论我国当前秘书行业的特点

　　摘  要：当前我国秘书行业正呈现出一些既不同于其他行业、又不同于本
行业其他时期的明显特点：⑴ 秘书工作职业化；⑵ 秘书业务专门化；⑶ 资格
认定制度化；⑷ 从业人数扩大化；⑸ 商务秘书女性化；⑹ 劳动成果隐蔽化。
探讨这些特点有利于秘书学理论与时俱进地自我完善，有利于社会各界对秘书
工作和秘书群体形成公正客观的认识，也有利于秘书工作者充分认识自身工作
的价值和个人的努力方向。

　　关键词：秘书学  秘书行业  秘书工作　

　
　　人们通常将社会分工称为“行业”或“行当”，由于各行各业的每个单
位都设有秘书部门，配有秘书人员，所以很难把秘书归入某一个行业，因此
人们将秘书称为“现代社会的三百六十一行”。当前我国市场经济体制正处
于逐步完善阶段，社会管理体制也正在进行改革，秘书这个既不同于“三百
六十行”中的任何一行、又渗透于每一行业之中的特殊行业，正呈现出一些
既不同于其他行业、又不同于本行业其他时期的明显特点。探讨这些特点有
利于秘书学理论与时俱进地自我完善，有利于社会各界对秘书工作和秘书群
体形成公正客观的认识，也有利于秘书工作者充分认识自身工作的价值和个
人的努力方向。

　　一、秘书工作职业化

　　所谓职业化，是指从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体。一项
工作成为一种稳定的社会职业的外部标志是：是否有许多人愿意终身以此为
业，教师、律师、医生、会计、技师、公务员等都是社会职业，而党委书
记、总经理、处长、办公室主任等等，则仅仅是社会职务。

　　秘书工作职业化是社会发展到市场经济阶段的必然产物。在市场经济发
达的国家和地区，秘书职业化的过程早已完成。在我国大陆，秘书工作职业
化起步很晚，但发展很快。改革开放前，秘书一直被当作一种行政职务，
1999年版的《辞海》对“秘书”一词的解释是：“职务名称。掌管文件并协
助领导人处理日常工作的人员。”这里仍然说秘书是“职务名称”，而不说
它是“职业名称”。近十几年来，随着行政机构的改革和政府职能的转变以
及公司秘书人员数量的急剧增长，我国党政领导机关秘书人员占整个秘书队
伍的比例正在逐步缩小，并且淡化了官位级别，出现了职业化趋势。随着市
场经济体制的逐步建立，企业公司化改革和民营经济的发展，社会对商务秘
书的需求成倍增长。在报刊网络招聘广告中和人才市场上，不仅有各类工商
企业和事业单位、自由职业者，甚至一些政府机关也根据需要公开招聘秘
书。近十多年来，各地还相继成立了秘书事务所、信息调查公司、文秘公
司、电脑打字复印社等等面向全社会提供秘书性质商业服务的网点。越来越
多的人认识到，秘书不仅是行政管理系统中的一种职务分工，而且是整个社
会中的行业分工；因此，长期从事秘书工作，甚至终身以秘书为业，正在逐
步被人们接受。

　　以上情况表明，我国秘书正在实现从行政职位到社会职业的转化。

　　二、秘书业务专门化

　　秘书工作是一项综合性工作，这是秘书学界的共识。但是，有的人将秘
书工作的综合性与秘书业务的专业性对立起来，一味强调秘书是“杂家”，
是“通才”，强调一个好的秘书只需要具有较强的写作能力和一定的工作经
验就行了。有人在承认秘书成为一种职业的同时，否定秘书业务的专门性，
这种看法是没有任何道理的。香港公司秘书协会一位资深顾问断言：毫无专
业知识的漂亮宝贝，将来在办公室里可能找不到秘书工作；没有语言能力及
电脑相关操作能力的秘书，在办公室里不出三年一定被淘汰。

