公文写作的五个环节与七个规范

办公室工作的严谨性和公文写作对于一个组织机构整体工作的十分重要。下面我谈谈自己的几点体会。
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一、形象塑造

一个单位的形象通常由两部分来体现，一个是办公室人员的外在形象，一个是公文形象。办公室人员应同时注重这两方面形象的塑造。

办公室人员的外在形象是单位形象的直接体现，作为办公室人员，应该注重自身衣着、语言修养、礼仪方面的素质培养。好的办公室人员可以塑造好的单位形象，同样一个不注重个人形象的办公室人员也会给单位带来坏的影响。娃娃音、抽烟、着装随便，都是办公室人员的禁忌，不但有损个人形象，更加给单位形象蒙羞。
公文形象是一个单位内在形象，是单位管理水平及工作质量的体现。规范、美观的行文会显得一个单位的整体管理有序、正规，而不规范、随意的行文会使得单位的内在形象大大受损。
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二、公文写作注意事项

+ C/ Y- O7 E/ m; @一般文体的写作往往都是站在自我的角度，表达自己，或者抒发自己的感想心结，或者阐述自己的观点，也往往是以作者自己的视野理解、所思、所感去说明。而公文写作是不一样的。所谓公文就是办理公务文书，是公务文书的简称，它是党政机关、社会团体、企事业单位在行使管理职权、处理日常工作时，按规定格式制作的书面材料，它代表的是一个单位的决策、观点或立场，不能夹带个人的感情色彩。
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（一）公文写作应把握好五个环节：
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+ {- w  r1 q2 b6 V1 t9 d 1、立意。立意是写作的动机，为什么要写这篇文章，有些是领导授意，有些是工作需要，有些是有感而发。这些是文章立意的动机。“身高声自远”，立意要高远，要有针对性，本文由老秘网推荐，写出的文章才有深度和力度。
' a2 y$ L) d+ {  Y2、主题。主题是要表达的中心思想，按照立意，结合自己占有的材料，结合写作的背景和需要确定。主题要旗帜鲜明，要高度集中，要正确新颖，要切中实际。
3、选材。材料是用来记叙、说明、议论主题的原料。选材要精当，要能表现主题。要突出“最”，要最近、最能代表、最能表述，最管用,最忌空洞说教。
4、布局。布局就是围绕主题合理安排材料。材料是珍珠，布局是线条，只有线条串的恰到好处，才能做成好看的项链。布局要讲辑逻辑，要讲哲学，要讲美学，要符合人们的认识规律、思维习惯和审美要求。布局要考虑结构安排、详略设置。要注重一个“巧”字，古人说文章要讲究起、承、转、合，要做到“凤头”、“猪身”、“豹尾”，虽不能千篇一律，但还可以借鉴的。
5、辞章。辞章就是文章的语言。布局搭好了架子，就要用材料去建筑，用辞章去装修。内容决定形式，形式反过来影响内容。辞章就是形式。应用文的辞章讲究一个“炼”字，要学雕塑家精雕细刻，用心打磨，炼字、炼词、炼句、炼篇。用字要精确、选词要恰当，造句要精当，写篇要扼要，即要规范正统，又要讲究修辞，让文章活起来。

! {* o8 P& }* _/ ]  k（二）公文写作要努力做到“七个规范”。
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9 w: }6 |; F% V5 W, u  Z3 N  Y* C   （三）积累知识，提高写作水平

