬奖励了、提拔重用了，但是办公室的同志仍然几年、几十年的在同一个岗位上默默无闻也是司空见惯。另一方面办公室的工作不可或缺、不可替代；岗位虽然平凡，但责任重大、使命光荣。办公室的老前辈、老同志经常教育我们，办公室的干部就要有一种淡泊名利、默默无闻的工作境界，要有一股吃苦耐劳、艰苦奋斗的奉献精神，忠诚于事业，专心于本职，把精神追求当成最宝贵的财富，把办公室这件“苦差事”做甜。即使你像我们的那位同事一样刚刚被领导批评了，但是你仍然要保持无私奉献昂扬向上、奋发有为的精神状态，保持认真负责、积极向上的工作热情，用最诚恳、最温和的态度拿起电话，用最忠诚、最认真的态度完成工作。
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二是准备好内容，用最短的时间确保完成工作。在电话沟通之前，我们必须确保对所要沟通问题的每个内容细节了如指掌，不然就容易被问题卡壳。比如要通过电话向单位、部门发会议通知，你就必须对会议时间、会议地点、会议主题、参会人员、参会注意事项烂熟于心，不管被通知者询问关于该通知的任何事项都要能够马上回答出来。否则对方的一个问题就让你卡壳，还要再去查询材料、核实内容就会浪费时间，而且影响效果。我们在记不住的情况下，最好就是用便签将主要内容和重点写出来，随手拿着，做好充足的准备。还是一句话，“多一分钟的准备可以避免花费几个钟头挽救。”
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0 X( J+ }& r3 n2 P. s) V) q 三是准备好语言，用最简练、最简洁、最清晰的语言完成工作。用简洁明了的语言表述自己所要传达的信息能够最大程度地提高工作的效率和效果。拿起电话前的准备除了是要熟悉所要传达通知的全部内容，更关键地还是要能够提炼通知的关键信息，并且用最简洁的语言传达给对方。如果需要发一个通知到相关县领导、县直各部门单位、各乡镇大概就有超过120个电话要打，如果你不经过提炼，每个通话需要1分半钟，再加上查号码、拨号等半分钟，每打1个电话就需要240分钟，也就是4个小时。但是你提炼通知的关键信息之后，简洁表达每个通话需要半分钟，再加上查号码、拨号等半分钟，发完所有通知也只需要2个小时，将足足减少一半时间。
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