秘书的禀报艺术

    随时向领导同志口头报告情况，答复查询、提出建议，是秘书的一项经常性工作。禀报，看起来很简单，似乎就是传递个信息，但真正要做好，却不容易。它反映了一名秘书思想作风、思辨能力和表达水平等综合素质，需要在长期工作实践中加以锻炼和培养。
一、禀报的几种情况
; a- S7 M3 q# Z( s" R' O8 M秘书向领导同志报告情况，并不代表秘书个人。它是整个机关工作和领导工作的组成部分，是作为领导身边工作人员向领导和组织负责的具体形式，是领导同志实施科学领导的重要依据。根据禀报的内容和目的，通常有四种情况。
1 P" k/ c9 G. C１．知照性禀报，就是秘书或秘书部门报告需要领导同志知道和掌握的事项。一般有两种类型，一是常规性事务，如领导同志活动安排、综合或专题汇报、社会及系统内动态等；二是非常规性事务，如紧急重大情况、突发事变等。前者一般不需要领导作特殊处理，后者往往影响到总体管理格局上的调整，并要求秘书作实时报告。
２．请示性禀报，就是机关通过秘书部门转递的非文字性请示，以及办公厅（室）就重大问题向领导同志的口头请示。转递这些请示，一是时效性强，来不及行文辗转的；二是特异性强，不便行文呈批的，必须由秘书直接请示领导。
３．建议性禀报，就是秘书主动就一些重要问题向领导同志当面提出建议。它既包括秘书对某些报知的事务提出处理意见，更包括秘书对领导同志开展领导工作提出合理建议。如建议对一些重大任务作出指示，或引起关切；建议对领导所作的文件批示进行商榷和斟酌；建议对领导层在同一问题上不同意见进行协调等。这方面工作，实际上是秘书发挥参谋助手作用的体现。
４．反馈性禀报，就是秘书对有关单位和部门执行领导同志批示或指示的情况，对领导同志临时交办事宜，以及领导同志现时关切问题，进行收集整理后，向领导的汇报。这实际上是信息反馈工作。
- B* \7 f! }6 ^& w/ g$ c3 O1 o4 k二、禀报的材料准备
在向领导同志禀报之前，秘书应根据上述的禀报种类，作好适合要求的材料准备。你要报告什么事，首先自己要把这件事弄得清清楚楚。讲什么，怎么讲，估计会提出哪些问题，应当提出哪些建议等等，都尽量做到心里有数。为做到这一点，需要从三个渠道充实材料，以便形成完整的概念和正确的判断。
１．追溯信源。就是要向信源发出者摄取可靠材料，把问题搞准、搞明。例如动态性信息，就得抓住时间、地点、关连人、起因、进展、后果、基本数据等因素。如对这些因素若明若暗，似是而非，那就得进一步调查。

