借问发文字号的格式

网友问题：
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我有一个问题想请教一下，在发文件编号时用“字”是否正确，或者上行文用“字”，下行文用“发”，如：上行文：马煤字【2011】58号，下行文；马煤发【2011】58号，或者马煤安【2011】58号这种格式是否正确？
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老秘观点：
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# P4 W- g& r' q& s$ P7 r! F' T. N你所说的文件编号应称为发文字号，简称文号，是发文机关为便于指代检索引用公文、统计处理保管公文，而给所制发的文件编排的代号。按照规定应由发文机关代字、年份和序号三部分构成。例如“ 国发〔2011〕18号”作为国务院2011年第18号发文的文号，其中“国”是国务院的代字，“2011” 表示年份，“18号”是2011年的发文序号。在拟制时难度最大的是发文机关代字，应由所在区域代字、机关代字和发文形式也可称为发文类型代字组成。目前除了信函式公文在机关代字后标注“函”以外，其余发文一般都用“发”作为总的发文类型代字(个别地区除外)。有的地区还自己增设了“报”、 “请”、 “呈”等发文类型代字嵌入上行文的发文字号，如贵州省人民政府的发文代字为“黔府发”，但其请示的发文代字为 “黔府呈”；广西壮族自治区人民政府的发文代字为“桂政发”，而上报请示用的是“桂政报”。至于上行文是否必须使用单独的发文类型代字，目前尚无统一规定，但不少机关在文号中是以“发”、 “呈”、 “函”三字分别作为下行文、上行文、平行文的发文类型代字的。把区域代字、机关代字、发文类型代字三个部分合在一起，就构成了一个完整的发文字号，如“京政发”即北京市人民政府发文，“沪府发” 即上海市人民政府发文，“黑政办发” 即黑龙江省人民政府办公厅发文，“哈政呈”即哈尔滨市人民政府上行文。至于你所列的将“字”字作为上行文的发文类型代字，是不合常规的。文号中的年份必须用阿拉伯数字标识公元全称，并用六角括号括入，不可标成方括号或圆括号。序号必须用阿拉伯数字标识，并且不编虚位(即1不编为001)，在序号前也不加“第”字。你这里所说的在发文件编号时用“字”肯定是不正确的，已经属于过时的做法，早在1987年2月国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》时即已废弃不用。因为从公文的内容到形式，始终应该体现一个“简明实用”的原则，在明白的基础上愈简单愈好。马煤安【2011】58号这种格式尚可，只是年份要素应用六角括号括入。