结合工作实际,今天我们主要学习两个方面内容:第一,公文的格式和行文规则;第二,常用公文和文种的写法。因个人水平有限,有不正确和不到位的地方,请大家批评指正。
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一、公文的格式和行文规则
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(一)公文的格式0 r9 F) g! v0 |# w X. A9 \8 X% T; q% \& F
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1.标题。公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成。除法律法规外,一般不加书名号,不加标点符号。同时,制作标题时,既要反映文章的主题,文题相符;又要规范格式,不能把词组、名称人为的分行。标题位于红色横线下方空2行,用2号方正小标宋体,居中排印。
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2.主送机关。普发性下行文主送机关较多,一般使用泛称。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文,如公告、通告等,不写主送机关。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。 在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体排印,回行时顶格,最后一个主送机关名称之后用全角冒号。0 N3 Z B' |% T9 B+ w% `
7 z* h% @3 h! p% ]5 J4 E4 R3.正文。内容较多时,分层序码的规范顺序是:“一”、“(一)”、“1.”、“(1)”。正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。
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7 V$ R2 p, h; [4.发文机关。发文机关写在正文的下面4行偏右处。发文机关一般要写全称。也可盖印,不写发文机关。机关印章盖在公文末尾年月日的中间,作为发文机关对公文生效的凭证。& E) y" P( ?* O" ^: l5 E
5 _. K+ N6 j" C4 J* A/ {5.发文日期。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称,以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。用汉字标注,“零”写成“〇”,成文日期在正文之下一般空4行、右边空4个字,用3号仿宋体排印。
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6.印章。务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。. E6 K# b' {& H e
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& U5 v, Q! Y1 y7 ?9 m* N4 k(二)行文的规则
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公文行文方向有四个:上行(请示、报告)、下行(通知、通报)、平行(函)、泛行(通告)。这里,我们应注意以下几点:
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1.一般不得越级请示,因特殊情况必须越级请示的,应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指:重大紧急事项,不越级请示要误时误事;被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题。3 J+ Z5 H' }, G( C/ O4 u9 l: m
9 ~, j, h- F5 b) E" f2.请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当形用抄送式。如果写几个主送机关,可能是谁都不批复,或者是几个单位都批复,但批复意见又不一致,难以贯彻执行。; f/ r+ l, r n8 |
0 G- G. R6 j/ `2 V5 Y3.请示应一文一事,同时不得抄送下级机关。" Y& R) M3 i6 \" H- \& x
% A0 A) g+ T- L$ ^4.报告中不得带请示事项,也不得越级报告。/ p& k2 Z2 ~% f& s
1 l, g& X/ d$ A) \. ^二、常用公文和文种的写法
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(一)通知的写法- L5 w. z3 B% [
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通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行文,有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求,提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性,有些通知,如会议通知,只是在指定的一段时间里有效。
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5 w% P- U) b7 K& p$ I+ ^6 n; O1.标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成,只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如:关于开展2012年广东省著名商标认定和延续认定工作的通知。* ~ ^8 B2 U' l0 D
, m! o; G4 Q; y: [$ K% I2.要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。$ D9 j; I2 `% k
/ a' d: i( r# Q) c6 o& s& B3.要根据转发公文的不同情况,恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语;提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。
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( J3 Z8 W1 c/ ?# A2 F& m(二)报告的写法( G5 r5 A! e' X
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报告种类多种多样,大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。& A7 ?: F0 G6 _+ U' B
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1.工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文,一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上,每一部分可标出序数分项写,或列出小标题来写。根据需要,工作报告可以写成综合性的,也可写成专题性的。
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( q, V& J, B' h h综合性的工作报告,它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作,或者一个系统、一个部门的全面工作。如《XX市场XX年工作总结》。$ A( l3 E1 Y/ |, U# }3 }! G
/ m0 P- y( ^/ U4 X( x2 V2 @& h9 O专题性的工作报告强调专一性,它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结,它不需要答复,后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写,常常是在工作进程中,待工作告一段落时写好,待上级答复、批转。如《关于XX市场三打两建工作的报告》。
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6 d9 |9 }# L5 U+ Z3 C2.情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后,向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况,以便根据情况采取措施,指导工作。向上级提出工作建议的报告,也属这一类。如《XX市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告》。
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& U& m" Q% _* n8 K% f3.答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分,写法比较自由。有的先写依据,后答复;有的边写依据,边答复。如《X局关于市民政干部学校有关情况的报告》。' G& R |; v( F5 p6 K6 U
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(三)请示的写法6 Q- N h/ x q) [
a+ l6 j! l2 S5 V请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结,习惯用的有“以上意见是否妥当,请批示”、“妥否,请指示”、“当否,请批复”、“以上意见如可行(或如无不妥),请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意:
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. N! V& {& |* Z+ h+ G3 A; R第一,要控制使用,当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决,确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示,把矛盾上交。
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第二,要一文一事为宜,切忌把不相关联的问题放在一个请示里,使上级无法批复,影响工作。