２．多方查询。在直接追索信源仍无把握的情况下，应当想到向事情的关联人以及相关的职能部门了解情况。对有些单位和同志避开职能部门，直接找秘书反映的问题，更应谨慎。一定要事先策略地与相关的业务部门或经办人联系，了解处理过程和结果，掌握业务部门处理该事项藉以依据的文件、规定，确定是否需要重新禀报。
３．查考资料。许多禀报事件，有其历史沿革，所以秘书要清楚其来龙去脉，前因后果，纵横联系。就需要事先查阅有关资料、卷宗，查阅有关文件及领导批示，以便对这些问题的正确处理，提出合乎实际的理由和符合规定的建议。
三、确定禀报内容和对象
秘书向领导的禀报，是会产生效应的。所以，在作好充分材料准备的基础上，应当研究怎样向领导陈述报告以及陈述哪些内容或问题。这就关系到材料的选择和对象的把握。这里要注意三个问题。
１．掌握待报事项的本身价值。秘书把信息过滤和筛选后，进行分类，做到要事详报，急事急报，小事不报或简报。属于业务部门职权范围的事务，严格控制越级上报。除此还要敏锐地捕捉一些容易被领导忽略，却具有举足轻重意义的信息，在禀报时给予特别的强调。
* u5 w4 }) G, r２．掌握领导的个体特点，禀报工作，要注意针对性。因为每个领导的职责、能力、文化程度、性格和工作习惯等，都有所区别。在禀报中，也要考虑到这些因素，做到详略得当、解释适度。
0 L1 m; }  W9 U! [３．掌握禀报的时机。这里所说的时机，是指适时禀报，以获得较好的时效价值。诸如对领导同志的批评和反映，对领导工作的建议和要求等。秘书有责任如实反映情况，但需要恰到好处地掌握时机。特别是遇到被某位领导同志否定过的正确意见，或者某位领导同志不愿接受的不同意见，秘书部门又认为有必要重新提请领导重视和采纳的，更应选择适当时机，以充分的陈述理由。有时，分管秘书认为不方便，也可请办公厅（室）负责人出面汇报。
四、禀报程序及几个关系的处理
$ \# ^1 G+ ?0 b2 B1 M不能把禀报程序和方式，看作是无关紧要的小事。从秘书的科学管理上来说，应当严格树立程序观。
禀报的一般程序，各地各级秘书部门都有自己的工作习惯，或遵照领导层的要求，不可强求一律。这里需要强调的是：在遵循合理的禀报程序中，应处理好四个关系。
１．主要领导和分管领导的关系。也就是正职和副职的关系。一些重大问题，正职副职都要知道。但日常大量事务，按其分类，在报告了相应的分管领导并作了适当处理后，还要不要报告主要领导呢？处理这类问题，一是要从组织原则出发。凡按职责权限还需要主要领导同意的，应当报告主要领导。凡已明确由分管领导全权处置的，一般无需再告主要领导。二是要从实际出发。有的事项虽属分管领导处置，但在特定时期内这项工作已成为全局或局部的中心任务；或者主要领导对这项工作过问较多，则应将此事项及分管领导意见禀报主要领导。
２．在家领导和外出领导的关系。工作繁忙的秘书部门，经常容易忽略的问题是：遗忘了向外出领导同志报告情况。这一点应特别引起重视。因为及时向在外领导禀报情况，有利于信息沟通，有利于领导班子之间的团结和谐，有利于加强集体领导。譬如某位领导决定的事项，由于他外出期间情况发生变化，在家领导认为需要作调整或变更。这时，秘书部门必须将此情况详报在外的这位领导，征求意见，以取得一致，免得发生误解。另外，秘书部门还应当处理好在家主持工作的领导和外出的主要领导同志的关系，随时将在家主持工作的领导同志（多为副职）就一些重大问题处理意见，电话报告在外主要领导，转达主要领导的意见。这里应当指出，随同外出领导同志的秘书，必须经常与“家中”保持联络，主动收集信息，并准确禀报情况、交流信息。
３．报事和办事的关系。秘书部门在处理大量事务中，还常遇到“先报后办，还是先办后报”的问题。从总体上说，应当贯彻先报后办的原则。但在具体处理中，则应视情对待。许多业务性比较强且时效要求高的事务，不一定等报了后再办，可将事由及办理情况一并禀报。如接到一个反映重要情况的电话，眉目又不大清楚，若即刻禀报，领导所能说的也只局限于“弄清事实后再告。”但是，如果秘书接到电话后，能立即设法详细了解真情，并提出处理建议，再一次性禀报，这时领导所作出的对策，就会有针对性，就利于提高工作效率。当然，这跟秘书压情、漏情是原则不同的。前者，是秘书发挥主观能动性的表现，后者是秘书的失职行为。应当提倡秘书在可以想见的程序里，主动办事，不能养成“问一事、办一事”的刻板、消极的习惯。
$ Q! [8 u) J& X& @; j４．秘书和领导的关系。领导同志和秘书既是上下级关系，又是革命同志关系。但在禀报中，秘书应当郑重地把自己摆在下级对上级负责的位置上。一是要注意身份。秘书可以提出自己的意见和建议，但决策权在领导。如果你的意见，经常被领导采纳，也不能以此为矜，必须更加谦虚谨慎。任何时候，秘书不能以熟谙某项工作的权威人士自居。要始终记住，秘书的才干，不仅在于其业务和组织能力，而且在于其妥善处理各种公共关系的能力。二是利于领导层团结。秘书在禀报实践中，不能轻易把别位领导同志的不同意见，不加解释、或者任意解释、甚至带上个人感****彩，报告所服务的领导同志；应当尽可能朴实地帮助分析不同意见的各自利弊，促成领导之间的了解和团结。秘书更不能利用工作方便，将耳闻到的领导同志某些隐私及相互看法，悉数禀告，搬弄是非，企图庸俗地取宠、取悦于某位领导。三是不推卸责任。“军中无戏言”。秘书禀报，理应做到言之有据、客观公正。但这并不是说，要求秘书保证件件禀报准确无误。由于受诸种因素影响，有时难免出现错报、漏报、误报现象。这时，秘书应当冷静地查明原因，不能一味地指责原始报告人或转报人的过失，并主动地向领导承担责任。有的秘书，一遇到领导对禀报失误、失实的批评，就急于辩白，推诿责任，这是很不足取的。因为无论什么情况，秘书在禀报上的责任是明确的。秘书是个特殊的职业，他负有对禀报材料准确性、禀报程序严肃性的全部责任。如果这些方面出现漏洞，有理由批评你放弃了详尽了解事实的职权，疏忽了严格把握禀报的环节。

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