   搞好公文写作的另一项基础工作莫过于加强信息综合工作，这是搞好文字工作的重要基础。巧妇难为无米之炊，没有丰富、详实的个方面资料和信息，我们写出来的材料只能是空洞无物，缺乏生命力的。为了积累素材，掌握大量的第一手资料，不断充实“信息库”，我们需要做大量的工作。首先平时注意通过走、听、看、问等方式，加强手机上级、基层、机关地方等来子纵向、横向的各种信息。其次，参加各种会议，一一做好领导讲话记录，详实记录各部门负责人的发言，努力获取有价值的信息和丰富的知识，使我们在起草各种材料和文件时不再茫然，使文稿符合精、准、细、严的要求。
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$ ?3 \$ p( r& C5 B4 f- l5 F（四）在领会意图中清理思路
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4 j+ G" Z8 ?6 B5 d  K公文写作有着很强的目的性。要搞好公文写作就必须深刻领会领导意图。如果不能深刻领会领导意图，那么我们就看不清写作方向，无法形成创作的思路。因此，我们积极采取各种有效的途径和方法来努力获取领导的正确意图。
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. b  A. P8 r" |8 n- B0 E8 V1 K6 ^一是在增强战略思维和大局意识上下功夫。时刻把目光放在行业的发展大势上，了解单位年度和中长期发展的工作目标及重点任务，清楚各部门之间实施战略。

, h8 n+ d( Z' @+ t+ a! ~! D  n二是在熟悉领导工作思路上下功夫。领导是一个企业的核心人物，他的领导观念和工作思路，时刻影响着企业的发展，所以熟悉领导的工作思路和方法对于搞好公文写作至关重要。平时主要通过多听、多看、多问等直接方式获取有价值的重要信息。

三是在提高对领导个人感性认识上下功夫。领导意图不仅表现在对文稿中心思想、结构层次的把握上，还体现在文稿的意境上。一篇文稿，特别是领导讲话和发言材料，代表着领导个人在公众面前的魅力展示。因为一个领导的能力如何，可以从他的讲话中体现出来，讲话水平的高低直接影响到公众对领导个人能力的评价。所以我们要充分利用一切机会，包括工作机会和生活机会，尽可能多的与主要领导接触，了解他的语言风格，尽可能多的在文稿中采用他的原始语言、常用语言，真正把文稿变成领导领导自己的思想和语言，这样的文稿才能与领导本人有机的融为一体，让人听起来自然、亲切。 文/姚珊

