接待工作水平高低能够反映一个地方一个部门的整体形象,能够展示出接待人员的素质和能力。作为一名办公室工作人员,对于接待工作都要认真对待、细致完成。要树立“每一个人都代表部门形象,每一个人的一言一行都是集体形象的折射”的思想认识,高质量完成每一项接待任务 接待考察工作既是一次与兄弟县市交流学习的机会,也是展示本地本部门工作成效、工作亮点的机会。 (一)接收对方来函:收到对方来函后要确定的几个重点事项: 1.时间:一是到达时间,确定了时间才好做迎接的准备;二是离开时间,根据对方行程及时间节点做好我方行程规划及时间安排。 2.地点:一是迎接的地点;二是考察地点,根据对方考察需要及我县实际,与相关负责单位联系做好考察准备工作。 3.人员:一是考察团一行人员名单,名单是否有变动,要及时确认并更新。二是我方陪同人员名单。 4.车辆:一是考察团一行车辆安排;二是我县车辆根据实际情况安排。 (二)制定接待方案 根据相关流程,结合我县实际,拟定接待方案,报领导审核同意。
(三)考察点准备 1.考察点简介及踩点:及时报送考察点简介,经审核同意后,将终稿反馈给被考察单位; 考察点踩点:会同相关部门单位按照确定行程方案到各考察点上进行“踩点”,路线安排上,要以节约时间、行程最短、避开拥堵为原则。 (四)用餐(住宿)安排 县接待办根据接待方案制定用餐(住宿)安排。 (五)制作接待手册 接待手册应含内容:封面--目录--行程安排--用餐安排--县情简介--考察点简介。 (一)提前准备1.考察点负责人(解说人员)提前到点上等候; 2.检查考察点准备情况:如解说人员是否到位、环境卫生是否干净、音响设备是否正常等; 3.做好应急措施,遇突发情况要及时启动补救措施;关注天气情况,考虑是否需要提前准备雨具等。 (二)沟通协调 1.做好与考察团联络员的沟通协调。双方联络人员要随时保持联系畅通,确保重要信息,如行程安排、考察团人员变动、车辆安排等能够及时掌握。 2.做好考察点的沟通协调。要与各考察点负责人保持联系畅通,做好考察点之间的衔接工作,确保考察工作顺利顺畅。 3.做好县领导及相关单位的沟通协调。上要做好县领导的联系服务工作,下要协调责任单位各司其职,要及时解决问题。 (三)随机应变 陪同考察工作人员要做到:信息掌握及时、善于沟通协调、处事周全;遇突发状况要迅速反应,确保考察工作顺利进行。 办公室领导常告诫我们,责任心很重要,身处中枢部门的我们,一定要高标准严格要求自己,在工作上做到严谨、细致、有责任心,对工作负责也是对我们自己负责、对同事负责。 |