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# c: S2 f, b' y# A5 V: N! z第三,要按级请示。如果一项请示涉及不止一个上级机关,应当以主管此项请示的上级机关为主送单位,其他为抄送单位,避免职责不明,耽误处理时间。除领导直接交办的事项外,请示不要直接送领导者个人,也不要同时抄送同级和下级机关。7 e9 [7 Z6 R7 ~' M
. o' F$ h$ R+ I# j第四,它的格式也包括标题、正文和结尾。它的标题一定要写明事由,不能光写“请示”,以提请上级机关注意,及时处理。
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注意:写请示,语言要谦逊,态度要诚恳,原因要说明,不批准的后果要表达,要让上级感到不批准就说不过去。$ U% Y( s2 c5 }
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(四)函的写法# V x' e3 I3 |, D% O4 |6 u3 B
: o9 T ]3 _, R- P* X, m+ o* [函的应用范围比较广泛,在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间,涉及各方面的公务联系,都可使用。* | y% [2 K, s
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较为正规的公函,格式可分为三部分: y9 s/ h q& _! G
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开头,包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。
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5 k* O7 ^3 a2 Q b正文是函的主要部分,要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚,以便得到对方的支持、理解或回答。复函,要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复,不能含糊其词、模棱两可。. s' G1 x U, r, m6 V! v: n9 e* Y5 I
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结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”,复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写结束语,正文写完即结束。8 A* o: v9 e9 H
1 v- L5 L" a r* r撰写函件应注意:+ w7 [9 V+ A2 N; B! l
5 {3 Z) |, [) e, d第一,要写得内容专一、集中、中心突出,一般要一函一事。% K: ?& w' _5 k: E1 P+ a* W. P
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第二,要有分寸。对上应尊重,对下应谦逊,对平行或不相隶属机关,应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。- o) d9 F0 B) l: F
' j* v& D, @1 h$ I0 f第三,恰当使用习惯用语。
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* c) V+ y9 v. C& y! }5 N$ E(五)会议纪要的写法" ?8 w6 Q0 A) F; }% m6 O% X9 X
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办公会议纪要的标题,可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如:关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如:广东省人民政府省长办公会议纪要、广东省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。
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第一部分简要叙述会议组织情况,可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。若会议只有一个议题,可以写明专题研究讨论的议题名称。如:专题研究了农业问题等。
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9 p2 b/ t" f. Q4 t第二部分是写会议精神和议定事项,这是纪要的主要部分。这部分可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定,布置的工作、任务,将要采取的措施和要求等。+ v( B( G R- I7 ^# \
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若只有一个议题,常采用贯通式的纵式结构,不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法;若多项议题,可依会议议程的先后顺序安排组织材料。- P) R; S" J; L2 V9 a8 j% @
; P3 K& ~ l, f7 N5 ^9 R5 ?撰写会议纪要应注意:
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: s% Q4 o- |# r6 O+ p第一,会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼。要写好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料,全面掌握会议情况;要按照会议精神和领导工作意图,对材料进行分类和筛选;要对选用的材料进行分析和综合,围绕中心组织材料。
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第二,纪要篇幅不宜过长,语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述,如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。3 G0 [) k: T1 V0 Z3 b
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第三,会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神,其内容必须真实、准确。因此,会议记录人员一定要聚精会神,尽最大努力作好会议记录。. N- f a% J1 ~1 Q: g
4 x7 X. n8 u8 A! @4 v" G% O: b; Z+ r(六)工作总结的写法
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. ~! s+ q: O& [; f总结,就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价,以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种文书。它主要回答的是“做了什么”、“怎么做的”、“做到什么程度”的问题,是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。大体上分为综合性总结和专题性总结。, c/ W' n( l2 ^; n7 @
! c# T8 _8 n6 J' A综合性总结又叫全面总结,展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。一般按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告、单位年度工作总结等。
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& k* n+ D3 ?4 H. k专题性总结是对某项工作、某项活动或某个问题所做的专门总结,内容单纯、集中、详尽、具体,有一定的思想深度,往往起到典型引路、推动全盘的效果。如年度依法行政工作总结等。9 i& ^& B. f' X2 C8 A
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总结包括标题、正文、落款,而正文也包括开头、主体、结尾三部分。
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* D" I( G- U, g. g4 j3 w6 a1、开头。也叫前言、导语,主要概述基本情况、总的评价,给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。
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2、主体。主要包括:/ _* e1 Q9 ^& r, n; m+ K
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一是过程和做法。讲清楚原计划做什么?采取的办法和措施,工作步骤、主要环节。这里要突出对新的、复杂的工作的总结,起到启迪和借鉴的作用。; Z; Q5 ^$ T: N8 r3 y
% D. x8 ]2 z6 s二是成绩和经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质和精神成果,经验是取得这些成绩的原因和方法。要详实、具体、言之有物;要条理清楚,或按逻辑关系、因果关系、时间顺序,或以主次轻重为序。既有一般情况,又有典型事例、统计数据、对比说明;要力求上升到一定的理论高度。
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: p% X9 C9 ^4 E5 b! [* ?' w$ q$ P1 U三是问题和教训。写问题时,要注意找准一些明显的“瓶颈”问题,也要找准一些关系全局的深层次问题。
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& O& S! c. N' Q写总结注意事项:一要从总体上分析都有那些工作,这些工作在全局中的地位,各个方面的关系等,然后再列提纲。二要抓住关键,通过对大量材料的研究,找出带有规律性的东西;而不能罗列材料,记流水帐,这样的材料没有生气。如有些汇报事例列的很清楚:X年X月X日干什么,X年X月X日干什么;三要叙议得当,准确清楚,善于安排和摆布材料。也就是说,要把材料放在最能说明观点的位置上。 |