　　随着科学技术的进步和决策科学化、管理现代化的趋势，领导对秘书工
作的要求越来越高。现代秘书业务不仅要求秘书人员具有良好的写作能力，
而且要求秘书掌握信息处理、调查研究、会务管理、信访接待、协调督查等
多方面的业务知识和现代化办公技能，而这些理论修养和业务技能的获得，
必须经过专业训练。从近年来人才市场的需求看，有些单位招聘秘书，包括
党政机关的秘书职位公务员招考，明确要求应聘者具有秘书(文秘)专业教育
背景。许多单位的领导从过去的用人实践中感觉到，经过严格的秘书业务训
练的秘书专业的毕业生，走上秘书岗位后能很快进入角色，熟悉办公室业
务，而其他专业的毕业生则往往需要较长时间的适应过程，才能胜任公文撰
写、会务组织、公关协调、文档制作和立卷归档等主要秘书业务。

　　三、资格认定制度化

　　秘书作为一项专业性很强的社会职业，必然要求对从业人员进行资格认
定。为适应社会各界对高质量、高水平的秘书人才的广泛需要，1997年8月
20日中华人民共和国劳动部颁发了《秘书职业技能标准(试行)》，并于1998
年9月在全国十省、市、自治区举行了首次秘书资格鉴定工作。这标志着我
国秘书任职资格审查走上了制度化道路。据统计截止到2002年底，5年内秘
书职业资格全国统一鉴定进行了10次，参加鉴定人员达28万余人，其中获
得国家职业资格证书的人数达20万人。2004上半年，秘书职业全国统一鉴
定试点已正式启用新的“国家职业标准”。

　　《秘书国家职业标准》规定，秘书职业共设四个等级，分别为五级秘书
(国家职业资格五级)、四级秘书(国家职业资格四级)、三级秘书(国家职业资
格三级)和二级秘书(国家职业资格二级)。对各等级报考者规定的条件不是很
高，但有一个共同要求，就是报考四级以上秘书职业资格者必须经过秘书专
业的培训；取得大学本科毕业证书，并连续从事秘书工作2年以上，可申报
三级秘书职业资格认定；取得大学本科毕业证书，并连续从事秘书工作4年
以上，可申报二级秘书职业资格认定。

　　秘书资格认定制度化对秘书职业从业人员提出了更高、更具体的要求，
促使秘书人员不断地进修业务，全面提高能力，努力构建更为合理的能力结
构。当然，这个资格认定所规定的条件是否合理，考核程序是否科学，操作
过程是否规范，以及资格证书的权威性是否能很快被社会广泛承认，都还有
待于社会实践的检验，秘书学界也有责任通过理性客观的分析探讨，使秘书
资格认定工作进一步走上科学、规范的轨道。常崇宜先生曾经在其著述中对
《秘书职业技能标准》中的“秘书”定义提出过批评(参见《秘书学概论》第
25页，线装书局2000年版)。但是秘书资格认定制度化的趋势是不可逆的，
应该说是没有疑问的。

　　四、从业人数扩大化

　　在市场经济发达的国家和地区，秘书在整个社会中是从业人数最多的职
业之一。据美国劳工统计局的报告， 1990年美国秘书人数为535.7万，这
个数字还不包括120万打字员、速记员。据估计2000年美国的秘书总数已经
超过600万，占全国总人口(2.5亿)的四十分之一左右，这一人数与教师、
医生等职业人数不相上下，是律师人数的十几倍。美国的统计数据表明，越
是市场经济发达的国家，秘书人员在总的从业人口中所占比例越高。

　　我国目前市场经济正处于迅速发展阶段，据2005年12月9日全国工商
联发布的年度民营经济发展分析报告，截止当年9月底，全国私营企业(不含
个体工商户2千多万家)已达419万户，占全国企业总数的50.5%，按照这个
比例全国企业总数已达830万家。即使每家公司平均有一名秘书，全国的公
司秘书也有近千万人。另全国公办高校有1553所(2004年)，中学8万所，
小学48万所，平均每所学校一名秘书，也有50多万学校秘书，加上医院、
研究所、文化服务单位，全国事业单位秘书总数也应该在100万以上。