积累知识，这个过程比较长。不是一两天的事情，需要持之以恒！

　　党政机关公文的性质和特点，决定了其内容必须达到较高水准，力求精准到位、无懈可击。有五个禁忌，一定要避免。下面我们举例子说明。
一忌“眼花缭乱”，力求层次清楚。
　　公文的开头，应当以概括的笔触切入主题，语句环环相扣、衔接紧密，形成一种吸引读者的力量。
　　如有一篇《关于进一步加强公共交通安全防范工作的实施意见》初稿，开头为：“根据中央综治办关于加强公共交通安防工作电视电话会议精神和市委、市政府有关要求，按照中央综治办《关于加强公共交通安保工作的若干意见》和公安部、交通运输部《关于切实加强城市公共交通安保工作的通知》的要求，更好固化博览安保工作机制和‘亚信峰会’安保工作成功做法，为保证本市公共交通各行业日常运作安全有序和平稳健康发展，依据国家和本市有关法律规定，现就进一步加强本市公共交通安全防范工作提出如下实施意见：……”
　　这段中，其一，既有“根据……”，又有“按照……”，还有“依据……”，让读者眼花缭乱。其二，把“依据国家和本市有关法律规定”放在最后，明显不妥，且本市也不可能作出法律规定。其三，语言表述顺序一般为目的在前，依据在后。而现在却是根据在前，目的在后。
　　这段修改为：“为进一步落实中央综治办关于加强公共交通安防工作电视电话会议精神，中央综治办《关于加强公共交通安保工作的若干意见》和公安部、交通运输部《关于切实加强城市公共交通安保工作的通知》，市委、市政府有关要求，固化博览安保工作机制和‘亚信峰会’安保工作成功做法，保证本市公共交通各行业日常运作安全有序和平稳健康发展，现就进一步加强本市公共交通安全防范工作提出如下实施意见：……”这样层次比较清楚，表述也比较流畅。
二忌随意用词，力求言简意赅。
　　公文要言简意赅，使读者一看就明白，切忌反复“唠叨”，随意堆砌、任性用词。
　　比如一篇关于新闻发言人的《意见》初稿中有一段：“（二）明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正常开展工作，确保其能列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置，了解全面情况，及时获取第一手资料，掌握重要信息，为新闻发布作好相关准备。要为新闻发言人开展工作创造条件，进一步规范新闻发言人的权责，为新闻发言人敢说话、愿说话、善说话创造相对宽松的工作环境。让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈。新闻发言人应能参加重要会议、阅读重要文件，可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选。”
　　这段中，重复的、不必要的意思颇多，“让新闻发言人进入知情圈、决策圈、行动圈”的提法也不确切。修改为：“（二）明确新闻发言人工作范畴。要保障新闻发言人正常开展工作，确保其列席重要会议、阅读重要文件、参与重大事件处置，了解全面情况，及时获取第一手资料，掌握重要信息。新闻发言人可向本单位主要负责同志建议开展新闻发布活动的时机、内容、形式和人选。”这样避免了内容重复，语言也比较简洁。
三忌“穿靴戴帽”，力求直截了当。
　　公文用语要简洁、明了，使读者一看就明白，以利贯彻执行，不要添加不必要的枝杈。
　　如有一《意见》初稿，在小标题“进一步加强液化气安全管理工作的原则和目标”下，有段话：“为切实加强本市液化气安全管理，要以‘安全为先、属地为主、依法监督’为原则，各区（县）政府和相关单位要将液化气的安全管理工作制度化、常态化，实现液化气管理的‘三个转变’目标，即：由保供应向保安全、保供应转变，由市管为主向市区共管、属地为主转变，由用户自行换瓶向规范统一配送转变。”这样写很难让人找到重点。
　　修改时，应直截了当写明工作原则和目标，当中不必穿插其他语句，力求突出和醒目。改为：“以‘安全为先、属地为主、依法监督’为原则，实现液化气管理的‘三个转变’目标，即由保供应向保安全、保供应转变，由市管为主向市区共管、属地为主转变，由用户自行换瓶向规范统一配送转变。”这样叙述就比较集中、精练。
四忌失之于偏，力求考虑全面。
　　公文要全面考虑，兼顾各方，反映出整体思维。
　　比如有一《关于命名表彰上海市双拥模范区县和爱国拥军模范街道（乡镇）的决定》初稿，在决定命名16个区县为“上海市双拥模范区县”、146个街道（乡镇）为“上海市爱国拥军模范街道（乡镇）”后提出：“希望上述受到表彰的区县和街道（乡镇）再接再厉，不断创新，继续努力，开拓进取，进一步做好双拥工作，进一步巩固和发展军政军民团结的大好局面，推动上海双拥工作再上新台阶。”
　　这段中，只要求受到表彰的区县、街道（乡镇）“进一步巩固和发展军政军民团结的大好局面，推动上海双拥工作再上新台阶”明显是不够的。表彰性的《决定》最后写“希望”时，对象一般包括两个：一个是受到表彰的单位（个人），希望他们再接再厉，另一个是其他单位（个人），希望他们向受到表彰的单位（个人）学习。
　　所以，这段后面补充了一段：“希望全市各级党政组织和驻沪各部队向上述被命名的区县和街道（乡镇）学习，进一步做好双拥工作，巩固发展军政军民团结的大好局面，推动上海双拥工作再上新台阶。”这样才比较周全，所提的要求也比较切合实际。
五忌前后不一，力求准确规范。
　　公文的称谓、标点符号等元素，使用不能马虎，一定要前后一致，规规矩矩。尤其要注意顿号、逗号、分号、句号等点号表示的是不同层次的停顿，使用得当，句子才能形成起伏均匀的节奏感。
　　比如有一指令性通知的初稿，提出了三点要求：“1.明晰责任、齐抓共管。2.分流管理、分级负责；3.查改并举，重在治理。”这段中，第一点、第二点的前半句用的都是顿号，而第三点前半句用的却是逗号，前后不一致。还有，第一点的结尾用的是句号，而第二点的结尾用的却是分号，也是前后不一致，这些都应该统一起来。修改为：“1.明晰责任，齐抓共管。2.分流管理，分级负责。3.查改并举，重在治理。”方可表明“三点要求”相互之间的平等、平行关系。