　　从党政领导机关和事业单位来看，随着现代科学决策和科学管理水平的
提高以及办公技术现代化水平的提高，领导人在决策过程中将越来越离不开
秘书部门提供的准确信息和综合服务。我国行政系统在20世纪末自上而下进
行了大规模的机构改革，各级政府职能部门的数量总体上作了比较大的压
缩，公务员编制数量减少了20%左右，但各级政府的办公厅、调研室、信访
办等秘书机构的人员编制数量不仅没有减少，反而略有增加。这一情况说
明，随着现代行政管理效率的提高，秘书部门的作用正在继续加强，即使在
党政领导机关中，秘书人员的数量也呈增长的趋势。

　　五、商务秘书女性化

　　无论是在经济发达的美国、欧洲、日本，还是我国的香港、台湾地区，
女性化早已是秘书职业的一个普遍现象。有资料显示，在美国国家机关秘书
中，女性秘书占到90%以上，而在公司秘书中，更是清一色的女秘书的天
下。

　　女性从事秘书工作具有明显的优势，她们语言表达能力强，善解人意，
心细手巧，在文函管理、通信打字、接待来访等秘书常规事务中，能够起到
男性雇员无法代替的作用。由于秘书成为女性就业的首选职业，在美、欧、
日和我国港台地区，都有许多专门培养女秘书的学校。

　　近十几年来，我国企业秘书尤其三资企业和民营企业的秘书，人数急剧
增加，公司秘书中女性早已超过男性。这除了体现了女性在秘书职业中的优
势外，还有两个客观原因：一是我国高等教育的发展使女性上大学的机会比
过去大大增加，1980年前后，我国高校中女生的总比例不到20%，而2000年
这个比例是45%；在一些文科专业中，女生的人数已经超过男生，在秘书、
英语等专业中的女生比例，更是高达四分之三以上。妇女受教育程度的提高
使她们具备了从事具有明显的脑力劳动特征的秘书工作的主观条件。二是三
资企业的大量出现，境外投资人和经理人员很自然地将商务秘书女性化这一
用人模式带到了这些外资公司中，国内民营企业也纷纷效法，使用女秘书一
时成为商界时尚。

　　在我国党政机关秘书中，到目前为止仍然是男性略占多数，但这种现象
正在迅速改变之中。有统计资料表明，在近几年公务员招考中，秘书职位的
报考者和录用者女性都占80%以上。预计在未来十年之内，党政机关公务员
中的女性秘书的比例将超过男性秘书。

　　六、劳动成果隐蔽化

　　秘书的从属地位和秘书工作的辅助性，决定了秘书的劳动成果总是以组
织的名义或领导的名义公布于世。例如，秘书经常为领导出主意，提建议，
拟方案，为此要付出很多的时间和艰苦的劳动，但是当这些建议或方案被领
导采纳，变成了组织的决策或领导的决定，秘书的劳动也就被隐蔽了。秘书
经常撰写公文，但是没有一篇公文是以秘书的名义发布的；秘书有时以领导
的名义撰写文章，但是当它们正式发表时署名却是领导。人们常常说“领导
作出了一个英明的决策”，或“领导机关及时发布了一个正确的政策文
件”，而很少有人意识到秘书或秘书部门在其中付出了大量的劳动。

　　1956年9月15日，中国共产党第八次全国代表大会在北京隆重召开。
在暴风雨般的掌声中，毛泽东致开幕词。开幕词很短，不过两千多字。根据
当时记录，在毛泽东致开幕词时，曾被34次热烈的掌声所打断。其中有五次
是“长时间的热烈鼓掌”，足见开幕词在代表心中引起极其强烈的反响。开
幕词中有的段落后来被人们作为“毛泽东格言”反复引用：“即使我们的工
作得到了极其伟大的成绩，也没有任何骄傲自大的理由。虚心使人进步，骄
傲使人落后，我们应当永远记住这个真理。”而这个充满“毛泽东风格”的
开幕词的起草人正是毛泽东的秘书田家英。直到今天，“虚心使人进步，骄
傲使人落后”仍然被当作毛泽东的格言广为流传。(参见逄先知《毛泽东和他
的秘书田家英》第26-27页，北京，中央文献出版社1995年版)

　　这个例子非常典型地说明：秘书虽然无法享受成功的荣誉，却能够感受
创造的快乐。杨树森（原载《秘书》2006年第4期）